Департамент общего аудита по вопросу оформления командировочных документов

С 08.01.15 вступило в силу Постановление Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, которое внесло изменения в Постановление Правительства РФ от 13.10.08 № 749[1] (далее – Постановление № 749), удалив из него понятия командировочного удостоверения и служебного задания.

В соответствии с пунктом 7 Постановления № 749 фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Таким образом, с 08.01.15 фактический срок пребывания работника в командировке определяется:

- при поездках на личном транспорте: по данным служебной записки совместно с оправдательными документами;

- в иных случаях: по проездным документам.

В отношении документов, которыми оформляется командировка отметим следующее.

Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В соответствии с пунктом 3 Положения № 749 работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, направление работника в командировку осуществляется в соответствии с распоряжением работодателя.

Данное распоряжение, по нашему мнению, целесообразно оформлять в письменном виде путем издания соответствующего приказа руководителя, указав в нем срок командировки и служебное поручение работнику (цель командировки).

При этом приказ о направлении работника в командировку может быть оформлен по унифицированной форме (Т-9 или Т-9а для нескольких работников), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1[2].

Пунктом 8 Положения № 749 предусмотрено, что порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Так, Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.09 № 739н утвержден «Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» (далее – Порядок).

В соответствии с пунктом 1 Порядка учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (далее - журнал выбытия), форма которого предусмотрена приложением № 2 к Порядку.

Таким образом, для учета командировок Организации необходимо вести соответствующий журнал.

В соответствии с частью 4 статьи 91 ТК РФ на работодателя возложена обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Учет рабочего времени ведется в табеле учета рабочего времени (форма Т-13, утвержденная Постановление Госкомстата РФ от 05.01.14 № 1).

Время, отработанное работником в командировке подлежит отражению в табеле. Так, дни нахождения работника в командировке в табеле учета рабочего времени обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Согласно пункту 26 Положения № 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Подводя итоги вышеизложенному, можно сделать вывод, что при отправлении сотрудника в командировку с 2015 года:

- оформляется приказ руководителя о направлении работника в командировку;

- делается отметка в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки, составленном по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.09 № 739н;

- в табеле учета рабочего времени проставляется соответствующая отметка;

- срок командировки определяется на основании проездных документов либо на основании служебной записки работника (в случае, если поездка осуществлялась на личном транспорте) с приложенными к ней документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, в том числе путевой лист);

- при поездках работника в командировку на личном транспорте оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору с работником, определяющее размер и порядок выплаты работнику соответствующей компенсации за использование личного имущества;

- по приезду из командировки оформляется авансовый отчет, к которому прилагаются подтверждающие документы.

Перечисленные документы оформляются как в отношении командировок по территории РФ, так и в отношении командировок за пределы РФ (Белоруссия, Литва, Люксембург).

При этом необходимо учитывать, что в соответствии с пунктом 18 Постановления № 749 порядок выплаты суточных при командировках за пределы РФ зависит от дат, в которые командированный сотрудник пересекал границу. Так, при следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам (пункт 19 Постановления № 749).

Таким образом, дополнительным документом, необходимым при командировках за пределы РФ (кроме стран СНГ), будет являться копия паспорта работника с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы.

Отдельно, хотелось бы обратить Ваше внимание, что оформление командировочного удостоверения не требуется в соответствии с новыми нормами Постановления № 749. В то же время, если по мнению Организации, данный документ необходим ей для внутренних целей (в том числе для контроля за работниками, удобства расчета суточных, отчета перед контрагентами и т.п.), то, на наш взгляд, Организация вправе продолжать его применение, закрепив данное положение во внутренних локальных актах (например, в Положении о командировках).

Отметим, что срок командировки исходя из норм Постановления № 749 тем не менее будет определяться по данным проездных билетов (служебной записки с приложениями). При этом командировочное удостоверение в таком случае, по нашему мнению, будет являться дополнительным подтверждающим документом.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit