Департамент общего аудита по вопросу уничтожения бухгалтерских документов

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

20.03.2013

Вопрос

Прошу проконсультировать нас по поводу уничтожения бухгалтерских документов. Компания еще ни разу с момента создания (2005г) не уничтожала документы.
Можем ли мы сами (не привлекая стороннюю компанию) это сделать? Какие документы должны быть составлены?
Если должны привлечь стороннюю организацию, то какую? Должна ли быть лицензия у компании, или еще должны быть какие- то требования?
Речь идет о следующих документах:
-платежные поручения; -банковские выписки; -счета на оплату; -авансовые отчеты; -акты выполненных работ, товарные накладные от Поставщиков; -акты сверки; -книги покупок, книги продаж; -налоговые декларации;
-договоры, контракты, соглашения; -счета-фактуры полученные; -счета фактуры выпущенные; -бухгалтерские балансы; -оборотные ведомости; -годовой отчет; -налоговые регистры; -отчетность в статистику; -ГТД, - invoice иностранных поставщиков; -паспорта сделки; -документы по учету основных средств; -документы по начислению зарплаты; -отчеты в Пенсионный фонд, ФСС; -акты проверок.

Ответ

Статьей 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», вступившем в силу с 1 января 2013 года, предусмотрены следующие положения[1].

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (пункт 1 статьи 29 Закона № 402-ФЗ).

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (пункт 2 статьи 29 Закона № 402-ФЗ).

Согласно пункту 6.5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете № 105 от 29.07.83, утвержденного Министерством финансов СССР, срок хранения первичных документов (действующему в части, не противоречащей Закону о бухгалтерском учете), учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

В настоящее время Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558[2] (далее по тексту – Перечень).

Обращаем ваше внимание на то, что некоторыми законодательными актами могут быть установлены и иные сроки хранения.

Например, согласно пункту 1 статьи 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» Общество обязано хранить определенные документы[3].

По нашему мнению, поскольку Законом № 402-ФЗ установлен минимальный срок хранения документов, но при этом содержится указание руководствоваться сроками, установленными в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, в отношении других документов Организации целесообразно придерживаться сроков, определенных в вышеуказанном Перечне.

Налоговым кодексом РФ установлена обязанность налогоплательщиков (плательщиков сборов) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).

Хотелось бы обратить Ваше внимание, что в отношении ряда первичных документов и регистров бухгалтерского учета данный Перечень устанавливает срок хранения 5 лет при условии завершения проверки (ревизии).

В отношении договоров установлены разные сроки в зависимости от назначения договора.

На основании Перечня, систематизируем сроки хранения применительно к документам, перечисленным в вопросе, в следующей таблице (курсивом выделены наши комментарии).

Вид документа, указанный в вопросе	Пункт и вид документа согласно Перечню	Срок хранения и примечания
бухгалтерские балансы; годовой отчет	351. Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):
а) Сводная годовая (консолидированная)	Постоянно
б) Годовая
в) Квартальная	5 лет (при отсутствии годовых – пост.)
г) месячная	1 год (при отсутствии годовых, квартальных – пост.)
оборотные ведомости	361. Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, … и др.)	5 лет (при условии проведения проверки (ревизии))
платежные поручения; банковские выписки; счета на оплату; авансовые отчеты; товарные накладные от поставщиков; invoice иностранных поставщиков	362. Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, …, накладные и авансовые отчеты…и др.)	5 лет (при условии проведения проверки (ревизии))
акты выполненных работ	456. Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:
а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации	5 лет (после истечения срока действия договора, соглашения)
б) по трудовым договорам, договорам подряда	5 лет (при отсутствии лицевых счетов – 75 лет)
в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям	5 лет (после истечения срока действия договора, соглашения)
Документы по учету основных средств	В зависимости от операций с основными средствами м.б. применены следующие коды документов: 429, 430, 432, 459	Установлены различные сроки хранения от 5 лет до постоянного (в зависимости от вида документа)
Документы по начислению зарплаты	В зависимости от вида операций м.б. применены следующие коды документов: *364, 412, 413*	Установлены различные сроки хранения от 5 лет до 75 лет (в зависимости от вида документа)
ГТД	757. Таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности)	5 лет (при условии проведения проверки (ревизии))
Паспорта сделки	453. Паспорта сделок	Постоянно
Договоры, контракты, соглашения	В зависимости от вида договоров м.б. применены следующие коды документов: 436,439,440,443,444,445,446,447,449,450,451,455	Установлены различные сроки хранения от 5 лет до постоянного (в зависимости от вида договора)
счета-фактуры полученные; счета-фактуры выпущенные	368. Счета-фактуры	4 года
книги покупок, книги продаж	Отсутствует	По нашему мнению, можно установить срок аналогичный по счетам-фактурам.
Налоговые декларации	392. Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов	5 лет ЭПК~~[4]~~
Налоговые регистры	Отсутствует	По нашему мнению, можно установить срок аналогичный по налоговым декларациям
Акты проверок	Прямое указание отсутствует. Под кодом 409* указана переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах со сроком хранения 5 лет.* Под кодом 398 указана переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов со сроком хранения 5 лет ЭПК. Под кодом 382 указаны документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним со сроком хранения 5 лет ЭПК.	По нашему мнению, в отношении актов проверок и актов сверок с налоговым органом можно руководствоваться данным сроком (5 лет)
Акты сверки
Отчетность в статистику	*Коды 464-480* в зависимости от вида предоставляемой отчетности	От 1 года до постоянного срока хранения
Отчеты в ФСС	390. Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в ФСС:
а) годовые	Постоянно
б) квартальные	5 лет (при отсутствии годовых – пост. С нарастающим итогом за 4 квартал – пост.)
Отчеты в Пенсионный фонд	395. Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование	5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет)

Можем ли мы сами (не привлекая стороннюю компанию) это сделать? Какие документы должны быть составлены?
Если должны привлечь стороннюю организацию, то какую? Должна ли быть лицензия у компании, или еще должны быть какие- то требования?

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6.02.2002) (далее – Основные правила).

Так, разделом 2 данных Основных правил установлен достаточно подробный порядок проведения экспертизы ценности документов.

Согласно пунктам 2.1.3 и 2.1.4 экспертная комиссия организации проводит экспертизу ценности документов на основе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Данная экспертиза проводится ежегодно (пункт 2.3.1 Основных правил).

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного[5] (приложение 1), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2) и по личному составу (приложение 3), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4) (пункт 2.4.1 Основных правил)[6].

Согласно пункту 2.4.7 Основных правил, дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной[7], в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, формально уничтожение документов производится специализированной компанией. При этом действующее законодательство лицензирования для данного вида деятельности не предусматривает. На рынке услуг различные компании предлагают услуги по уничтожению документов, в том числе на месте, без перевозки[8].

Вместе с тем, на наш взгляд, прямого запрета в отношении самостоятельного уничтожения документов, нормативными актами не установлено.

По нашему мнению, организация может и самостоятельно уничтожить документы (при помощи уничтожителя бумаг, сжечь и т.п.). Для этого необходимо составить соответствующий акт об уничтожении документов (с соблюдением обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Следует отметить, что административная ответственность предусмотрена за следующие правонарушения:

- статья 13.20 КоАП: нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей;

- пункт 2 статьи 13.25 КоАП: неисполнение обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей;

- статья 15.11 КоАП РФ: грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

По нашему мнению, указанные статьи КоАП РФ не распространяются на непосредственно сам процесс уничтожения документов, если их уничтожение производится с соблюдением установленных законодательством сроков.

[1] Статьей 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», действовавшем до 2013 года были предусмотрены аналогичные нормы:

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ).

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ).

[2] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой РФ 06.10.00, утратил силу.

[3] договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения;

протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;

документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

внутренние документы общества;

положения о филиалах и представительствах общества;

документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;

списки аффилированных лиц общества;

заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

[4] Согласно пояснениям к Перечню, отметка \"ЭПК\" (\"ЦЭК\", \"ЭК\") означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения \"постоянно\".

В ранее действовавшем перечне (пункт 2.8) было указано, что отметка «ЭПК», означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

[5] Согласно п. 2.3.3 Основных правил, дела с отметкой \"ЭПК\" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой \"ЭПК\", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

[6] Указанные (п. 2.4.1) описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты (п. 2.4.4 Основных правил)

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе (п. 2.4.5 Основных правил).

[7] По нашему мнению, в данном случае может быть использована унифицированная форма М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону», утв. Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97 № 71а или ее аналог, составленный с соблюдением обязательных реквизитов, предусмотренных п.2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

[8] Например, http://www.shredex.ru/

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit