Департамент общего аудита по вопросу возврата отпускных при увольнении

Ответ

В соответствии со статьей 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Согласно статье 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности перед работодателем могут производиться при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77[1] или пунктами 1[2], 2[3] или 4[4] части первой статьи 81, пунктах 1[5], 2[6], 5[7], 6[8] и 7[9] статьи 83 настоящего Кодекса.

При этом согласно части 1 статьи 138 ТК РФ по общему правилу размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20%

В связи с этим, если с учетом этого ограничения работодатель не смог удержать с работника при увольнении всю сумму задолженности, оставшуюся сумму работник может добровольно внести в кассу или перечислить на банковский счет работодателя.

Обращаем Ваше внимание, что основания для взыскания с работника указанной суммы в судебном порядке отсутствуют (часть 4 статьи 137 ТК РФ, часть 3 статьи 1109 ГК РФ).

Данный вывод подтверждается судебной практикой (Определение Верховного Суда РФ от 25.10.13 № 69-КГ13-6, Определение Московского городского суда от 08.08.11 по делу № 33-23166).

Из изложенного следует, что Организация-работодатель может предоставить работнику отпуск авансом. При этом вопрос, удерживать или нет оплату за неотработанные дни отпуска, остается на усмотрение работодателя.

Таким образом, Организация вправе не удерживать с работника оплату за неотработанные дни отпуска.

Между тем хотелось бы обратить Ваше внимание на следующее.

По мнению контролирующих органов, расходы организации-работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, и не удержанные с работника (не внесенные в кассу организации), не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли, поскольку они не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ.

В частности такой вывод содержится в Письмах УФНС РФ по г. Москве от 30.06.08 № 20-12/061148, от 17.04.06 № 21-07/30342@.

Также, по мнению Минфина РФ, случае, если организация приняла решение отразить в учете долг за работником, признавая тем самым излишне выплаченные суммы, то в последствии учесть в расходах сумму списанной дебиторской задолженности (при истечении срока исковой давности) организация не вправе на основании абзаца 4 пункта 5 статьи 252 НК РФ.

Так, в Письме Минфина РФ от 10.12.09 № 03-03-06/1/799 указано:

«В ст. 122 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) установлено, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

На основании ст. 80 ТК РФ работник вправе расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели. По истечении срока предупреждения об увольнении работник может прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

Согласно ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться в том числе при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 или п. п. 1, 2 или 4 ч. 1 ст. 81, п. п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ.

В случае увольнения работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Статьей 252 НК РФ предусмотрено, что в целях гл. 25 НК РФ суммы, отраженные в составе расходов налогоплательщиков, не подлежат повторному включению в состав их расходов.

Учитывая, что расходы на оплачиваемый отпуск, начисленные в соответствии с положениями ст. 122 ТК РФ, были приняты к учету в качестве расходов на оплату труда, то повторно данные расходы в виде образовавшейся дебиторской задолженности по заработной плате за неотработанные дни отпуска не учитываются.

Таким образом, образовавшаяся задолженность по заработной плате за неотработанные дни отпуска, по которой истек срок исковой давности, не может быть принята к учету в целях налогообложения прибыли».

Отметим, что удержанные (или возвращенные) отпускные являются доходом Организации-работодателя и учитываются в составе внереализационных доходов при расчете налога на прибыль (Письма Минфина РФ от 03.12.09 № 03-03-05/224, от 07.10.08 № 03-03-06/4/67, Письмо УФНС РФ по г. Москве от 11.01.07 № 21-08/001467@).

Вопрос 2. Если сотрудница вернет деньги, как вернуть переплату по НДФЛ с бюджета?

При выплате отпускных у работника возникает доход, с которого Организация-работодатель обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (пункт 1 статьи 210, пункт 2 статьи 226 НК РФ).

При возврате задолженности за неотработанные дни отпуска работником, по сути, происходит уменьшение облагаемого НДФЛ дохода. В связи с этим возникает необходимость произвести перерасчет суммы удержанного НДФЛ.

Согласно пункту 1 статьи 231 НК РФ излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика.

Налоговый агент обязан сообщить налогоплательщику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания налога и сумме излишне удержанного налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта.

Возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога производится налоговым агентом за счет сумм этого налога, подлежащих перечислению в бюджетную систему Российской Федерации в счет предстоящих платежей как по указанному налогоплательщику, так и по иным налогоплательщикам, с доходов которых налоговый агент производит удержание такого налога, в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика.

Возврат налогоплательщику излишне удержанных сумм налога производится налоговым агентом в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика в банке, указанный в его заявлении.

Если суммы налога, подлежащей перечислению налоговым агентом в бюджетную систему Российской Федерации, недостаточно для осуществления возврата излишне удержанной и перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации суммы налога налогоплательщику в срок, установленный настоящим пунктом, налоговый агент в течение 10 дней со дня подачи ему налогоплательщиком соответствующего заявления направляет в налоговый орган по месту своего учета заявление на возврат налоговому агенту излишне удержанной им суммы налога.

Возврат налоговому агенту перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации суммы налога осуществляется налоговым органом в порядке, установленном статьей 78 НК РФ.

Вместе с заявлением на возврат излишне удержанной и перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации суммы налога налоговый агент представляет в налоговый орган выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджетную систему Российской Федерации.

До осуществления возврата из бюджетной системы Российской Федерации налоговому агенту излишне удержанной и перечисленной в бюджетную систему Российской Федерации им с налогоплательщика суммы налога налоговый агент вправе осуществить возврат такой суммы налога за счет собственных средств.

Из изложенного следует, что возврат работнику излишне удержанной суммы НДФЛ осуществляется Организацией-работодателем на основании его заявления в безналичном порядке. При этом возврат НДФЛ осуществляется за счет сумм НДФЛ, подлежащих перечислению в бюджет в счет предстоящих платежей, как по данному работнику, так и по иным работникам.

Применительно к рассматриваемой ситуации в случае, если при увольнении работника ему причитается к оплате заработная плата, то сумма НДФЛ, исчисленная с указанной заработной платы, уменьшается на сумму НДФЛ, излишне удержанную с суммы возвращенных отпускных. Соответственно в бюджет перечисляется оставшийся НДФЛ, а работнику выплачивается сумма заработной платы, увеличенная на сумму излишне удержанного НДФЛ.

В случае, если никаких выплат при увольнении работнику не производится, то Организация вправе осуществить возврат НДФЛ работнику (на основании его заявления) в безналичном порядке, при этом сумма НДФЛ, удержанная с доходов других работников, при перечислении в бюджет уменьшается на сумму НДФЛ, возвращенную уволившемуся работнику.

В случае, если суммы НДФЛ, исчисленной с доходов других работников и подлежащей перечислению в бюджет не достаточно для покрытия суммы НДФЛ, возвращенной работнику, то Организация в течение 10 дней со дня подачи работником заявления о возврате НДФЛ обращается в налоговый орган по месту своего учета с заявлением о возврате излишне удержанной суммы налога.

Отметим, что в соответствии с пунктом 6 статьи 78 НК РФ сумма излишне уплаченного налога подлежит возврату по письменному заявлению (заявлению, представленному в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью по телекоммуникационным каналам связи) налогоплательщика в течение одного месяца со дня получения налоговым органом такого заявления.

Возврат налогоплательщику суммы излишне уплаченного налога при наличии у него недоимки по иным налогам соответствующего вида или задолженности по соответствующим пеням, а также штрафам, подлежащим взысканию в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, производится только после зачета суммы излишне уплаченного налога в счет погашения недоимки (задолженности).

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел