Департамент общего аудита по вопросу ведения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

В соответствии с пунктом 40 Постановления № 255[1] с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Согласно пункту 41 Постановления № 255 в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Таким образом, Постановление № 255 прямо указывает на то, что приходно-расходная книга должна вестись бухгалтерией.

При этом в пункте 41 Постановления № 255 отсутствует возможность выбора иного подразделения организации для передачи обязанности ведения приходно-расходной книги. Так, например, в отношении книги учета движения трудовых книжек, пунктом 41 прямо предусмотрена возможность ведения данной книги как кадровой службой, так и иным подразделением организации.

В соответствии с пунктом 45 Постановления № 255 ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Учитывая изложенное, по нашему мнению, исходя из формального прочтения указанных норм, можно сделать вывод о том, что передача обязанности по ведению приходно-расходной книги от бухгалтерии какой-либо иной службе, например, кадровой, является нарушением трудового законодательства.

В соответствии с пунктом 1 статьи 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей;

- на юридических лиц в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, в рассматриваемой ситуации, на наш взгляд, должностное лицо Организации может быть привлечено к административной ответственности по статье 13.20 КоАП РФ.

Согласно пункту 1 статьи 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц - от 300 до 500 рублей.

Следует отметить, что официальные разъяснения по данному вопросу отсутствуют.

Из анализа арбитражной практики[2] следует, что претензии проверяющих органов в отношении приходно-расходной книги сводятся к нарушениям по ее оформлению (книга не пронумерована, не прошнурована, не заверена подписью руководителя организации, не скреплена сургучной печатью, не опломбирована).

Споры в отношении структурного подразделения ведущего приходно-расходную книгу в судах не рассматривались. Из чего по нашему мнению, можно предположить, что, либо данный вопрос, по мнению проверяющих органов, не является нарушением, либо организации не передавали обязанность по ведению книги в иное структурное подразделение.

Учитывая изложенное, по нашему мнению, Постановление № 255 не допускает возможности передачи обязанностей по ведению приходно-расходной книги. В связи с этим, мы не исключаем риск претензий проверяющего органа в случае, если приходно-расходную книгу будет вести кадровая служба.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit