Департамент общего аудита по вопросу ведения кассовой книги обособленными подразделениями

Пунктом 2 статьи 11 НК РФ установлено, что обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места.

В свою очередь, согласно положениям пунктов 1 и 2 статьи 55 ГК РФ представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Представительства и филиалы должны быть указаны в едином государственном реестре юридических лиц (пункт 3 статьи 55 ГК РФ).

Таким образом, понятие обособленного подразделения, приведенное в НК РФ, является более широким и включает в себя, в том числе, филиалы и представительства.

Иными словами, всякий филиал или представительство являются обособленным подразделением, но не всякое обособленное подразделение является филиалом или представительством.

С 1 июня 2014 года вступили в силу Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.14 № 3210-У (далее – Указания № 3210-У).

Отметим, что в Указаниях используется понятие обособленного подразделения в качестве подразделения юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места), т.е. в том значении, которое предусмотрено НК РФ (пункт 2 Указаний № 3210-У).

При этом Указаниями дополнительно не предусмотрены отдельные положения в отношении филиалов и представительств.

Следовательно, общие требования, установленные в отношении обособленных подразделений, применяются к филиалам и представительствам, в том числе, выделенным на отельный баланс.

Аналогичный принцип применялся и ранее, в периоде действия Положения № 373-П (Письма Банка России от 04.05.12 № 29-1-1-6/3255; ФНС РФ от 05.06.13 № АС-4-2/10250).

Пунктом 4.6 Указаний № 3210-У предусмотрено, что поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру, расходному кассовому ордеру, оформленному соответственно на полученные, выданные наличные деньги (полное оприходование в кассу наличных денег).

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии - руководитель).

С учетом изложенного, можно сделать вывод о том, что кассовую книги обязаны вести головная организация, филиалы, выделенные на отельный баланс, филиалы, не выделенные на отдельный баланс, обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс.

Филиалы, выделенные на отельный баланс, филиалы, не выделенные на отдельный баланс, обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс, обязаны передавать копию листа кассовой книги в порядке и сроки, установленные юридическим лицом, при этом единственным ограничением является срок составления бухгалтерской (финансовой) отчетности юридическим лицом.

Соответственно, копии листов кассовой книги должны представляться филиалами, выделенными на отдельный баланс, филиалами, не выделенными на отдельный баланс, обособленными подразделениями, не выделенными на отдельный баланс, в головную организацию не позднее даты составления промежуточной или годовой бухгалтерской финансовой отчетности.

Иных положений, регламентирующих порядок ведения кассовой книги обособленными подразделениями Указания № 3210-У не содержат, в связи с чем, считаем, что порядок ведения кассовой книги, порядок ее нумерации может определяться самостоятельно юридическим лицом с учетом сроков передачи обособленными подразделениями копий листов кассовой книги в целях составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В соответствии с пунктом 4.7 Указаний № 3210-У документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.

Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.11 № 63-ФЗ.

В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

С учетом изложенного, считаем, что кассовые книги могут быть оформлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Головная организация, филиалы, выделенные на отельный баланс, филиалы, не выделенные на отдельный баланс, обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс, могут самостоятельно вести кассовую книгу. В этом случае головная организация и каждое подразделение могут самостоятельно осуществлять ее нумерацию.

Копии листов кассовой книги должны быть представлены в головную организацию в соответствии с порядком, установленном самой Организацией, но не позднее даты составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Обращаем Ваше внимание, что отсутствие кассовой книги в любом обособленном подразделении независимо от его статуса, расценивается контролирующими органами как нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании наличных денежных средств, в связи с неведением (неоформлением) кассовой книги и кассовых документов, что в соответствии с частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей;

- на юридических лиц в размере от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit