Департамент общего аудита о печатях филиалов
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
20.08.2012
Вопрос
В целях учета и ведения в нашей компании проводится ревизия всех действующих основных печатей.
Наша компания, зарегистрированная в городе Москва имеет один Филиал (в г. Санкт-Петербург) и десять действующих Обособленных подразделений (в регионах России). Сейчас в процесе открытия также ещё одно ОП. Москва, все Обособленные подразделения и Филиал имеют свои печати.
Как видите, печати, имеющиеся у наших региональных ОП и Филиала разнятся между собой (сравнить, например, печать Казанского ОП и печать Иркутского ОП), кроме того, данные печати не зарегистрированы в соответствующем реестре печатей.
В целях приведения в соответствие всех имеющихся в нашей компании печатей, требуемым стандартам, у нас возникают вопросы:
1. Какими обязательными реквизитами должна обладать печать наших ОП и Филиала, учитывая что головной офис ООО находится в Москве и наша печать зарегистрирована в соответствующем реесте печатей)?
2. Обязательна ли регистрация печатей ОП и Филиала в соответствующем реестре?
Если обязательна, то в каком именно реестре печатей должна быть зарегитрирована? (в Москве, по месту нахождения головного офиса, или по месту нахождения ОП, Филиала)
3. Какие правовые и налоговые последствия несет печать на документе, не содержащая обязательных реквизитов и нигде не зарегистрированная?
4. Какая из вышепредставленных печатей наиболее отвечает требованиям об оформлении печатей?
В целях учета и ведения в нашей компании проводится ревизия всех действующих основных печатей.
Наша компания, зарегистрированная в городе Москва имеет один Филиал (в г. Санкт-Петербург) и десять действующих Обособленных подразделений (в регионах России). Сейчас в процесе открытия также ещё одно ОП. Москва, все Обособленные подразделения и Филиал имеют свои печати.
Как видите, печати, имеющиеся у наших региональных ОП и Филиала разнятся между собой (сравнить, например, печать Казанского ОП и печать Иркутского ОП), кроме того, данные печати не зарегистрированы в соответствующем реестре печатей.
В целях приведения в соответствие всех имеющихся в нашей компании печатей, требуемым стандартам, у нас возникают вопросы:
1. Какими обязательными реквизитами должна обладать печать наших ОП и Филиала, учитывая что головной офис ООО находится в Москве и наша печать зарегистрирована в соответствующем реесте печатей)?
2. Обязательна ли регистрация печатей ОП и Филиала в соответствующем реестре?
Если обязательна, то в каком именно реестре печатей должна быть зарегитрирована? (в Москве, по месту нахождения головного офиса, или по месту нахождения ОП, Филиала)
3. Какие правовые и налоговые последствия несет печать на документе, не содержащая обязательных реквизитов и нигде не зарегистрированная?
4. Какая из вышепредставленных печатей наиболее отвечает требованиям об оформлении печатей?
Ответ
Назначение печати.
Согласно определениям, используемым в Государственном стандарте Российской Федерации «Печати с воспроизведением государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования»[1] печать – это устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу.
Пунктом 3.25 Государственного стандарта РФ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[2] установлено, что оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
Кроме того, обязательное использование печати организации установлено как формами унифицированных документов, так и рядом правовых норм. Например:
- согласно пункту 5 статьи 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.)
- согласно пункту 2 статьи 338 ГК РФ предмет залога может быть оставлен у залогодателя под замком и печатью залогодержателя.
- обязательный реквизит «место печати» содержится в унифицированных формах товарной накладной (форма N ТОРГ-12); акте о приемке выполненных работ, справке о стоимости выполненных работ и затрат, акте о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения, акте о приостановлении строительства, акте о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (соответственно формы N N КС-2, КС-3, КС-8, КС-17 и КС-18); товарно-транспортной накладной и путевом листе грузового автомобиля (формы N N 1-Т и 4-П,); акте об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35); актах о приеме-передаче основных средств, о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств, о приемке-передаче оборудования в монтаж, о выявленных дефектах оборудования (соответственно формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-16, ОС-3, ОС-15 и ОС-16); акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73); на командировочном удостоверении (форма N Т-10).
- печатью должны быть заверены все формы налоговых деклараций, представляемые организациями (п. 31 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость; пп. 2 п. 3.3 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль организаций)
Юридическое значение печати заключается в удостоверении ее оттиском подлинности подписи лица, управомоченного представлять организацию во внешних отношениях, а также того факта, что соответствующий документ исходит от индивидуально определенной организации как юридического лица, являющегося самостоятельным участником гражданского оборота и субъектом предпринимательского права (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 21 декабря 2010 г. по делу N А56-9593/2010).
Обязательные реквизиты печати.
Гражданский кодекс РФ не содержит норм, регулирующих правила изготовления печати организации. Не содержит таких правил и Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.01 № 129-ФЗ.
Пункт 5 статьи 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.98 № 14-ФЗ обязывает общество иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества; при этом печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Государственным стандартом Российской федерации «Печати с воспроизведением государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования» утверждены обязательные требования к печатям с изображением государственного герба РФ:
«П. 3.4. Вокруг Государственного герба Российской Федерации на расстоянии 1 - 0,1 мм располагается по окружности микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне). Микротекст включает информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН XXXXXXXXXX), а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО XXXXXXXX) и т.п.
П.3.5 «Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках - его краткое наименование (если таковое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН XXXXXXXXXXXXX) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Наименование юридического лица должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного наименования.»
Таким образом, действующим законодательством установлена обязанность юридического лица иметь круглую печать. Обязательными реквизитами печати являются полное фирменное наименование организации на русском языке и указание на место нахождения организации.
В случае, если на печати воспроизводится государственный герб, то обязательными реквизитами печати также являются ИНН и ОГРН организации.
Организация вправе помимо обязательных реквизитов наносить на печать любую дополнительную информацию.
Министерство по налогам и сборам в письме от 21.05.01 № ВГ-6-03-/404 рекомендовало заверять счета-фактуры печатями, содержащими ИНН организации помимо обязательных реквизитов (полное наименование организации на русском языке и местонахождения).
«Организации могут заверять счета - фактуры печатями своих филиалов и обособленных подразделений, в том числе специальными печатями \"для счетов - фактур\". Указанные печати должны содержать все обязательные реквизиты: ИНН организации, полное наименование организации на русском языке, местонахождение организации (субъект Российской Федерации).
Однако ФАС Поволжского округа в Постановлении от 29 июня 2009 г. по делу N А06-6474/2008 указал: то обстоятельство, что на печатях обществ отсутствуют ИНН, КПП контрагента, не имеет самостоятельного правового значения для разрешения возникшего спора, так как местный ведомственный акт г. Москвы, предусматривавший указание на печатях организаций ИНН и КПП, с 8 февраля 2005 г. утратил силу.
Количество печатей.
Количество печатей, которые может иметь организация, законодательством не установлено.
Так, при рассмотрении искового заявления о взыскании арендных платежей суд отклонил довод о несоответствии печати образцам, указав, что законодательство не содержит запретов юридическим лицам иметь более одной печати и такие печати государственной регистрации не подлежат (см. Постановление ФАС Московского округа от 8 октября 2010 г. N КГ-А40/11421-10).
Министерство по налогам и сборам в письме от 21.05.01 № ВГ-6-03-/404 рекомендовало следующие правила изготовления и использования печатей филиалами и обособленными подразделениями организации:
«На печатях филиалов и обособленных подразделений организации, кроме перечисленных реквизитов, указывается наименование структурного подразделения. Порядок использования указанных печатей уполномоченными лицами утверждается распорядительным документом по организации.»
В связи с тем, что действующим законодательством порядок использования печатей не определен, такая практика остается на усмотрение юридических лиц.
Для этих целей при использовании в организации большого количества печатей целесообразно разработать внутренние организационно-распорядительные документы, регулирующие учет, порядок применения и хранения печатей общества, назначить лиц, которым предоставлено право использовать определенные печати, и лиц, ответственных за их хранение. Такими документами могут быть локальные акты (к примеру, положение о печатях организации), приказы, инструкции по использованию.
Регистрация печатей.
Действующее законодательство не содержит требования о регистрации печати общества.
В Москве до 2002 г. существовала процедура обязательной регистрации печатей при создании юридического лица. Ранее при регистрации юридического лица требовалось утверждение эскиза печати в Московской регистрационной палате (Приказ Московской регистрационной палаты от 20 января 1999 г. N 17) с последующей обязательной регистрацией, где указывались бы сведения о реестровом номере, данные о пользователе печати, ее изготовителе, дате и методе изготовления, дополнительных реквизитах и другие, а также размещались бы контрольные оттиски (Распоряжение мэра Москвы от 25 августа 1998 г. N 843-РМ). С передачей функций по регистрации юридических лиц ФНС России процедура регистрации печати стала необязательной.
Юридические лица самостоятельно изготавливают и хранят печати. В настоящее время действует Государственное унитарное предприятие города Москвы \"Московский реестр\", которое предоставляет услуги по изготовлению, регистрации и ликвидации печатей, штампов юридических лиц. При регистрации в Реестре печати присваивается индивидуальный реестровый номер, формируется реестровое дело. Регистрация печати в \"Московском реестре\" осуществляется в добровольном порядке.
Выводы.
1. Обязательные требования к печати организации: круглая форма, указание полного наименования организации на русском языке и местонахождения организации. Организация может включить в печать любые дополнительные реквизиты: ОГРН, ИНН, КПП, наименований обособленных подразделений и их местонахождения, указание на назначение печати и пр.
2. Количество печатей организации законодательно не ограничено. В случае наличия у организации более одной печати целесообразно разработать локальные документы, регулирующие учет, использование, хранение печатей, а также назначить приказом ответственных за печати лиц.
Особое внимание необходимо уделить использованию печатей. Так, если на печати указано ее назначение, например, «для счетов», использование такой печати на иных документах, кроме счетов, может повлечь недействительность заверенных такой печатью документов. Если на печати указано «обособленное подразделение …», то использование такой печати для заверения документов головной организации представляется спорным.[3]
3. Действующее законодательство не содержит требования о регистрации печати общества. По желанию возможна добровольная регистрация печати в организациях, оказывающих подобные услуги.
4. Если документ, требующий обязательного заверения печатью организации, заверен печатью организации, не содержащей обязательных реквизитов, такой документ может быть признан ненадлежаще оформленным.
[1] утвержденным Постановлением Госстандарта России от 25.12.01 № 573-ст
[2] Утверждено Постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст
[3] В частности, ФАС Волго-Вятского округа указал, что документ головной компании не может быть скреплен печатью ее обособленного структурного подразделения, содержащей наименование обособленного подразделения и его местонахождение (Постановление от 16 апреля 2004 г. N А43-10946/2003-25-340).
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
Назад в раздел