Департамент общего аудита о бухгалтерском учете и налогообложении бизнес-карт

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

22.08.2007

Вопрос

Руководство представительства иностранной компании в РФ планирует открыть бизнес-карты штатным сотрудникам.Существуют ли какие-либо правила и требования при данном способе взаиморасчетов с подотчет/лицами (бух/проводки, налогообложение)?

Ответ

Общие положения.

Порядок эмиссии банковских карт и операций, совершаемых с использованием платежных карт на территории РФ, регулируется Положением Центрального банка РФ от 24.12.04 №266-П[1] (далее – Положение №266-П).

На территории РФ кредитные организации - эмитенты осуществляют эмиссию банковских карт, являющихся видом платежных карт как инструмента безналичных расчетов, предназначенного для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами (далее - держатели), операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством РФ и договором с эмитентом (пункт 1.4 Положения №266-П).

Таким образом, в случае заключения договора с банком организацией – юридическим лицом, держателем банковской карты является физическое лицо, выступающее в роли уполномоченного представителя юридического лица - клиента банка-эмитента, на которое в обслуживающем банке открыт банковский счет.

Согласно пункту 1.5 кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт. Официально закрепленного понятия «бизнес-карта» действующее законодательство РФ не содержит.

Поэтому, ввиду отсутствия иной информации, мы исходим из того, что в Вашем вопросе речь идет о расчетных банковских картах.

Согласно пункту 1.5 Положения №266-П, расчетная (дебетовая) карта предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной кредитной организацией - эмитентом суммы денежных средств (расходного лимита), расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, или кредита, предоставляемого кредитной организацией - эмитентом клиенту в соответствии с договором банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Эмиссия банковских карт для юридических лиц осуществляется кредитной организацией на основании договора, предусматривающего совершение операций с использованием банковских карт (пункт 1.6 Положения №266-П).

При этом, согласно пункту 1.8 Положения №266-П конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, порядок документального подтверждения предоставления и возврата денежных средств, а также начисления и уплаты процентов по указанным денежным средствам могут определяться в договоре с клиентом.

Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, осуществляется посредством зачисления указанных денежных средств на их банковские счета.

В рассматриваемом случае клиентом выступает представительство иностранной организации, которое в соответствии с валютным законодательством РФ является нерезидентом РФ[2].

Нерезиденты на территории РФ вправе открывать банковские счета (банковские вклады) в иностранной валюте и валюте РФ только в уполномоченных банках[3] (пункт 1 статьи 13 Федерального закона от 10.12.03 №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее - Закон №173-ФЗ).

Порядок открытия и ведения банковских счетов (банковских вкладов) нерезидентов, открываемых на территории РФ, в том числе специальных счетов, устанавливает ЦБ РФ, если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом (пункт 2 статьи 13 Закона №173-ФЗ).

Пунктом 1 Положения ЦБ РФ от 04.05.05 №269-П[4] установлено, что в случаях, предусмотренных федеральными законами, подразделения расчетной сети Банка России вправе в рамках своей компетенции при поступлении соответствующих обращений нерезидентов об открытии в Банке России банковских счетов в валюте РФ открывать указанные банковские счета и проводить операции по этим банковским счетам в соответствии с законодательством РФ.

Специальные банковские счета нерезидентов в валюте РФ подразделениями расчетной сети Банка России не открываются.

Предоставление кредитной организацией клиентам-нерезидентам денежных средств в валюте Российской Федерации для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, осуществляется посредством зачисления указанных денежных средств на их банковские счета без использования специальных банковских счетов клиентов-нерезидентов.

Клиент-нерезидент совершает операции с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт по банковскому счету, не являющемуся специальным банковским счетом, открытым в валюте РФ на основании договора банковского счета (пункт 1.12 Положения №266-П).

Обязанность по открытию специальных банковских счетов в иностранной валюте действующим законодательством РФ также не установлена.

Юридические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт следующие операции (пункт 2.5 Положения №266-П):

получение наличных денежных средств в валюте РФ для осуществления на территории РФ в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе - с оплатой командировочных и представительских расходов;

оплата расходов в валюте РФ, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе - с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ;

иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ;

иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Указанные операции могут производиться по банковским счетам, открытым в валюте РФ, и (или) по банковским счетам, открытым в иностранной валюте.

Уведомление налогового органа.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ налогоплательщики - организации обязаны письменно сообщать в налоговый орган по месту нахождения организации об открытии или о закрытии счетов[5] (лицевых счетов) - в течение семи дней со дня открытия (закрытия) таких счетов.

При этом, статьей 118 НК РФ предусмотрена ответственность за нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке в виде штрафа в размере пяти тысяч рублей.

Таким образом, в случае если расчетная карта была выдана организации на основании заключенного договора банковского счета и в связи с открытием нового банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием банковских карт, то организация должна сообщить в налоговый орган об открытии счета.

В случае если банковская карта была выдана на уже существующий счет, то есть новый счет для обслуживания карты в банке не открывался, на наш взгляд, информировать об этом налоговый орган организация не обязана.

Документооборот.

При совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме (далее - документ по операциям с использованием платежной карты). Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения (пункт 3.1 Положения №266-П).

В соответствии с пунктом 3.3 Положения №266-П, документ по операциям с использованием платежной карты должен содержать следующие обязательные реквизиты:

идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;

вид операции;

дата совершения операции;

сумма операции;

валюта операции;

сумма комиссии (если имеет место);

код авторизации;

реквизиты платежной карты.

Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подпись держателя платежной карты и подпись кассира при его составлении в помещении для совершения операций с ценностями кредитной организации и ее структурных подразделений, а также в организации и ее структурных подразделениях, осуществляющих операции по приему или выдаче наличных денежных средств с использованием платежных карт в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (далее - пункт выдачи наличных (ПВН)).

Документ по операциям с использованием платежной карты может содержать дополнительные реквизиты, установленные правилами участников расчетов или внутрибанковскими правилами (пункт 3.4 Положения №266-П).

Указанные в пункте 3.3 Положения №266-П обязательные реквизиты документа по операциям с использованием платежной карты должны содержать признаки, позволяющие достоверно установить соответствие между реквизитами платежной карты и соответствующим счетом физического лица, юридического лица, индивидуального предпринимателя, а также между идентификаторами организаций торговли (услуг), ПВН, банкоматов и банковскими счетами организаций торговли (услуг), ПВН, банкоматов (пункт 3.6 Положения №266-П).

Документ по операциям с использованием платежной карты составляется в количестве экземпляров, установленном внутрибанковскими правилами или правилами участников расчетов (пункт 3.7 Положения №266-П).

При выдаче или приеме наличных денежных средств в валюте Российской Федерации или в иностранной валюте с использованием платежных карт в ПВН кредитной организации помимо документов по операциям с использованием платежных карт могут оформляться приходные (расходные) кассовые ордера[6], а также должны оформляться документ, подтверждающий проведение операций с наличной валютой и чеками, и Реестр операций с наличной валютой и чеками[7] (пункт 3.8 Положения №266-П).

Бухгалтерский учет.

Как следует из вышеприведенных норм Положения №266-П, а также Закона №173-ФЗ, специальные банковские счета для осуществления расчетов с помощью банковских карт, как в валюте РФ, так и в иностранной валюте, не открываются.

В связи с этим, на наш взгляд, представляется нецелесообразным использовать при отражении операций с помощью банковских карт счет 55 «Специальные счета в банках», как это рекомендуется многими специалистами в различных бухгалтерских изданиях.

На наш взгляд, организация может отражать операции по движению денежных средств с использованием банковских карт на счетах 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета», либо, в случае если новые банковские счета не открывались, открыть соответствующие субсчета к счетам 51 и 52.

Кроме того, в целях контроля организация может организовать аналитический учет в разрезе держателей карт.

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, является в бухгалтерском учете организации в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»[8], прочими расходами и учитывается по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы".

В бухгалтерском учете организации при оплате услуг банка оформляется следующая проводка:

Дт91, субсчет «Прочие расходы» Кт 51, 52 - оплачены услуги банка.

При открытии банковской карты в иностранной валюте необходимо иметь в виду, что в соответствии с ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»[9], иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, должна переоцениваться на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности (пункт 7 ПБУ 3/2000).

Даты совершения операций с иностранной валютой определяются в соответствии с приложением к ПБУ 3/2006, согласно которому датой совершения банковских операций по банковским счетам в иностранной валюте является дата поступления денежных средств на банковский счет или их списания с банковского счета организации.

В случае осуществления организацией расходов с использованием подотчетными лицами платежных карт, датой осуществления операции будет являться дата утверждения авансового отчета.

В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются по счету 91 «Прочие доходы и расходы» (пункт 13 ПБУ 3/2006) следующей бухгалтерской проводкой:

Дт52, субсчет «Специальный банковский счет» Кт91, субсчет «Прочие доходы» - отражена сумма положительной курсовой разницы;

либо:

Дт91, субсчет «Прочие расходы» Кт52, субсчет «Специальный банковский счет» - отражена сумма отрицательной курсовой разницы.

На наш взгляд, поскольку расчетная банковская карта, по сути, является персонифицированным средством платежа, использование которого позволяет работнику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации, она может учитываться аналогично денежным документам.

Для учета денежных документов предназначен субсчет 50-3 «Денежные документы» счета 50 «Касса».

При этом выдача банковской карты работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов. Такая операция в бухгалтерском учете отражается следующим образом:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы», - выдана под отчет работнику организации расчетная банковская карта (по стоимости банковской карты).

Соответственно, при возврате банковской карты делается обратная проводка.

Денежные средства, списанные со счета юридического лица в соответствии с Положением N 266-П, по нашему мнению, следует квалифицировать как выданные под отчет держателю банковской карты.

Планом счетов бухгалтерского учета[10] для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Соответственно, получение подотчетным лицом наличных денежных средств отражается следующей записью:

Дт51 Кт71 – списаны денежные средства с банковского счета.

Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете участников расчетов является реестр платежей или электронный журнал[11] (пункт 2.9 Положения №266-П).

Списание или зачисление денежных средств по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в кредитную организацию реестра платежей или электронного журнала[12].

При получении авансового отчета осуществленные расходы (связанные с производственной деятельностью организации) отражаются в общем порядке.

Дт 26,44,91 Кт71 – отражены соответствующие расходы на основании авансового отчета и подтверждающих документов;

Если же произведенные работником организации расходы не связаны с производственной деятельностью организации, то последний обязан их возместить. Возмещение работником указанных сумм может быть произведено в общеустановленном порядке: либо работник организации вносит наличные денежные средства в кассу организации, либо организация удерживает соответствующую сумму из заработной платы работника.

[1] «Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт».

[2] В соответствии с пп.7 п.1 ст.1 Федерального закона от 10.12.03 №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» нерезидентами признаются, в частности:

- юридические лица, созданные в соответствии с законодательством иностранных государств и имеющие местонахождение за пределами территории РФ;

- находящиеся на территории РФ филиалы, постоянные представительства и другие обособленные или самостоятельные структурные подразделения нерезидентов, указанных в предыдущем абзаце.

[3] Уполномоченные банки - кредитные организации, созданные в соответствии с законодательством Российской Федерации и имеющие право на основании лицензий Центрального банка Российской Федерации осуществлять банковские операции со средствами в иностранной валюте, а также действующие на территории Российской Федерации в соответствии с лицензиями Центрального банка Российской Федерации филиалы кредитных организаций, созданных в соответствии с законодательством иностранных государств, имеющие право осуществлять банковские операции со средствами в иностранной валюте (пп.8 п.1 ст.1 Закона №173-ФЗ).

[4] «Об открытии Банком России банковских счетов нерезидентов в валюте Российской Федерации и проведении операций по указанным счетам».

[5] Для целей применения НК РФ под счетом понимаются расчетные (текущие) и иные счета в банках, открытые на основании договора банковского счета, на которые зачисляются и с которых могут расходоваться денежные средства организаций и индивидуальных предпринимателей (п. 2 ст. 11 НК РФ).

[6] Предусмотренные Положением Банка России от 9 октября 2002 года N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации";

[7] Предусмотренные Инструкцией Банка России от 28 апреля 2004 года N 113-И "О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц".

При совершении клиентами операций по получению или внесению наличных денежных средств, а также операций по обмену валюты Российской Федерации на иностранную валюту, иностранной валюты на валюту Российской Федерации, валюты одного иностранного государства (группы иностранных государств) на валюту другого иностранного государства (группы иностранных государств), в том числе с использованием платежных карт, в банкоматах документ, подтверждающий совершение указанных операций, предусмотренный Положением Банка России N 199-П, а также Инструкцией Банка России N 113-И, не оформляется (п.3.9 Положения №266-П).

[8] Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 33н

[9] Приказ Минфина России от 27.11.2006 N 154н

[10] Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №94н

[11] Согласно п. 1.3 Положения №266-П реестр платежей по операциям с использованием платежных карт (далее - реестр платежей) - документ или совокупность документов, содержащих информацию об операциях, совершаемых с использованием платежных карт за определенный период времени, составленных юридическим лицом или его структурным подразделением, осуществляющим сбор, обработку и рассылку участникам расчетов - кредитным организациям информации по операциям с платежными картами (процессинговый центр), и предоставляемых в электронной форме и (или) на бумажном носителе;

электронный журнал - документ или совокупность документов в электронной форме, сформированные за определенный период времени при совершении операций с использованием банкомата и (или) электронного терминала.

[12] В случае если реестр платежей или электронный журнал поступают в кредитную организацию - эмитент до дня, предшествующего дню списания или зачисления денежных средств с корреспондентского счета кредитной организации - эмитента (кредитной организации - эквайрера), открытого в кредитной организации, осуществляющей взаиморасчеты между участниками расчетов по операциям с использованием платежных карт (расчетном агенте), или дню поступления денежных средств, вносимых для расчетов с использованием предоплаченной карты, то расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, являются незавершенными до указанного момента со дня поступления реестра платежей или электронного журнала.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел