Департамент общего аудита по вопросу возврата денежных средств на карту покупателю

Согласно пункту 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон № 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (далее – ККТ), включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Таким образом, правила применения ККТ распространяются и на расчеты с использованием платежных карт.

При расчетах по банковской платежной карте, как и при осуществлении наличных денежных расчетов, организация обязана выдавать покупателям в момент оплаты товара кассовые чеки (пункт 1 статьи 2, пункт 1 статьи 5 Закона № 54-ФЗ).

В соответствии с пунктом 1 статьи 18 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1 «О защите прав потребителей» потребитель в случае обнаружения в товаре недостатков, если они не были оговорены продавцом, вправе отказаться от исполнения договора купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар суммы.

Согласно пункту 2 Указаний ЦБ РФ от 20.06.07 № 1843-У юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц с учетом положений пункта 1 настоящего Указания.

Таким образом, действующим законодательством предусмотрена возможность выдачи наличных денежных средств из кассы при возврате товара только в случае, если ранее указанный товар был оплачен за наличный расчет.

За товар, оплаченный в безналичном порядке, денежные средства должны возвращаться также в безналичном порядке.

Аналогичного мнения придерживаются и контролирующие органы.

Так, в Письме УФНС РФ по г. Москве от 15.09.08 № 22-12/087134 указано следующее:

«Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Об этом сказано в п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".

Продажа товаров по безналичным расчетам с использованием платежных карт подпадает под действие Закона N 54-ФЗ.

В Положении Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" определен порядок денежных расчетов, совершаемых с использованием платежных карт.

Если покупатель, расплатившийся платежной картой, вернул товар, то возврат денежных средств осуществляется на основании квитанции возврата безналичным путем на карточку держателя при предъявлении кассового чека и платежной карты.

При возврате товара в день покупки осуществляется отмена операции по оплате с платежной карты.

При возврате товара не в день покупки операции по выдаче денежных средств осуществляются в соответствии с заключенным договором эквайринга (договором между кредитной организацией и организацией торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием платежных карт)».

В пункте 3 Официального разъяснении Банк России от 28.09.09 № 34-ОР указано:

«В соответствии с нормой пункта 2 Указания N 1843-У юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги, а также страховые премии на выплату заработной платы, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, возврат наличных денег за возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, оплаченные ранее за наличный расчет, выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

В связи с этим продавец (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель) не вправе расходовать поступившие в его кассу наличные деньги на выплату покупателю за возвращенный товар, приобретенный ранее в безналичном порядке».

Таким образом, возврат денежных средств за товар, оплаченный банковской карточкой, осуществляется в безналичном порядке.

Рассмотрим порядок оформления документов при осуществлении такого возврата.

В соответствии с пунктом 10.3 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Комитета по торговле от 10.07.96 № 1-794/32-5, обмен или прием недоброкачественных товаров производится на основании заявления покупателя, справки мастерской гарантийного ремонта, представленной в двух экземплярах, паспорта (гарантийного талона) на товар.

Прием от покупателей недоброкачественных товаров оформляется накладной (код по ОКУД 0903016) в двух экземплярах, один из которых прикладывается к товарному отчету, другой вручается покупателю и является основанием для обмена товара или получения денежной суммы на сданный товар.

Кроме того, как было указано в Письме УФНС РФ по г. Москве от 15.09.08 № 22-12/087134 возврат денежных средств осуществляется на основании:

- квитанции возврата;

- кассового чека;

- платежной карты.

При этом в случае возврата денежных средств в день покупки организации-продавцу необходимо отменить на терминале операцию по оплате товара картой.

При возврате денежных средств не в день покупки оформление операции осуществляется на основании договора, заключенного организацией-продавцом с банком.

Согласно «Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин», утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132, акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме № КМ-3 применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.

На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). При этом не конкретизируется, распространяется ли форма № КМ-3 на случаи возврата денежных средств в безналичном порядке.

Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации. В графе 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3).

В совместном Письме Минфина РФ и ФНС РФ от 11.04.13 № АС-4-2/6710 указано:

«Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (далее - Указания), акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме N КМ-3 применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. В акте должны быть перечислены номер и сумма каждого чека.

На сумму денег по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4).

Также согласно Указаниям журнал кассира-операциониста применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

В графу 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма N КМ-3). В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

В этой связи акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма N КМ-3) составляется в случае возврата денежных сумм покупателям (клиентам), по возвращенным кассовым чекам, только в день такого возврата, при этом возврат должен быть произведен на контрольно-кассовой технике, с применением которой осуществлялся наличный денежный расчет.

Таким образом, возврат денежных средств, полученных за оказание медицинских услуг, не в день оплаты таких услуг через контрольно-кассовую технику не допускается.

Возврат денежных средств из кассы не в день оплаты за товар (работу или услугу) должен осуществляться в соответствии с Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", в связи с чем такой возврат производится на основании расходного кассового ордера с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу.

Таким образом, по мнению контролирующих органов, составление акта о возврате денежных сумм и запись в графе 15 книги кассира-операциониста производятся только в случае возврата денежных средств в день покупки.

При этом, в указанном Письме рассматривалась ситуация, связанная с возвратом наличных денежных средств.

Учитывая, что разъяснения контролирующих органов, касающиеся оформления акта возврата денежных средств (форма № КМ-3) и оформления книги кассира-операциониста при оплате товара банковской картой отсутствуют, по нашему мнению, Ваша организация вправе при осуществлении возврата денежных средств, в том числе в безналичном порядке, в день покупки оформить акт возврата (форма № КМ-3) и отразить запись о возврате средств в книге кассира-операциониста (графа 15).

При осуществлении возврата денежных средств не в день покупки, акт возврата денежных средств (форма № КМ-3) не оформляется, записи в книгу кассира-операциониста не производятся.

Вопрос о подотчетных суммах.

1. Существуют ли налоговые последствия, если сотрудник рассчитывается собственными деньгами за товар, а затем ему возмещаются деньги из кассы.

2. Достаточно ли чека и товарной накладной на покупку, без указания в данных документах наименования компании (Покупателя).

Налог на прибыль

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Одним из документов, подтверждающих расходы организации на приобретенные через подотчетных лиц товары (работы, услуги), является авансовый отчет, унифицированная форма которого (№ АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 № 55.

Авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетному лицу на административно-хозяйственные нужды.

В соответствии с пунктом 4.4 Положения № 373-П[1] для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Из буквального прочтения данных норм следует, что в случае, когда аванс работнику не выдавался, авансовый отчет не составляется.

В то же время на практике возникают ситуации, когда работник закупает товар за счет собственных средств, а организация впоследствии возмещает работнику потраченную сумму. При этом отсутствие авансового отчета в таком случае, по нашему мнению, затруднит порядок возмещения работнику потраченной суммы денежных средств.

В целях налогообложения прибыли для признания в составе расходов затрат на приобретенные работником материальные ценности помимо авансового отчета необходимо наличие первичных документов, подтверждающих приобретение материальных ценностей (Постановление 9ААС от 24.12.07 № 09АП-16734/2007-АК).

В совместном Письме Минфина РФ и ФНС РФ от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@ указано следующее:

«Согласно положениям ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщики в целях налогообложения налогом на прибыль организаций уменьшают полученные доходы на осуществленные ими обоснованные и документально подтвержденные расходы (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса).

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В соответствии с законодательством о бухгалтерском учете все хозяйственные операции (факты хозяйственной жизни) оформляются первичными учетными документами.

Требования наличия обязательных реквизитов в первичных учетных документах установлены законами о бухгалтерском учете (до 01.01.2013 - Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", с 01.01.2013 - Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Пунктом 1 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" установлено, что организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику (за исключением контрольно-кассовой техники в составе платежных терминалов, применяемых платежными агентами и банковскими платежными агентами, субагентами, и банкоматов, применяемых банковскими платежными агентами), обязаны выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки.

Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ определен Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745 (далее - Положение по применению ККМ). Данный перечень не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности, в кассовом чеке ККМ отсутствуют такие реквизиты, как "наименование должности" и "подпись" лиц, совершивших хозяйственную операцию.

Кроме того, согласно п. 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.07.2007 N 470, кассовый чек - первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

При осуществлении вышеуказанных расчетов кассовый чек ККМ выдается не организации, а физическому лицу - сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты, - чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру.

Учитывая изложенное, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов».

В Письме Минфина РФ от 17.09.08 № 03-03-07/22 сделан вывод, что чеки ККТ, содержащие в себе все обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете, могут признаваться для целей налогового учета первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).

Обращаем Ваше внимание, что в товарном чеке и чеке ККТ не предусмотрено указание наименования покупателя.

На основании изложенного, по нашему мнению, в случае, если сотрудник организации при приобретении товаров за наличный расчет представит Вашей организации: авансовый отчет, чек ККТ и товарный чек, то указанных документов, по нашему мнению, будет достаточно для признания затрат в налоговом учете.

НДФЛ

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего НК РФ.

При этом согласно подпункту 2 пункта 2 статьи 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся полученные налогоплательщиком товары на безвозмездной основе или с частичной оплатой.

Между тем денежные суммы, потраченные работником на приобретение товаров для нужд организации и возмещаемые такому работнику организацией через кассу по расходному ордеру с приложением подтверждающих документов, не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ, так как не несут для работника организации - физического лица экономической выгоды.

Данный вывод подтверждается Письмами Минфина РФ от 08.04.10 № 03-04-06/3-65, от 25.07.06 № 03-05-01-04/219.

На основании изложенного можно сделать вывод, что возмещение работнику потраченных им сумм, при наличии авансового отчета с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими приобретение товаров для нужд организации (чек ККТ и товарный чек), не приведет к каким-либо налоговым последствиям для Вашей организации и работника.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit