Департамент общего аудита о компенсации расходов на проживание
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
27.08.2010
Вопрос
Организация будет компенсировать оплату жилья сотрудникам.
1. Если в трудовом договоре будет прописана сумма возмещения, затраты уменьшают налогооблагаемую базу, на данные суммы начисляются вносы в фонды? Необходимы ли подтверждающие документы?
2. Если в трудовом договоре сумма не будет прописана, затраты уменьшают налогооблагаемую базу, на данные суммы начисляются вносы в фонды? Какие нужны подтверждающие документы?
3. Если в трудовом договоре не будет прописано возмещение услуг, затраты уменьшают налогооблагаемую базу, на данные суммы начисляются вносы в фонды? Каким образом обосновать выплаты, какие нужны подтверждающие документы?Можно ли оформить приказ, что сотруднику возмещается найм квартиры в определенной сумме.
4. В связи с тем, что снимается одна квартира на несколько сотрудников, количество сотрудников меняется, в первый месяц выплачивается вознаграждение за поиск квартиры, сумма компенсации может сильно различаться по месяцам. В результате за один месяц одному сотруднику необходимо возместить 41600 руб., в следующий месяц троим сотрудникам по 8670 руб. Как это можно экономически обосновать.
5. Удерживается ли налог на доходы физических лиц.
Организация будет компенсировать оплату жилья сотрудникам.
1. Если в трудовом договоре будет прописана сумма возмещения, затраты уменьшают налогооблагаемую базу, на данные суммы начисляются вносы в фонды? Необходимы ли подтверждающие документы?
2. Если в трудовом договоре сумма не будет прописана, затраты уменьшают налогооблагаемую базу, на данные суммы начисляются вносы в фонды? Какие нужны подтверждающие документы?
3. Если в трудовом договоре не будет прописано возмещение услуг, затраты уменьшают налогооблагаемую базу, на данные суммы начисляются вносы в фонды? Каким образом обосновать выплаты, какие нужны подтверждающие документы?Можно ли оформить приказ, что сотруднику возмещается найм квартиры в определенной сумме.
4. В связи с тем, что снимается одна квартира на несколько сотрудников, количество сотрудников меняется, в первый месяц выплачивается вознаграждение за поиск квартиры, сумма компенсации может сильно различаться по месяцам. В результате за один месяц одному сотруднику необходимо возместить 41600 руб., в следующий месяц троим сотрудникам по 8670 руб. Как это можно экономически обосновать.
5. Удерживается ли налог на доходы физических лиц.
Ответ
В соответствии со статьей 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) – это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
Таким образом, компенсационные выплаты, предусмотренные договором являются частью оплаты труда.
Согласно статьи 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Перечень расходов на оплату труда, учитываемых при исчислении налога на прибыль приведен в указанной статье. При этом, следует отметить, что согласно пункту 25 статьи 255 НК РФ при исчислении налога на прибыль учитываются и другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором.
Следовательно, в случае, если трудовым или коллективным договором предусмотрена выплата (возмещение) затрат работника на аренду жилья, то эти затраты являются частью расходов на оплату труда и учитываются в их составе при исчислении налога на прибыль.
Вместе с тем, следует отметить возникающие риски, при учете такой компенсации при исчислении налога на прибыль.
В своем письме от 12.01.09 № ВЕ-22-3/6@ ФНС РФ указала:
«Если по условиям коллективного договора иногородним работникам предусмотрена выплата денежной компенсации за оплату жилья, то следует исходить из следующего.
Подобные выплаты в смысле статьи 255 Кодекса не являются оплатой за выполнение трудовых функций работником.
Указанные выплаты следует рассматривать как выплаты в пользу работников, которые на основании пункта 29 статьи 270 Кодекса не учитываются в целях налогообложения прибыли».
Аналогичное мнение высказано в письме Минфина России от 17.03.09 № 03-03-06/1/155.
В рассматриваемом письме ФНС РФ не признало расходы в виде компенсации на аренду жилья заработной платой, а потому не учитываются при исчислении налога на прибыль согласно пункту 29 статьи 270 НК РФ.
Как мы уже указывали выше, понятие оплаты труда (заработной платы) включается в себя не только вознаграждение за труд, но также компенсационные выплаты (статья 129 ТК РФ). При этом статья 255 НК РФ относит к оплате труда любые начисления, предусмотренные трудовым договором.
Следовательно, компенсация (возмещение), предусмотренное трудовым договором является оплатой труда.
В отношении пункта 29 статьи 270 НК РФ отмечаем следующее.
Согласно указанному пункту при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий, подписки, не относящейся к подписке на нормативно-техническую и иную используемую в производственных целях литературу, и на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.
Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, указанная норма распространяется на выплаты, произведенные в пользу работника, но при этом не предусмотренные трудовым или коллективным договором. В ином случае, она противоречит пункту 25 статьи 255 НК РФ.
Следует отметить, что суды также придерживаются аналогичной точки зрения. Так в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.03.07 № А19-15320/06-15-Ф02-1153/07-С1 по делу № А19-15320/06-15 суд указал, что общество правомерно признало затраты на проживание иногороднего работника в гостинице, так как в трудовом договоре была предусмотрена обязанность работодателя по обеспечению работника жилым помещением.
Также поддержали позицию налогоплательщика суды в Постановлениях ФАС СЗО от 02.11.07 № А56-47663/2006, ФАС УО от 09.01.07 № Ф09-11484/06-С2.
Несмотря на то, что в указанных постановлениях речь шла об учете расходов на оплату аренды, а не о компенсации (возмещения), по нашему мнению, они могут служить подтверждением нашей точки зрения, так как основаны на одних и тех же правовых нормах.
Таким образом, по нашему мнению, организация имеет право учесть в составе расходов на оплату труда при исчисления налога на прибыль затрат на компенсацию (возмещение) расходов по оплате жилья сотруднику. Однако мы не исключаем возникновения споров с налоговым органом в случае включения в состав расходов при исчислении налога на прибыль указанного возмещения. В такой случае, свою точку зрения Вышей организации придется отстаивать в суде.
В отношении страховых взносов отмечаем следующее.
Согласно пункту 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ[1] объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым договорам.
Поскольку, как уже указывалось выше, возмещение затрат на оплату жилья является оплатой труда, то, соответственно, оно подлежит налогообложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Также указанное возмещение подлежит налогообложению страховыми взносами от несчастных случаев на производстве в соответствии с пунктом 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний[2] (далее по тексту – Правила).
В отношении документального подтверждения следует отметить, что по нашему мнению, подтверждением расходов сотрудника на аренду жилья является, заключенный им договор аренды, а также акт приема-передачи помещения.
- Если в трудовом договоре сумма не будет прописана, затраты уменьшают налогооблагаемую базу, на данные суммы начисляются вносы в фонды? Какие нужны подтверждающие документы?
Как было указано выше, компенсации являются частью оплаты труда (статья 129 ТК РФ). Согласно статье 57 ТК РФ в трудовом договоре в обязательном порядке указываются, в том числе, условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Из чего можно сделать вывод, что размер возмещения расходов по оплате жилья должен быть указан в трудовом договоре.
Вместе с тем, по нашему мнению, в договоре может также содержаться ссылка на договор аренды, в котором указан размер арендной платы. Таким образом, будет выполняться требование статьи 57 ТК РФ. При этом учет возмещения, а также налогообложение будет производиться в том же порядке, который изложен при ответе на вопрос № 1.
- Если в трудовом договоре не будет прописано возмещение услуг, затраты уменьшают налогооблагаемую базу, на данные суммы начисляются вносы в фонды? Каким образом обосновать выплаты, какие нужны подтверждающие документы? Можно ли оформить приказ, что сотруднику возмещается найм квартиры в определенной сумме.
Поскольку трудовым или коллективным договором не предусмотрены указанные выплаты, то применение в данном случае пункта 25 статьи 255 НК РФ неправомерно.
Как указывалось выше, в соответствии с пунктом 29 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий, подписки, не относящейся к подписке на нормативно-техническую и иную используемую в производственных целях литературу, и на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.
Таким образом, затраты на возмещение оплаты жилья, не предусмотренные трудовым или коллективным договором, не учитывается в расходах при исчислении налога на прибыль.
Поскольку данная выплата производиться не по трудовому договору, то она не является объектом налогообложения страховыми взносами, а также взносами от несчастных случаев на производстве (пункт 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, пункт 3 Правил).
В отношении документального оформления подобной выплаты с целью ее учета при исчислении налога на прибыль, следует отметить следующее. НК РФ предусматривает включение в расходы выплаты сотрудникам только при условии указания данных выплат в трудовом или коллективном договоре. В таком случае выплаты учитываются в соответствии со статьей 255 НК РФ. Приказ руководителя не может служить заменой трудового или коллективного договора. В качестве подтверждения понесенных расходов, сотрудник может предоставить договор аренды и акт приемки-передачи.
- В связи с тем, что снимается одна квартира на несколько сотрудников, количество сотрудников меняется, в первый месяц выплачивается вознаграждение за поиск квартиры, сумма компенсации может сильно различаться по месяцам. В результате за один месяц одному сотруднику необходимо возместить 41600 руб., в следующий месяц троим сотрудникам по 8670 руб. Как это можно экономически обосновать.
Как было указано при ответе на вопрос № 2, компенсация является частью оплаты труда. Условия оплаты труда подлежат обязательному отражению в трудовом договоре (статьи 57, 129 ТК РФ). Поскольку размер ежемесячно меняется, то в трудовой договор необходимо ежемесячно вносить изменения о размере возмещения. В ином случае, указанные расходы подлежит учету в порядке аналогичном рассмотренном в ответе на вопрос № 3.
- Удерживается ли налог на доходы физических лиц.
Согласно пункту 1 статьи 209 НК РФ объектом налогообложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиком от источников в Российской Федерации. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (пункт 1 статьи 210 НК РФ).
Поскольку данная компенсация (возмещение) является доходом сотрудника, то он подлежит налогообложению НДФЛ.
При выплате сотруднику дохода в виде компенсации (возмещения) расходов по оплате жилья, организация, признается налоговым агентом. При этом на нее возлагается обязанность исчислить, удержать и перечислить в бюджет сумму НДФЛ (пункты 1, 4, 6 статьи 226 НК РФ).
Следует отметить, что указанный доход подлежит налогообложению НДФЛ независимо от того, является ли возмещение условием трудового договора или нет.
[1] Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».
[2] Утв.Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 № 184.
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
Назад в раздел