Департамент общего аудита о формах уведомлений по договору
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
22.02.2012
Вопрос
В договорах поставки оборудования предусмотрено условие оплаты:
Второй авансовый платеж в размере ___% общей стоимости Договора, что составляет ______ рублей, Покупатель оплачивает на счет Продавца в течение 35 дней с даты письменного уведомления Продавца об отрузке Оборудования со склада производителя в США.
Уведомление об отгрузке отправляется обычно по факсу или электронной почте. Каким способом необходимо уведомлять клиента, чтобы такое уведомление имело юридическую силу и факт его получения был зафиксирован? Мы планируем делать это двумя способами: по электронной почте для оперативности и заказным письмом с уведомлением. Необходимо сформулировать в тексте договора эти способы. Что подтверждает факт получения уведомления по электронной почте и имеет ли такое письмо правовую силу в судебных органах?
В договорах поставки оборудования предусмотрено условие оплаты:
Второй авансовый платеж в размере ___% общей стоимости Договора, что составляет ______ рублей, Покупатель оплачивает на счет Продавца в течение 35 дней с даты письменного уведомления Продавца об отрузке Оборудования со склада производителя в США.
Уведомление об отгрузке отправляется обычно по факсу или электронной почте. Каким способом необходимо уведомлять клиента, чтобы такое уведомление имело юридическую силу и факт его получения был зафиксирован? Мы планируем делать это двумя способами: по электронной почте для оперативности и заказным письмом с уведомлением. Необходимо сформулировать в тексте договора эти способы. Что подтверждает факт получения уведомления по электронной почте и имеет ли такое письмо правовую силу в судебных органах?
Ответ
Порядок заключения договоров поставки регулируется нормами главы 30 «Купля-продажа» ГК РФ.
Способы уведомления продавцом покупателя об отгрузке оборудования данные нормы не регламентируют. В этом случае следует руководствоваться общими нормами гражданского законодательства.
В соответствии с пунктом 1 статьи 420 ГК РФ договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.
Нормами статьи 421 ГК РФ установлено, что юридические лица свободны в заключении договора (пункт 1).
Стороны могут заключить договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами (пункт 2).
Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (пункт 4).
Поскольку порядок уведомления поставщиком покупателя об отгрузке оборудования законодательно не регламентирован, стороны вправе самостоятельно определить условиями договора порядок такого уведомления.
По нашему мнению, стороны вправе установить любой порядок уведомления:
- по факсу;
- по электронной почте;
- заказным письмом с уведомлением;
- личная передача уведомления (из рук в руки) и др.
При выборе способа уведомления, на наш взгляд, Организации следует руководствоваться возможностью документального подтверждения факта получения продавцом соответствующего уведомления, а также возможностью однозначного определения момента соответствующего уведомления.
При этом хотелось бы отметить следующее.
В силу норм пункта 1 статьи 75 АПК РФ письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.
Кроме того, согласно пункту 3 статьи 75 АПК РФ документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий ВАС РФ.
Из приведенных норм, на наш взгляд, следует, что доказательством могут служить любые документы, составленные как в письменной форме, так и в электронном виде, посредством сети «Интернет» или полученные по факсу. Кроме того, стороны вправе самостоятельно предусмотреть условиями договора вид документов, которые в данном случае будут являться доказательствами факта уведомления и подтверждать момент такого уведомления.
Далее рассмотрим возможные способы уведомления.
Уведомление по факсу.
По нашему мнению, уведомление по факсу возможно лишь в том случае, если такой способ прямо предусмотрен договором, и сторонами определен конкретный номер факса, по которому осуществляется уведомление. В этом случае можно говорить о том, что покупатель согласен с тем, что уведомление по конкретному номеру факса равноценно уведомлению лично покупателя.
В противном случае подтвердить тот факт, что уведомление, направленное по факсу, было направленно именно покупателю, будет проблематично.
Отметим, что при данном варианте уведомления, на наш взгляд, отсутствует возможность у продавца документально подтвердить факт отправки уведомления, а, соответственно, удостоверить момент осуществления уведомления.
Считаем, что в этом случае стороны могут договориться о том, что после получения покупателем соответствующего уведомления в адрес продавца от имени покупателя по факсу отправляется документ, подтверждающий факт получения уведомления и дата его получения.
Данное условие и форму документа сторонам следует согласовать в договоре.
Уведомление по электронной почте.
Уведомление по электронной почте, на наш взгляд, также возможно только в том случае, если такой способ будет прямо установлен условиями договора.
В этом случае сторонам следует прямо указать адрес электронной почты, на который высылается соответствующее уведомление.
Кроме того, возможности электронной почты в настоящее время позволяют при отправлении письма получать подтверждение факта получения и факта прочтения письма. Данные подтверждения содержат информацию о том, каким пользователем (по какому электронному адресу) было получено уведомление (прочтено уведомление) и в какое время.
Также в ответ на уведомление покупатель может выслать письмо с подтверждением факта получения уведомления и временем его получения. Однако данный вариант поставит в зависимость возможность определить и подтвердит факт уведомления от действий покупателя. В случае недобросовестных действий покупателя могут возникнуть трудности с датой подтверждения факта уведомления.
На наш взгляд, стороны договора могут предусмотреть в качестве соответствующего документально подтверждения факта уведомления само электронное письмо, отправленное Организацией в адрес покупателя, содержащее информацию об отправке оборудования и дату отправки.
Позиция судов в отношении использования электронных документов в качестве доказательств неоднозначна. Одни принимают распечатки электронной переписки и электронных документов без каких-либо дополнительных к ним требований, а другие отказываются принимать переписку без электронной цифровой подписи, которая подтверждает, что данный документ исходил от того лица, которое этот документ отправило. Некоторые суды считают, что электронные документы могут использоваться в суде в качестве доказательства только в том случае, если об этом прямо указано в договоре. Кроме того, юридическую силу электронному документу придают реквизиты, содержащиеся в нем:
- обозначение отправителя и получателя (электронные адреса);
- даты и время создания и получения.
По нашему мнению, если стороны договора прямо предусмотрят условие о том, что, по их мнению, соответствующим документальным подтверждением будет являться само уведомление, отправленное по электронной почте на соответствующий электронный адрес, то данного документального подтверждения будет достаточно в случае возникновения судебных разбирательств.
При этом не исключено, что суд потребует нотариального удостоверения представленных доказательств в виде электронных писем.
В этом случае нотариус осматривает компьютер, с которого велась электронная переписка, удостоверяет факт ее наличия и составляет протокол с подробным описанием своих действий. Электронные письма распечатываются и подшиваются к протоколу. Нотариально заверенный протокол будет доказательством того, что на определенную дату в данных компьютера имелись электронные письма, содержащие информацию о соответствующем уведомлении.
Уведомление заказным письмом с уведомлением.
Данный способ уведомления, на наш взгляд, возможен и без прямого согласования его в договоре. Факт отправления письма по юридическому адресу организации-покупателя и наличие уведомление о его получении будет, по нашему мнению, достаточным документальным подтверждением факта получения покупателем уведомления и моментом его получения.
Недостатком такого способа уведомления являются затраты по времени, более продолжительные, чем по факсу или по электронной почте, а также почтовые расходы.
Личное уведомление (из рук в руки).
Данный способ уведомления также возможен без прямого указания на него в договоре. Документальным подтверждением факта и даты уведомления будет являться документ, содержащий личную подпись о получении руководителя организации-покупателя или уполномоченного на это соответствующего должностного лица.
Данный вариант также довольно продолжителен по времени, а также влечет дополнительные экономические потери, связанные с личной доставкой уведомления по адресу покупателя.
Подводя итоги изложенному, по нашему мнению, стороны договора поставки вправе предусмотреть любой из приведенных выше способов уведомления. При этом во избежание разногласий в будущем рекомендуем сторонам предусмотреть условиями договора порядок документального подтверждения факта уведомления, порядок определения момента уведомления. Также в договоре следует указать конкретные почтовые адреса, электронные адреса, номера факсов, которые позволили бы идентифицировать, что уведомление была направлено именно данному конкретному покупателю.
Так, например, при согласовании факта уведомления по электронной почте можно прописать следующее условие в договоре:
«Уведомление об отправке оборудования отправляется письмом по электронной почте по адресу (адресам) – следует указать электронный адрес (адреса). Датой уведомления считается дата отправки уведомления. Документом, подтверждающим факт уведомления и дату уведомления, является электронное письмо, содержащее информацию об отправке оборудования».
При согласовании факта уведомления заказным письмом с уведомлением в договоре может быть отображено следующее:
«Уведомление об отправке оборудования отправляется заказным письмом с уведомлением посредством почтовой связи по адресу – следует указать почтовый адрес покупателя. Документом, подтверждающим факт уведомления и дату уведомления, является почтовое уведомление. Датой уведомления является дата, указанная в почтовом уведомлении».
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
Назад в раздел