Департамент общего аудита по вопросу заполнения товарных накладных

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

28.02.2013

Вопрос

Просим дать разъяснения по правильности заполнения(подписания) накладных при получении матер. ценностей от поставщика , кто когда и как может расписываться) ....
Ситуация: По доверенность получает стороннее лицо (не являющееся нашим сотрудником) матер. ценности и в накладной расписывается о получении и заполняет в разделе получателя № доверенности и свои реквизиты.
корешок доверенность поставщик нам не вернул
можем ли мы поставить на такую накладную свою печать и подпись ген. директора (как сделано в сканах) или нет
или нам запросить новые комплекты документов от поставщика (если это будет возможно) и поставить в их подпись ген директора и печать.
и просим дать разъяснения если матер ценности получают сотрудники нашей организации (прорабы на объекте) , на каком основании ... как в этом случае оформлять документы.

Ответ

Как следует из вопроса и представленных документов, в рассматриваемой ситуации применяется товарная накладная по унифицированной форме № Торг-12 (утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132).

Данный документ в разделе, отражающем данные о лице, принимающем груз, содержит следующие реквизиты:

- данные доверенности;

- должность, подпись и расшифровка подписи лица, принявшего груз («груз принял»);

- должность, подпись и расшифровка подписи грузополучателя, получившего груз («груз получил грузополучатель»);

- место печати.

Также в накладной № Торг-12 предусмотрена строка «грузополучатель».

Как видно из приведенных реквизитов, в данной накладной различаются лицо, принявшее груз, и лицо, являющееся грузополучателем.

Порядок заполнения формы ТОРГ-12 законодательством не разъяснен.

Вместе с этим, отмечаем, что в Письме Минфина РФ от 13.06.12 № 03-07-09/61 были даны разъяснения о том, что заполнение строки 4 («грузополучатель») счета-фактуры возможно на основании аналогичного показателя товарной накладной по форме № ТОРГ-12. То есть, как видим, показатели строк «грузополучатель» для счета-фактуры и накладной идентичны.

Соответственно, как указано в подпункте ж) пункта 1 Правил заполнения счета-фактуры (утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137), в строке 4 счета-фактуры указываются полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.

Понятия грузоотправителя и грузополучателя определены, например, в Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (далее - Устав).

Так, в статье 2 Устава даны следующие определения:

5) грузополучатель - физическое или юридическое лицо, управомоченное на получение груза.

Следует отметить, что в Большом экономическом словаре под ред. А.Н. Азрилияна понятие «грузополучатель» трактуется следующим образом – организация, которой по указанию грузоотправителя должен быть выдан груз в пункте назначения.

Учитывая изложенное, по нашему мнению, грузополучателем является лицо, уполномоченное на получение груза.

Таким образом, если в соответствии с условиями договора купли-продажи покупателем является Ваша организация и иные условия в договоре не определены, то, по умолчанию, она и является грузополучателем в данном случае.

Вместе с тем, действующее законодательство не запрещает Вашей организации, в свою очередь, уполномочить на получение ТМЦ третьих лиц (как юридических, так и физических, не связанных с Вашей организацией каким-либо договором).

Следовательно, при заполнении графы «груз получил грузополучатель» необходимо указывать данные лица, уполномоченного принимать груз от имени организации-грузополучателя

В связи с этим, рассмотрим следующие ситуации.

1) Если грузополучателем является непосредственно Ваша организация-покупатель, и приемка ТМЦ происходит на Вашем складе сотрудником Вашей организации, в должностные обязанности которого входит получение материальных ценностей, то указанное лицо расписывается в графе «груз принял» указывает свою должность, проставляет подпись и расшифровку подписи. Оформление доверенности для данного действия не требуется.

Что касается графы «груз получил грузополучатель», то она может быть заполнена лицом, уполномоченным выступать от имени организации.

Таким лицом, прежде всего, является руководитель организации, который без доверенности вправе действовать от ее имени на основании учредительных документов.

Соответственно, в общем случае, данная графа накладной заполняется руководителем.

Вместе с тем, по нашему мнению, организация вправе определить уполномоченное лицо, выступающее от ее имени в качестве грузополучателя, помимо руководителя. В такой ситуации правомочия необходимо подтвердить соответствующей доверенностью. Отметим, что в качестве такого лица также может быть определен сотрудник организации, непосредственно получающий ТМЦ.

Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а[1] для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяется доверенность, составленную по форме М-2[2].

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Таким образом, для подтверждения полномочий сотрудника Вашей организации в качестве грузополучателя, по нашему мнению, следует оформить соответствующую доверенность[3].

Следует отметить, что выдача доверенности по форме № М-2 лицам, не работающим в организации, не допускается.

При этом, оригинал доверенности в этом случае отдается поставщику, у Вашей организации в этом случае остается отрывная часть («корешок» доверенности), подтверждающая полномочия лица, принявшего товар и подписавшего документ

В отношении реквизита «место печати» формы № Торг-12 сообщаем следующее.

Пунктом 3.25 Государственного стандарта РФ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[4] установлено, что оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Таким образом, по нашему мнению, юридическое значение печати заключается в удостоверении ее оттиском подлинности подписи лица, управомоченного представлять организацию в правоотношениях с третьими лицами, а также того факта, что соответствующий документ исходит от индивидуально определенной организации как юридического лица, являющегося самостоятельным участником гражданского оборота и субъектом предпринимательского права[5].

Учитывая изложенное, лицо, уполномоченное от имени организации, расписывается в графе «груз принял» указывает свою должность, проставляет подпись и расшифровку подписи.

Что касается графы «груз получил грузополучатель», то она, соответственно, заполняется либо руководителем, либо лицом, уполномоченным выступать от имени организации в качестве грузополучателя (при этом, в соответствующих графах заполняются данные доверенности).

Соответственно, поскольку накладная № Торг-12 предусматривает заверение подписи лица, действующего от имени грузополучателя, при заполнении данной графы необходимо поставить печать организации.

Печать в данном случае будет заверять либо подпись руководителя, либо уполномоченного им лица, выступающего в качестве грузополучателя от имени организации.

2) Если грузополучателем является Ваша организация, ТМЦ принимает сотрудник Вашей организации, но приемка осуществляется вне склада Вашей организации (в Вашем вопросе, например, на строящемся объекте), то в таком случае, на наш взгляд, при приемке ТМЦ для поставщика необходимо будет подтвердить полномочия лица, действующего от имени Вашей организации.

Таким образом, для подтверждения полномочий сотрудника Вашей организации, получающего ТМЦ вне ее склада, по нашему мнению, следует оформить соответствующую доверенность по форме № М-2.

Соответственно, лицо, уполномоченное от имени организации, расписывается в графе «груз принял» указывает свою должность, проставляет подпись и расшифровку подписи. При этом, в соответствующих графах заполняются данные доверенности.

Графа «груз получил грузополучатель» заполняется либо руководителем, либо лицом, уполномоченным выступать от имени организации в качестве грузополучателя.

На наш взгляд, при получении товара вне склада в целях упрощения документооборота наиболее целесообразным представляется вариант с выдачей доверенности соответствующему сотруднику, который в таком случае будет вправе заполнить данную графу.

3) Как было отмечено выше, действующее законодательство не запрещает Вашей организации уполномочить на получение ТМЦ третьих лиц (как юридических, так и физических, не связанных с Вашей организацией каким-либо договором).

В соответствии с пунктом 1 статьи 182 ГК РФ сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.

Согласно пункту 1 статьи 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу[6].

При этом, представитель по соответствующей доверенности будет вправе подписывать товарные накладные по форме № Торг-12, а заверение правомерности подписи происходит посредством проставления печати.

Соответственно, Ваша организация вправе на основании доверенности уполномочить другое юридическое лицо на получение ТМЦ, и в этом случае данная организация будет являться Грузополучателем.

При этом, в накладной № Торг-12 графа «Груз получил грузополучатель» будет заполняться лицом, уполномоченным от имени данной сторонней организации принимать товар. Его подпись заверяется печатью данной организации.

Графу «груз принял» заполняет сотрудник этой организации.

При этом, поверенный (организация, принимающая товар), в свою очередь, вправе уполномочить соответствующего сотрудника, помимо генерального директора, выступать от ее имени в качестве грузополучателя (т.е. оформить на своего сотрудника доверенность по форме М-2).

При этом, на наш взгляд, для того, чтобы накладная № Торг-12 являлась основанием для оприходования товара Вашей организации необходимо доказать, что лицо, ее подписавшее, действовало в качестве его уполномоченного представителя.

То есть, при наличии печати организации, на которую Ваша организация оформила доверенность, по нашему мнению, копии доверенности на сотрудника по форме № М-2 Вам не требуется. В такой ситуации печать будет заверять подпись уполномоченного лица.

В противном случае (при отсутствии печати), по нашему мнению, в накладной № Торг-12 следует указать дату и номер доверенности, выданной организацией лицу на получение груза. При этом Вашей организации будет необходим оригинал доверенности по форме М-2, оформленной на лицо, непосредственно получающее груз (с печатью, удостоверяющей полномочия соответствующего лица).

Поэтому организации – представителю покупателя целесообразно составить доверенность на сотрудника в двух экземплярах (один для поставщика, другой для Вашей организации – покупателя).

Вместе с тем, как было отмечено выше, Ваша организация вправе уполномочить на получение ТМЦ стороннее физическое лицо, не являющееся сотрудником Вашей организации.

Следовательно, для того чтобы не усложнять оформление отношений по представительству и в целях упрощения документооборота, по нашему мнению, целесообразно оформить доверенность непосредственно на данное стороннее физическое лицо, которое будет, соответственно, заполнять графы «груз принял» и «груз получил грузополучатель».

Вместе с тем, в такой ситуации достаточно проблематичным представляется заверение подписи данного лица печатью Вашей организации, поскольку на практике печать, как правило, сторонним лицам не выдается.

В связи с этим, необходимо отметить, что при проверке налоговые органы могут проверить правильность заполнения реквизитов, предусмотренных унифицированными формами. При этом, как правило, их логика сводится к тому, что все такие реквизиты должны быть заполнены. Соответственно, при отсутствии какого-либо реквизита налоговые органы отказывают налогоплательщику в праве принять соответствующие расходы в целях налога на прибыль, а также предъявить вычет по НДС.

Достаточно часто, при подтверждении реальности сделки, суды в таких спорах принимают решения в пользу налогоплательщиков.

Так, например, в пользу налогоплательщиков были приняты следующие решения:

- Постановление ФАС Московского округа от 29.02.2012 по делу № А40-127306/10-90-714

- Постановление ФАС Московского округа от 06.09.2010 № КА-А40/9907-10-2

- Постановление ФАС Северо-Западного округа от 03.05.2012 по делу № А56-33207/2011

- Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.12.2011 по делу № А53-21549/2010

- Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.06.2011 по делу № А42-2759/2009

- Постановление ФАС Центрального округа от 09.04.2011 по делу № А62-2948/2010

- Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.09.2011 по делу № А13-7842/201

При этом суды исходили из следующих аргументов:

- поскольку товарная накладная является документом бухгалтерского, а не налогового учета, право на вычет не связано с нарушением порядка оформления данной накладной;

- подписание документов, в том числе товарных и товарно-транспортных накладных, неустановленным лицом не означает безусловную недействительность сделки и не исключает реальность ее исполнения;

- вывод о недостоверности в том числе накладных, подписанных не лицами, значащимися в учредительных документах поставщиков в качестве руководителей этих обществ, не может самостоятельно, в отсутствие иных фактов и обстоятельств, рассматриваться в качестве основания для признания налоговой выгоды необоснованной;

- подписание документов, в том числе товарных накладных, неустановленным лицом нельзя рассматривать в качестве самостоятельного основания получения необоснованной налоговой выгоды;

- товарная накладная, оформленная с отдельными недостатками, не влияющими на возможность идентифицировать хозяйственную операцию, не может расцениваться как документ, содержащий недостоверные сведения;

- незаполнение граф \"Отпуск груза разрешил\", \"Груз получил грузополучатель\" восполнены соответствующими данными товарных накладных; Инспекция не представила данных, свидетельствующих о получении груза неуполномоченными лицами.

Вместе с тем, имеется и отрицательная арбитражная практика, в которой суды приходили к выводу о том, что налогоплательщик не подтвердил реальность хозяйственной операции с контрагентом. Основанием такого вывода послужил, в частности, тот факт, что товарная накладная содержит недостоверные сведения:

- Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.05.2012 по делу № А33-8079/2011 Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.10.2012 по делу № А52-4081/2011;

- Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 28.04.2012 по делу № А63-6218/2011;

- Постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.09.2008 по делу № А05-10471/2007

Учитывая изложенное, наличие арбитражной практики свидетельствует о существовании риска по данному вопросу.

При этом, следует отметить, что сформированная арбитражная практика по вопросу, полностью аналогичному Вашей ситуации, отсутствует.

Соответственно, по нашему мнению, в случае предъявления претензий со стороны налоговых органов по поводу неправильного заполнения реквизитов товарной накладной № Торг-12, при подтверждении реальности сделки, шансы отстоять свою позицию у организации достаточно высоки.

Кроме того, обратить Ваше внимание, что согласно пункту 4 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», вступившем в силу с 1 января 2013 года, первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Таким образом, с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению[7].

При этом, в соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются, в том числе:

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, необходимо отметить, что с 2013 года организации могут применять самостоятельно разработанную форму товарной накладной (взяв за основу унифицированную форму № Торг-12), в которой печать не будет являться обязательным реквизитом первичного документа.

В отношении возникшей ситуации, указанной в Вашем вопросе, хотелось бы отметить следующее.

В данном случае, как следует из вопроса, стороннее лицо, не являющееся сотрудником Вашей организации, получило от поставщика ТМЦ, расписалось в накладной в получении в графе «груз принял», указав в накладной данные доверенности. При этом корешок доверенности поставщик не вернул.

Как указано в пункте 1 статьи 183 ГК РФ при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку.

Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения (пункт 2 статьи 183 ГК РФ).

Соответственно, по нашему мнению, подпись генерального директора и печать организации, проставленные в графе «груз получил грузополучатель» свидетельствуют о последующем одобрении данной сделки, и оформленная таким образом накладная, по нашему мнению, может быть принята к учету.

При этом в силу вышеизложенного, полностью исключить претензий со стороны налоговых органов мы не можем, поэтому рекомендуем в таких ситуациях иметь в наличии копию (корешок) соответствующих доверенностей.

[1] «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве»

[2] Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

[3] Отмечаем, что в п.2.1.4 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 № 1-794/32-5) указано, что если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. На наш взгляд, несмотря на то, что формально данные рекомендации к Вашей организации не применяются, поскольку регламентируют порядок для организаций торговли, Вы вправе действовать аналогичным образом.

[4] Утверждено Постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст

[5] Данный вывод был сделан в Постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.12.2010 по делу № А56-9593/2010.

[6] Согласно пункту 5 статьи 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Кроме этого, по нашему мнению, в доверенности следует указать дату составления, реквизиты представителя и представляемого, существо полномочий, срок действия.

[7] Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit