О сроках хранения командировочных документов
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
В компании некоторые обособленные подразделения находятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним.
Следовательно, работники компании направляются в командировки в районы крайнего Севера и приравненные к ним, а также сотрудники из районов Крайнего Севера и приравненных к ним направляются в районы, таковыми не являющиеся.
Вопрос: Втечение какого времени нужно хранить приказы на такие командировки, а также документы по таким командировкам (отчеты по командировке, авансовые отчеты)?
В соответствии с пунктом 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ[1] государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
При этом Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.10 № 558(далее – Приказ № 558).
Далее в табличной форме представлена информация о сроках хранения соответствующих документов:
|
Порядковый номер, вид документа согласно Приказу № 558 |
Срок хранения |
Примечания |
|
19. Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: а) по основной (профильной) деятельности б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности;длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) в) по административно-хозяйственным вопросам |
Пост. (1) 75 л. (2) ЭПК |
(1) Присланные для сведения - до минования надобности (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 л. |
|
258. Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля: б) распорядительных документов по личному составу (2) |
75 л. (1) |
(1) Хранятся в организации. Подлежат приему вгосударственный, муниципальный архив, если могутбыть использованы в качестве научно-справочного аппарата (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках - 5 л. |
|
656. Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1): а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания б) работников, в т.ч. государственных гражданских и муниципальных служащих |
Пост. 75 л. ЭПК |
(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенныхкатегорий работников указаны в соответствующем законодательстве |
|
665. Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел |
5 л. | |
|
668. Командировочные удостоверения |
5 л. (1) |
(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, - 75 л. |
|
669. Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников |
5 л. ЭПК (1) |
(1) Для долгосрочных зарубежных командировок - 10 л. ЭПК |
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
Из вышеизложенного следует, что в общем случае, приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним по личному составу организации должны храниться в течение 75 лет (пункт 19 Приказа №558).
К таким документам по личному составу, в частности, относятся приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады), оформляемые в связи с направлением в командировки.
При этом,согласно примечанию к пункту 19 Приказа № 558 срок хранения приказов на командировки зависит от их длительности. Для долгосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок срок хранения составляет 75 лет, для краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок – 5 лет.
Отметим, чтодействующим законодательством не определены понятия долгосрочных и краткосрочных командировок для коммерческих организаций.
В связи с изложенным, по нашему мнению, приказы на командировки, независимоот их длительности и места командирования (в том числе в или из районов Крайнего севера и приравненных к ним областях), надлежит хранить в течение 75 лет.
Пунктом 669 Приказа № 558 и примечаниями к нему установлено, что документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников подлежат хранению в течение 5 лет, за исключением документов по долгосрочным зарубежным командировкам, которые должны храниться 10 лет.
Особенности хранения документов, оформляемых при командировании сотрудников в районы Крайнего севера и приравненные к ним местности, установлены исключительно для командировочных удостоверений пунктом 668 Приказа № 558.
Так, командировочные удостоверения работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, надлежит хранить 75 лет с момента возвращения из командировки.
В отношении остальных документов исключений не установлено.
Вместе с этим, с 8 января 2015 года вступило в силу Постановление Правительства РФ от 29.12.14 № 1595[2], которое внесло изменения в Постановление Правительства РФ от 13.10.08 № 749[3] (далее – Постановление № 749), исключив из него понятия командировочного удостоверения и служебного задания.
Таким образом, в соответствии с действующим законодательством, особенностей сроков хранения для документов (отличных от приказов), оформляемых в связи с командированием сотрудников как в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности , так и из таких районов, не установлено. Срок хранения таких документов составляет 10 лет по долгосрочным зарубежным командировкам, 5 лет – по остальным видам командировок.
При этом, как было отмечено нами выше, действующим законодательством не определены понятия долгосрочных и краткосрочных командировок для коммерческих организаций.
С учетом изложенного, по нашему мнению, документы (отличные от приказов о направлении в командировку) подлежат хранению в течение 10 лет со дня окончания командировки, независимо от их длительности и места командирования (в том числе в или из районов Крайнего севера и приравненных к ним областях)
Коллегия Налоговых Консультантов, 23 января 2020 года
[1] Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
[2]Постановление Правительства РФ от 29.12.14 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»
[3]Постановление Правительства РФ от 13.10.08 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
Назад в раздел