Департамент общего аудита по вопросу оформления командировки в филиал

Особенности порядка направления работников в служебные командировки определяются Положением № 749[1].

В соответствии с пунктом 7 Положения № 749 на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Пунктом 5 статьи 2 Закона № 14-ФЗ[2] предусмотрено обязательное наличие у общества круглой печати, содержащей ее полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества.

При этом законодательством не установлено количество печатей, которое может иметь организация.

Отметим, что филиал организации не является юридическим лицом (пункт 4 статьи 5 Закона № 14-ФЗ), соответственно не является обязательным наличие у филиала собственной печати.

В то же время на практике в хозяйственной деятельности структурные подразделения (в том числе филиалы) используют дополнительные печати организации. Правоприменительная практика не оспаривает возможность наличия у организации дополнительных печатей[3]. На такой печати необходимо предусмотреть наименование и местонахождение обособленного подразделения. В распорядительном документе по организации утверждается порядок использования печати уполномоченными лицами, в частности закрепляется возможность использования данной печати при оформлении командировочных удостоверений.

Таким образом, при наличии у филиала Организации собственной печати в командировочном удостоверении ставится печать филиала, в который был командирован работник.

В случае, если филиал не имеет собственной печати, по нашему мнению, в командировочном удостоверении можно поставить печать головной организации, т.е. печать, которую филиал использует в своей хозяйственной деятельности, либо вовсе не ставить печать.

При этом необходимо учитывать, что, по мнению Минфина РФ, высказанному в Письме от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7, в случае если у работника отсутствует возможность проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него, факт нахождения в месте командирования в установленное время может быть подтвержден иными документами:

- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

- проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Аналогичное мнение содержится в Письме Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291.

Таким образом, в случае, если наличие печати головной организации вызовет споры с контролирующими органами, Организация сможет подтвердить факт нахождения работника в командировке в филиале другими документами.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit