Департамент общего аудита по вопросу передачи права подписи кассовых документов

Как следует из дополнительных пояснений фактически кассовые операции в Организации осуществляются следующим образом.

В каждом розничном магазине имеется кассовый аппарат, работу на котором осуществляет кассир. При этом выручка, полученная за день, сдается в общую кассу.

Формирование кассовых документов по общей кассе (ПКО, РКО, кассовая книга) осуществляет директор сети розничных магазинов, т.е. по сути данное лицо осуществляет функцию старшего кассира.

При этом планируется передать ему право подписи кассовых документов в качестве руководителя организации.

В соответствии с пунктом 1 статьи 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами.

Порядок назначения или избрания органов юридического лица определяется законом и учредительными документами.

Как правило, таким исполнительным органом является генеральный директор. Соответственно, в первую очередь от имени юридического лица вправе действовать, в том числе подписывать документы, генеральный директор.

Вместе с этим, часть прав может быть передана генеральным директором другому лицу.

Согласно статье 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

На практике, передачу права подписи принято оформлять в виде доверенности или приказа (распоряжения) генерального директора.

Таким образом, в общем случае, право подписи первичных документов может быть передано руководителем Организации иному лицу на основании доверенности или приказа. Так как в рассматриваемой ситуации речь идет о сотруднике организации, то право подписи первичных документов должно быть передано на основании приказа руководителя.

При этом следует отметить, что согласно пункту 14 Положения по ведению бухгалтерского учета[1] перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В связи с этим, по нашему мнению, в документе, подтверждающем передачу права подписи должна стоять не только подпись руководителя Организации, но также и главного бухгалтера.

В отношении передачи права оформления и подписания кассовых документов, следует отметить следующее.

Порядок ведения кассовых операций в настоящий момент регулируется Указаниями Банка России от 11.03.2014 № 3210-У[2] (далее – Указания № 3210-У).

Согласно пункту 4 Указаний № 3210-У кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее - руководитель) из числа своих работников (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

При наличии у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира (далее - старший кассир).

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

В соответствии с пунктом 4.2 Указаний № 3210-У кассовые документы оформляются:

главным бухгалтером;

бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);

руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Таким образом, кассовые документы могут оформляться должностным лицом, определенным в распорядительном документе (приказе). Т.е. в рассматриваемой ситуации право оформления кассовых документов может быть возложено на директора сети розничных магазинов.

Пунктом 4.3 Указаний № 3210-У предусмотрено, что кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Таким образом, нормы Указаний № 3210-У предусматривают наличие на кассовых документах подписей главного бухгалтера (бухгалтера) и кассира. Руководитель подписывает кассовые документы только в случае отсутствия главного бухгалтера (бухгалтера).

В рассматриваемой ситуации кассовые документы должны подписываться:

- главным бухгалтером (бухгалтером);

- кассиром, т.е директором сети розничных магазинов, выполняющим функции старшего кассира на основании соответствующего приказа руководителя Организации.

При этом обращаем Ваше внимание на следующее.

В форме РКО, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, остался реквизит «подпись руководителя» наряду с реквизитами «подпись главного бухгалтера» и «подпись кассира». При этом кассовые документы по унифицированным формам продолжают быть обязательными к применению (Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012, Письмо Минфина РФ от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700).

В связи с этим, во избежание возможных споров с контролирующими органами, по нашему мнению, до внесения соответствующих поправок в форму РКО руководителю Организации целесообразно продолжать подписывать данный документ.

При этом нормы Указаний № 3210-У не предусматривают ни порядка передачи права подписи кассовых документов за руководителя иному лицу, ни прямого запрета на такую передачу.

Вместе с этим, согласно Положению по ведению бухгалтерского учета документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами (пункт 14).

Таким образом, Положение по ведению бухгалтерского учета прямо предусматривает возможность передачи права подписи денежных документов, к которым относятся кассовые документы.

Иные нормативно-правовые акты также не содержат ограничений в передаче права подписи руководителем иному лицу.

Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, руководитель Организации вправе передать право подписи кассовых документов иному лицу, оформив такую передачу соответствующим приказом.

В отношении журнала кассира - операциониста отметим следующее.

Унифицированная форма данного журнала (КМ-4), а также указания по его применению и заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132.

Так, журнал кассира – операциониста применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно - кассовой машине организации, а также является контрольно - регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний заносят их в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).

В графу 4 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных «Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира - операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира - операциониста.

Отметим, что журнал кассира - операциониста является первичным документом по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин. При этом в графах:

- 7 и 16 журнала проставляется подпись кассира;

- 8, 17, 18 – подпись администратора, руководителя (старшего кассира).

Применительно к рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, в графах 7 и 16 журнала проставляется подпись лица, фактически осуществляющего кассовые операции с применением ККМ (т.е. кассира, работающего в магазине на ККМ), а в графах 8, 17 и 18 журнала – подпись представителя администрации (старшего кассира). При этом представителем администрации в рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, может являться директор сети розничных магазинов.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit