Департамент общего аудита о замене отпуска денежной компенсацией для лиц, работающих в районах, приравненных в районах Крайнего Севера
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
21.07.2012
Вопрос
Просим разъяснить вопрос по замене дополнительного отпуска денежной компенсацией работникам, работающим в районах, приравненных к районам Крайнего Севера (г. Нижневартовск - 16 дней, г. Иркутск - 8 дней, г. Сыктывкар - 16 дней).
А именно, допускается ли такая замена? Какими документами этот вопрос регламентируется? Какие документы должны быть составлены в компании, в случае, если будет принято решение о замене дополнительного отпуска денежной компенсацией (заявление от работника, приказ, ...)
Просим разъяснить вопрос по замене дополнительного отпуска денежной компенсацией работникам, работающим в районах, приравненных к районам Крайнего Севера (г. Нижневартовск - 16 дней, г. Иркутск - 8 дней, г. Сыктывкар - 16 дней).
А именно, допускается ли такая замена? Какими документами этот вопрос регламентируется? Какие документы должны быть составлены в компании, в случае, если будет принято решение о замене дополнительного отпуска денежной компенсацией (заявление от работника, приказ, ...)
Ответ
В соответствии со статьей 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
Исходя из положений главы 19 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск включает в себя:
- ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ).
Согласно статье 116 ТК РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются, в частности, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Статьей 321 ТК РФ и статьей 14 Федерального закона № 4520-1[1] установлено, что кроме установленных законодательством ежегодных основного оплачиваемого отпуска и дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемых на общих основаниях, лицам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью:
в районах Крайнего Севера - 24 календарных дня;
в приравненных к ним местностях - 16 календарных дней;
Кроме того, в соответствии со статьей 14 Федерального закона № 4520-1 дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью 8 календарных дней предоставляются работникам, работающим в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате.
Отметим, что статьей 322 ТК РФ установлен порядок соединения ежегодных оплачиваемых отпусков. Полное или частичное соединение отпусков лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, допускается не более чем за два года. При этом общая продолжительность предоставляемого отпуска не должна превышать шести месяцев, включая время отпуска без сохранения заработной платы, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно. Неиспользованная часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая шесть месяцев, присоединяется к очередному ежегодному оплачиваемому отпуску на следующий год.
Таким образом, Ваша Организация обязана предоставить работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, дополнительные отпуска.
При этом в соответствии со статьей 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.
Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).
Рассмотрим, что представляет собой «часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней».
Как было отмечено ранее, ежегодный оплачиваемый отпуск состоит из основного (28 календарных дней) и дополнительного отпусков. При этом ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней не подлежит замене компенсацией. А вот ежегодный дополнительный отпуск может быть заменен компенсацией, так как представляет собой часть очередного отпуска как раз превышающую 28 дней.
При этом статья 126 ТК РФ устанавливает прямой запрет на замену дополнительных отпусков денежной компенсацией только в отношении отпусков, предоставляемых работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, и не устанавливает запрета в отношении отпусков, предоставляемых работникам за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что Ваша Организация вправе по письменному заявлению работника заменить дополнительный отпуск, предоставляемый ему за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, денежной компенсацией.
Обращаем Ваше внимание, что замена отпуска денежной компенсацией является правом работодателя, а не его обязанностью. Это подчеркивается и в Письме Роструда от 01.03.07 № 473-6-0.
Документальное оформление замены дополнительного отпуска денежной компенсацией:
Как следует из норм статьи 126 ТК РФ, замена дополнительного отпуска денежной компенсацией производится на основании письменного заявления работника.
В заявлении, по нашему мнению, может быть указано следующее:
«В соответствии со ст. 126 ТК РФ прошу заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска за период «01» января 2011г. – 31 декабря 2011г. в количестве (размере) 8 календарных дней».
На основании заявления работника необходимо издать приказ о замене работнику части отпуска денежной компенсацией.
Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, он составляется в произвольной форме. В приказе, по нашему мнению, следует указать:
- ФИО и должность работника;
- количество дней отпуска, подлежащих замене денежной компенсацией, и расчетного периода;
- основание издания данного документа (реквизиты заявления работника).
С приказом необходимо ознакомить работника под подпись.
Кроме того, в личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2) в раздел VIII «Отпуск» необходимо внести информацию о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией.
Так, в графе 1 «Вид отпуска» следует указать, какой отпуск заменяется денежной компенсацией (дополнительный), графы 2 и 3 «Период работы» заполняются по общим правилам. В графе 4 «Количество календарных дней отпуска» следует отразить количество дней, которое подлежит замене. В графах 5 и 6 нужно сделать запись: «замена отпуска денежной компенсацией», а в графе 7 «Основание» указать реквизиты приказа.
Также при замене части ежегодного отпуска денежной компенсации соответствующую информацию необходимо отразить в графике отпусков.
Для этого в графе 10 «Примечание» необходимо сделать запись о том, что часть ежегодного отпуска (указать количество дней) заменена денежной компенсацией. Также в указанной графе необходимо отразить реквизиты приказа о замене отпуска денежной компенсацией.
[1] Федеральный закон от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним областях»
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
Назад в раздел