Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита по вопросу документального подтверждения расходов по агентскому договору

Департамент общего аудита по вопросу документального подтверждения расходов по агентскому договору

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

27.11.2013

Вопрос

Просим проконсультировать на предмет оценки правомерности требования бухгалтером ООО подтверждающих документов за оказанные услуги в рамках Агентского договора у организации ТЭК. Организация ТЭК оказывает ООО услуги (в том числе и посреднические) по перевозке контейнеров, их хранению и ремонту.
Вопрос касается подтверждения услуг по ремонту контейнеров и автоперевозке.
Ранее Агенту было отправлено письменное разъяснение- требование по поводу предоставления полного пакета подтверждающих документов за оказанные услуги , верно ли в нем изложена позиция Заказчика ( ООО) и насколько обоснован ответ Агента на претензии , выдвинутые Заказчиком?
Приложение:
Договор АК-12/755 м/д ООО и ТЭК
письмо Заказчика (ООО),
ответ Агента (ТЭК),
документы, которые поступают Заказчику (ООО) в качестве отчета за оказанные услуги по перевозке контейнеров и ремонту контейнеров.

Ответ

В соответствии с пунктом 1 статьи 1005 ГК РФ по агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет принципала либо от имени и за счет принципала.

По сделке, совершенной агентом с третьим лицом от своего имени и за счет принципала, приобретает права и становится обязанным агент, хотя бы принципал и был назван в сделке или вступил с третьим лицом в непосредственные отношения по исполнению сделки.

В силу статьи 1006 ГК РФ принципал обязан уплатить агенту вознаграждение в размере и в порядке, установленных в агентском договоре.

К отношениям, вытекающим из агентского договора, применяются правила, предусмотренные главой 51 «Комиссия» ГК РФ, если эти правила не противоречат положениям настоящей главы или существу агентского договора (статья 1011 ГК РФ).

Так, статьей 1001 ГК РФ установлено, что комитент обязан помимо уплаты комиссионного вознаграждения, а в соответствующих случаях и дополнительного вознаграждения за делькредере возместить комиссионеру израсходованные им на исполнение комиссионного поручения суммы.

Таким образом, в рамках агентского договора у принципала возникают следующие обязанности по отношению к агенту:

- уплатить агенту соответствующее вознаграждение за оказание агентских услуг;

- возместить агенту израсходованные им на исполнение агентского поручения суммы.

Согласно пунктам 1 и 2 статьи 1008 ГК РФ в ходе исполнения агентского договора агент обязан представлять принципалу отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора.

Если агентским договором не предусмотрено иное, к отчету агента должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала.

Из изложенного, на наш взгляд, следует, что отчет агента, принятый принципалом, является документом, удостоверяющим факт оказания агентских услуг, и служит основанием для выплаты агенту соответствующего вознаграждения.

Суммы расходов, понесенных агентом в интересах принципала и подлежащие компенсации принципалом на основании отчета агента, должны быть соответствующим образом подтверждены, если договором не установлено иное.

На основании документов, обосновывающих суммы расходов агента, подлежащих компенсации, у принципа возникает обязанность осуществить соответствующее возмещение.

Отметим, что нормами ГК РФ какие-либо требования к форме отчета агента не установлены, также не регламентирована форма и порядок представления доказательств, служащих основанием для компенсации агенту понесенных им расходов.

На наш взгляд, данный вопрос может решаться по согласованию сторон с учетом требований законодательных актов других отраслей.

Так, в силу пункта 1 статьи 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль расходами признаются документально подтвержденные затраты.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

По нашему мнению, если отчет агента содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, то указанные отчет будет являться соответствующим документальным подтверждением для признания в целях исчисления налога на прибыль суммы вознаграждения, уплаченного агенту по итогам оказанных услуг, а также суммы возмещаемых агенту услуг.

В том случае, если условиями агентского договора предусмотрено требование о предоставлении доказательств возмещаемых расходов, то к отчету агента должны быть приложены документы, подтверждающие сумму возмещаемых расходов.

В практике применения агентских договоров сторонами обычно составляются акты оказанных агентами услуг, которые подписываются обеими сторонами с указанием суммы причитающегося вознаграждения, а также суммы расходов, подлежащих компенсации. В обоснование суммы расходов, подлежащих компенсации, прилагаются копии первичных документов, выставленных контрагентами, которые были ими привлечены в целях выполнения обязательств по агентскому договору.

В рассматриваемом нами случае между сторонами заключен агентский договор, в рамках которого Ваша Организация является Принципалом.

По условиям представленного договора (пункт 3.1) Агент обязуется организовать прием, хранение, ремонт порожних контейнеров и выдачу их третьим лицам для перевозки в груженом или порожнем состоянии, а также организует перемещение порожних контейнером автомобильным или ЖД транспортом по заявке Принципала.

Таким образом, агентом оказываются, в частности, следующие услуги:

- организация ремонта порожних контейнеров;

- организация перемещения порожних контейнеров.

При этом можно предположить, что, непосредственно ремонт и перемещение контейнеров осуществляют сторонние организации, привлеченные агентом.

Согласно пункту 5.2 Договора за услуги, оказываемые агентом принципалу по настоящему договору, принципал оплачивает агенту по ставкам, согласованным в Приложении № 3 к настоящему договору.

Можно предположить, что ставки, согласованные упомянутым Приложением, фактически являются суммами вознаграждения агента за оказанные агентские услуги.

Пунктом 5.3. Договора определено, что оплата услуг, оказываемых агентом по настоящему договору, производится в следующем порядке:

а) для производства расчетов агент должен предоставить отчет в электронном виде по форме Приложения № 6 за выполненные работы и казанные услуги, а также счет, реестр, счет-фактуру и акт выполненных работ (оказанных услуг), оформленные в соответствии с законодательством РФ не позднее 5 дней со дня окончания оказания услуги по электронной почте или с помощью факсимильного сообщения;

б) принципал производит проверку отчета и оплату счета или счета-фактуры в течение 10-ти рабочий дней с момента их получения… Услуги по отправлению порожних контейнеров по железной дороге оплачиваются принципалом в течение 3-х рабочих дней с момента получения счета.

Из пункта 5.4 Договора следует, что агент обязан не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным, обеспечить отправку оригиналов счетов, реестров, счетов-фактур и актов выполненных работ, оформленных в соответствии с действующим законодательством. К оригиналам счетов-фактур на возмещаемые расходы должны быть приложены заверенные копии счетов-фактур и актов выполненных работ субподрядчиков. При непредставлении в указанный срок оригиналов документов, подтверждающих произведенные расходы, услуги Агента считаются не принятыми.

Из приведенных условий Договора, на наш взгляд, следует, что выставленные агентом – отчет в электронном виде, оригиналы счета, реестра, счета-фактуры и акта выполненных работ (оказанных услуг), являются документами, удостоверяющими факт оказания услуги агентом, на основании которых агенту причитается уплата вознаграждения, согласованного условиями договора.

При этом в случае возмещения принципалом расходов, понесенных агентом, предусмотрено выставление оригинала счета-фактуры, а также предоставление заверенных копий счетов-фактур и актов выполненных работ субподрядчиков.

Таким образом, для правомерного признания в составе расходов суммы агентского вознаграждения Организации достаточно наличия Акта выполненных работ (оказанных услуг), подписанного обеими сторонами. Для признания в составе расходов возмещаемых затрат к Акту выполненных работ, на наш взгляд, должны быть приложении копии первичных документов, выставленных субподрядчиками.

К вопросу прилагается комплект документов, подтверждающих факт оказания услуг агентом по ремонту и перемещению контейнеров.

Так, в обоснование ремонта контейнеров представлен Акт приемки сдачи работ на сумму 1 000 руб., счет-фактура, акт приема-передачи контейнера (составление которого также предусмотрено условиями агентского договора), Релиз и Отчет о проверке расходов.

Из Отчета следует, что возмещаемые расходы составили 0 руб., а расходы предприятия составили 1 000 руб.

Аналогично, в обоснование перемещения контейнеров автомобильным транспортом представлен Акт приемки сдачи работ на сумму 105 000 руб., счет-фактура, Релиз и Отчет о проверке расходов.

Из Отчета следует, что возмещаемые расходы составили 0 руб., а расходы предприятия составили 105 000 руб.

Из представленных документов следует, что в адрес принципала выставлены агентом, по сути, суммы вознаграждения. Расходы, подлежащие компенсации, принципалу не предъявлялись. О том, что агентом не были понесены затраты, подлежащие возмещению Вашей Организации, отражено в письме контрагента от 15.11.13 № 136.

Следовательно, если исходить из того, что выставленная в адрес Организации-принципала сумма представляет собой агентское вознаграждение, то у агента по условиям договора отсутствует обязанность в обоснование суммы представлять заверенные копии документов, выставленных субподрядчиком. Достаточным основанием в этом случае будут являться оригиналы документов, выставленные в соответствии с пунктом 5.3 Договора, в частности, Акт выполненных работ, подписанный обеими сторонами.

Если же фактически в адрес Организации-принципала была выставлена сумма, подлежащая компенсации, то агенту следует обосновать размер такой компенсации, представив заверенные копии документов, выставленные субподрядчиком.

При этом, по нашему мнению, документами, обосновывающими сумма расходов по ремонту контейнеров, выполненных сторонними организациями, будут являться заверенные копии актов, выставленные фактическими исполнителями. В отношении расходов, касающихся перевозки контейнеров, обосновывающими документами будут являться заверенные копии транспортных накладных либо иные документы, выставленные исполнителями, фактически перевозившими груз.

Таким образом, по нашему мнению, сторонам договора следует прояснить, что именно за суммы уплачиваются принципалом на основании актов, выставленных агентом – суммы вознаграждения или суммы, подлежащие возмещению. Желательно, условия определения суммы вознаграждения, а также порядок возмещения расходов прописать в договоре более подробно, чтобы впоследствии избежать спорных моментов.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел