Департамент общего аудита по вопросу использования при расчетах личных банковских карт сотрудников

Действующее законодательство не запрещает перечислять подотчетные суммы на банковские карты работников, а работникам, в свою очередь, использовать личные карты при осуществлении хозяйственных операций в интересах организации.

Согласно пункту 2.3 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт[1] (далее по тексту – Положение) физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

Поскольку расчеты с работодателем в рамках трудового договора с использованием банковских карт не запрещены, по нашему мнению, работник вправе произвести оплату хозяйственных операций в пользу организации с использованием своей личной банковской карты, с последующей компенсацией произведенных расходов.

Аналогичное мнение высказано в совместном письме Минфина РФ № 02-03-10/37209 и Казначейства РФ № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13:

«При этом согласно Положению N 266-П физическое лицо вправе осуществлять по банковскому счету физического лица с использованием банковской карты (далее - карта физического лица) операции в валюте Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение.

Учитывая изложенное, в целях минимизации наличного денежного обращения, а также принимая во внимание нецелесообразность выдачи карт организации каждому сотруднику, направляемому в командировку, и специфику осуществления расходов, связанных с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов, Министерство финансов Российской Федерации и Федеральное казначейство считают возможным перечисление средств на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" проектов, оплаты командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов.

При этом, учитывая положения статьи 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, по мнению Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, должны быть предусмотрены положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами».

Несмотря на то, что данное письмо касается банковских карт, оформленных в рамках «зарплатных» проектов, по нашему мнению, оно применимо и в отношении иных банковских карт работников.

Учитывая изложенное, в качестве подтверждения произведенных расходов, на наш взгляд, сотрудник может предоставить кассовый чек, выданной организацией продавцом, а также слип (выписку) по банковской карте.

Согласно пункту 3.1 Положения при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме (далее - документ по операциям с использованием платежной карты). Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Таким образом, слип по банковской карте является подтверждением осуществленной оплаты. Произведенную оплату, на наш взгляд, также может подтвердить выписка по карте.

Кассовый чек, в рассматриваемой ситуации, будет подтверждать сумму произведенного расхода. Вместо кассового чека может быть предоставлен иной документ, например, квитанция БСО.

Как следует из представленных документов, сотрудник предоставил счет-пречек. Счёт-предчек (пречек) – это нефискальный документ, традиционно используется в работе предприятий ресторанного бизнеса для уведомления клиента о сумме стоимости полученных блюд и услуг.

То есть, пречек является, по сути, просто информационным листком, а не кассовым чеком, т.е. сам по себе он не может служить доказательством произведенного расхода.

Однако, совместно со слипом, на наш взгляд, данный документ может быть принят Организацией в качестве подтверждения произведенных сотрудником расходов.

Коллегия Налоговых Консультантов, 02 ноября 2016 года

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit