Департамент общего аудита по вопросу оформления командировочных документов

В соответствии с пунктом 11 Постановления № 749[1] работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

Учитывая, что суточные выплачиваются работникам за каждый день нахождения в командировке, Организации необходимо определить фактический срок пребывания работника в командировке.

С 08.01.15 вступило в силу Постановление Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, которое внесло изменения в Постановление № 749, удалив из него понятия командировочного удостоверения и служебного задания.

В соответствии с пунктом 7 Постановления № 749 фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Таким образом, с 08.01.15 фактический срок пребывания работника в командировке определяется:

- при поездках на личном транспорте: по данным служебной записки совместно с оправдательными документами;

- в иных случаях: по проездным документам.

Отметим, что изменения в Постановление № 749, отменяющие необходимость оформления командировочного удостоверения, внесены недавно. При этом на сегодняшний день отсутствуют какие-либо разъяснения о том, как будет определяться срок командировки в случае утраты проездных билетов.

По нашему мнению, в таком случае дополнительными документами, на основании которых может быть определен срок командировки, являются:

- приказ руководителя о направлении работника в командировку;

- служебная записка работника;

- посадочные талоны;

- отметки в паспорте о пересечении границы РФ (при командировках за пределы РФ);

- документы о проживании в месте командировки (счета гостиницы).

В то же время во избежание возникновения каких-либо претензий со стороны контролирующих органов, на наш взгляд, при утрате проездных документов Организации целесообразно обратиться в транспортную компанию (перевозчик) за получением копии экземпляра билета либо справкой с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

При поездках в командировке на личном транспорте требуется наличие документов, подтверждающих использование автомобиля для проезда. В качестве примеров указанных документов в Постановлении № 749 приведены:

- путевой лист;

- счета;

- квитанции;

- кассовые чеки.

При наличии указанных документов, срок командировки, на наш взгляд, будет определяться исходя из содержащейся в них информации.

Отдельно, хотелось бы обратить Ваше внимание, что оформление командировочного удостоверения не требуется в соответствии с новыми нормами Постановления № 749. В то же время, если по мнению Организации, данный документ необходим ей для внутренних целей (в том числе для контроля за работниками, удобства расчета суточных, отчета перед контрагентами и т.п.), то, на наш взгляд, Организация вправе продолжать его применение, закрепив данное положение во внутренних локальных актах (например, в Положении о командировках).

Отметим, что срок командировки исходя из норм Постановления № 749 тем не менее будет определяться по данным проездных билетов (служебной записки с приложениями). При этом командировочное удостоверение в таком случае, по нашему мнению, будет являться дополнительным подтверждающим документом.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit