Департамент общего аудита по вопросу учета возврата железнодорожного билета

В соответствии с пунктом 7 ПБУ 10/99[1] расходы по обычным видам деятельности формируют:

расходы, связанные с приобретением сырья, материалов, товаров и иных материально-производственных запасов;

расходы, возникающие непосредственно в процессе переработки (доработки) материально-производственных запасов для целей производства продукции, выполнения работ и оказания услуг и их продажи, а также продажи (перепродажи) товаров (расходы по содержанию и эксплуатации основных средств и иных внеоборотных активов, а также по поддержанию их в исправном состоянии, коммерческие расходы, управленческие расходы и др.).

Следовательно, командировочные расходы и расходы в виде вознаграждения агенту признаются в составе расходов по обычным видам деятельности.

В соответствии с пунктом 16 ПБУ 10/99 расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:

расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

сумма расхода может быть определена;

имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.

Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность.

Следовательно, расходы в виде вознаграждения агенту признаются на дату приобретения билета (на дату подписания акта оказанных услуг).

Расходы в виде стоимости проезда признаются на дату утверждения авансового отчёта руководителем организации.

Выданные сотруднику под отчёт денежные средства и электронный билет учитывается в составе дебиторской задолженности (до даты утверждения авансового отчёта).

При этом, операции по сдаче и приобретению билета сотрудником в учёте не отражаются, так как они по своей сути являются командировочными расходами организации, которые подлежат признанию в момент утверждения авансового отчёта руководителем.[2]

В соответствии с Планом счетов[3], в бухгалтерском учёте необходимо сделать следующие записи:

Дт 20 (26,44) – Кт 60 – признано вознаграждение агенту;

Дт 50.03 – Кт 60 – стоимость электронного билета отражена в составе денежных документов;

Дт 71 – Кт 50 (50.03,51) – выданы сотруднику подотчётные суммы и электронный билет;

Дт 20 (26,44) – Кт 71 – признаны командировочные расходы на дату утверждения авансового отчёта (стоимость билетов, сбор за возврат билета).

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[4] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В соответствии с пунктом 4 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Таким образом, хозяйственные операции подлежат оформлению документами, составленными по формам, утвержденным руководителем организации.

В рассматриваемой ситуации, по нашему мнению, такими документами могут являться:

акт оказанных услуг при приобретении билетов у агента;

приказ руководителя о командировке (продлении командировки);

авансовый отчёт с приложением всех оправдательных документов:

- распечатки электронных билетов, посадочные талоны;

- квитанция, чек (иной документ) подтверждающий сумму сбора за обмен билета;

- служебная записка работника.

Коллегия Налоговых Консультантов, 07 сентября  2017г.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit