Департамент общего аудита о топливных картах

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

05.03.2011

Вопрос

Наша компания собирается закупать топливные карты и передавать их торговым представителям для оплаты бензина на личных автомашинах в производственных целях. Будет установлен лимит на месяц. По картам можно получать отчет об израсходованных суммах, количеству закупленных литров.
Работа носит разъездной характер, в основном по Москве и Московской области.
В офис торговые представители приезжают 1 раз в неделю. Некоторые торговые представители имеют при себе устройство, которое отслеживает маршрут.
1. Каким образом должны оформляться данные операции.
2. Могут ли возникнуть налоговые риски в связи с использование личного транспорта бесплатно. Как оформить операцию, чтобы избежать налоговых рисков.
3. Можно ли оформлять путевой или маршрутный лист не каждый день, а один раз в неделю.
4. Каким образом должны учитываться показания счетчиков автомашины, если транспорт используется как в личных, так и в производственных целях.
5. Можно ли при составлении путевого или маршрутного листа использовать отчет, полученный с устройства, отслеживающего маршрут. Если у торгового представителя такого устройства нет, чем должен отличаться путевой лист.

Ответ

В первую очередь разберемся, как происходят расчеты с применением топливной карты и что она из себя представляет.

На основании заключенного договора с топливной компанией организации выдается топливная пластиковая карта, через которую и будет в дальнейшем вестись учет использованных денежных средств.

Одной из главных особенностей данного способа приобретения топлива является то, что организация должна проплачивать денежные средства авансом. Таким образом, на момент фактической заправки приобретаемое топливо уже оплачено.

На заправке водитель получает на руки терминальный чек, в котором указываются дата и количество залитого в бак топлива.

По истечении месяца топливная компания предоставляет организации отчет о приобретенном топливе, в рассматриваемом случае накладную и акт сверки. Данные указанные в накладной организация сверяет с теми чеками терминалов АЗС, которые ей выдавались при заправке. Делается это для того, чтобы организация могла убедиться в правильности списания суммы денег, фактически причитающихся к уплате, с той, которая была «снята» АЗС при заправке.

Помимо накладной и акта сверки топливная компания также выставляет счет-фактуру.

В целях учета выданных пластиковых топливных карт организации целесообразно вести специальный Журнал учета приема и выдачи топливных карт, в котором будут указываться данные водителей, владеющих пластиковыми картами.

Согласно пункту 1.4 предоставленного Договора поставки топливная карта является собственностью топливной компании, т.е. передается Организации в пользование на время действия договора. Поскольку право собственности на карту не переходит к Организации и у нее отсутствует стоимость, ее получение не отражается в бухгалтерском учете.

Однако топливная карта, по нашему мнению, должна быть отражена на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по стоимости согласованной с топливной компанией. В рассматриваемом случае, на наш взгляд, топливная карта может быть учтена по цене, которую Организация должна будет заплатить в случае ее утраты топливной компании, т.е. 236 рублей (пункт 2.3 Договора поставки).

Согласно пункту 5.4 Договора поставка топлива производится на условиях предварительной оплаты.

Поскольку договором с поставщиком предусмотрено, что право собственности на бензин переходит к организации в момент фактического получения бензина, то обязательства сторон по такому договору будут считаться исполненными только после заправки бензина в бензобак автомобиля лицом - держателем топливной карты.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов[1] оплата счетов поставщиков за приобретаемые материальные ценности по безналичному расчету отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные» в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета».

Следует особо рассмотреть вопрос о том, в какой момент должно производиться оприходование топлива в учете Организации.

Как указано выше, при фактической выборке бензина на АЗС по топливной карте ее держателю выдается терминальный чек, в котором указано количество топлива и дата. Именно по этой дате можно определить переход права собственности на топливо. Поскольку право собственности перешло, топливо должно быть оприходовано на баланс организации. Однако, следует учитывать, что оприходование ТМЦ производится на основании первичных учетных документов, а терминальный чек не является таким документом. Кроме того, следует учитывать, что топливо нельзя оприходовать и по оформленным самой организацией документам (например, приходному ордеру по форме М-4), так как топливо не поступает на склад, а заливается в бак автомобиля и сразу расходуется.

Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, оприходование топлива должно производиться на основании полученной от топливной компании накладной, т.е. в конце месяца.

В пользу такого варианта говорит также следующее.

Согласно пункту 5.2 Договора поставки, стоимость топлива определяется по итогам отчетного периода, т.е. по итогам месяца.

Таким образом, на момент перехода права собственности стоимость топлива ещё не установлена и, соответственно, невозможно определить цену, по которой его приходовать на учет.

Учет топлива ведется в порядке, установленном ПБУ 5/01[2].

Согласно пунктам 5, 6 ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которой признается сумма фактических затрат организации на их приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость (НДС) и иных возмещаемых налогов.

В рассматриваемой ситуации фактическими затратами на приобретение бензина будет являться сумма, уплаченная по договору топливной компании за фактически полученный бензин, без НДС.

Выбранный на АЗС бензин принимается к учету согласно Плану счетов следующими проводками:

Дебет 10.3 Кредит 60 – оприходовано топливо на основании предоставленной топливной компанией накладной;

Дебет 19 Кредит 60 – учтен предъявленный топливной компанией НДС;

Дебет 68 Кредит 19 – принят к вычету НДС.

По общему правилу, сумму НДС, предъявленную продавцом, налогоплательщик имеет право принять к вычету, при одновременном выполнении следующих условий (подпункт 1 пункта 2 статьи 171, пункт 1 статьи 172 НК РФ):

- товар (работа, услуга, имущественное право) используется в операциях подлежащих налогообложению НДС,

- товар (работа, услуга, имущественное право) принят на учет,

- предъявлены первичные документы,

- предъявлен правильно оформленный счет-фактура от продавца.

Основным документом для учета использования ГСМ являются путевые листы, оформленные в установленном порядке за отчетный период. Списание ГСМ производиться на основании путевых листов исходя из фактически выработанного топлива.

В соответствии с пунктом 7 ПБУ 10/99[3] расходы, связанные с приобретением топлива формируют расходы по обычным видам деятельности и учитываются на соответствующих счетах учета затрат:

Дебет 26 (44) Кредит 10.3 – списано израсходованное топливо.

В целях исчисления налога на прибыль, расходы на содержание служебного транспорта, в том числе, затраты на приобретение ГСМ, включаются в состав прочих расходов организации, при условии, что они соответствуют критериям статьи 252 НК РФ(подпункт 11 пункта 1 статьи 264, подпункт 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ).

Следует отметить, что данная норма НК РФ не требует от организации применения каких-либо норм при списании топлива в затраты. Вместе с тем, официальные органы считают, что обоснованность затрат на ГСМ нужно определять с учетом норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утверждаемых Минтрансом России. Так, в настоящий момент действуют нормы, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р.

Такое мнение высказано в письмах Минфина РФ от 03.09.10 № 03-03-06/2/57, от 22.06.10 № 03-03-06/4/61, от 14.01.09 № 03-03-06/1/6, письмах УФНС РФ по г. Москве от 30.12.09 № 16-15/139308, от 03.11.09 № 16-15/115253, от 13.10.09 № 16-15/107268.

1. Могут ли возникнуть налоговые риски в связи с использование личного транспорта бесплатно. Как оформить операцию, чтобы избежать налоговых рисков.

Согласно пункту 1 статьи 689 ГК РФ, по договору безвозмездного пользования одна сторона обязуется передать или передает в безвозмездное временное пользование другой стороне, а последняя обязуется вернуть ту же вещь, в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

Ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (статья 695 ГК РФ).

В соответствии с пунктом 8 статьи 250 НК РФ доход в виде безвозмездно полученных[4] имущественных прав подлежит включению в состав внереализационных доходов.

При получении имущества (работ, услуг) безвозмездно оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений статьи 40 НК РФ, но не ниже определяемой в соответствии с главой 25 НК РФ остаточной стоимости - по амортизируемому имуществу и не ниже затрат на производство (приобретение) - по иному имуществу (выполненным работам, оказанным услугам). Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком - получателем имущества (работ, услуг) документально или путем проведения независимой оценки.

Таким образом, налогоплательщик, получающий по договору в безвозмездное пользование имущество, включает в состав внереализационных доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества.

Аналогичное мнение высказано в письмах УФНС РФ по г. Москве от 24.02.09 № 16-04/016166, от 09.01.08 № 18-11/000184@, письме Минфина РФ от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, от 24.07.08 № 03-03-06/2/91.

Такую же позицию занимают и судьи (пункт 2 Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98, Постановление ФАС Уральского округа от 11.09.06 № Ф09-6958/06-С7 по делу № А34-701/06, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 02.07.08 по делу № А82-11801/2007-14).

Учитывая вышесказанное, в случае, учета дохода от безвозмездного пользования имущества при исчислении налога на прибыль с учетом положений статьи 40 НК РФ, у организации не возникает налогового риска. В ином случае, у организации возникает риск доначисления налога на прибыль, штрафа и пеней.

Рассмотрим иные варианты оформления использования автомобиля сотрудника.

Аренда.

Согласно статье 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику. Арендодателями могут быть также лица, управомоченные законом или собственником сдавать имущество в аренду (статья 608 ГК РФ).

ГК предусматривает два вида договора аренды транспортного средства – с экипажем и без экипажа. Рассмотрим оба варианта.

Аренда транспортного средства с экипажем.

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (статья 632 ГК РФ).

В соответствии со статьей 634 ГК РФ обязанность по поддержанию надлежащего состояния транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей, возложена на арендодателя в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем. А арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды, несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (статья 636 ГК РФ).

Расходы которые согласно договору аренды возложены на арендатора он вправе учесть при исчислении налога на прибыль при условии их соответствия критериям статьи 252 НК РФ (подпункты 2, 10 пункта 1 статьи 264, подпункт 2 пункт 1 статьи 253, пункт 1 статьи 255 НК РФ).

Для документального подтверждения расходов по договору аренды автомобиля у сотрудника организации необходимы:

1. договор аренды;

2. документально подтвержденные права работника в отношении транспорта (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);

3. копия технического паспорта транспортного средства;

4. путевые листы, чеки на бензин и т.д.

Следует обратить внимание, что договор аренды транспортного средства с экипажем предполагает, что собственник предоставляет организации не только право пользоваться машиной, но и оказывает услуги по управлению и технической эксплуатации. Такая ситуация влечет для организации дополнительное налоговое бремя в виде уплаты страховых взносов, так как услуги по вождению и технической эксплуатации подлежат обложению страховыми взносами (за исключением взносов в ФСС РФ) (пункт 1 статьи 7, пункт 3 статьи 9 Закона 212-ФЗ[5]). Страховыми взносами не облагается только арендная плата (пункт 3 статьи 7 Закона 212-ФЗ). Поэтому налоговые органы требуют, чтобы в таком договоре были указаны две суммы: величина арендной платы и стоимость услуг водителя.

В связи с этим, заключать договор транспортного средства с экипажем не всегда выгодно. К тому же с работником, чей автомобиль собирается использовать организация, и так уже заключен трудовой договор. Следовательно, оформлять с ним еще и договор на возмездное оказание услуг, на наш взгляд, экономически нецелесообразно.

В соответствии с пунктом 1 статьи 5 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» выплаты по договорам гражданско-правового характера облагаются взносами от несчастных случаев на производстве, в случае если это предусмотрено гражданско-правовым договором на оказание услуг.

Полученное по договору аренды вознаграждение является доходом физического лица, который подлежит налогообложению НДФЛ в соответствии с подпунктом 4 пун6кта 1 статьи 208 и пункта 1 статьи 209 НК РФ. В связи с этим согласно пункту 1 статьи 226 НК РФ организация-арендатор признается налоговым агентом. При фактической выплате дохода арендодателю организация обязана исчислить, удержать и уплатить НДФЛ в бюджет.

Аренда транспортного средства без экипажа.

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (статья 642 ГК РФ). Согласно статье 644 ГК РФ арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.

В соответствии со статьей 645 ГК РФ арендатор транспортного средства без экипажа своими силами осуществляет как коммерческую, так и техническую эксплуатацию транспортного средства. Кроме того, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (статья 646 ГК РФ).

Расходы, возложенные согласно условиям договора на арендатора, он вправе принять в целях налога н6а прибыль в случае их соответствия статье 252 НК РФ (подпункты 2, 10 пункта 1 статьи 264, подпункт 2 пункт 1 статьи 253 НК РФ).

1. договор аренды;

3. копия технического паспорта транспортного средства;

4. путевые листы, чеки на бензин и т.д.

Как уже было указано выше, арендная плата не облагается страховыми взносами в соответствии с пунктом 3 статьи 7 Закон6а 212-ФЗ. Также в соответствии с пунктом 1 статьи 5 Закон6а № 125-ФЗ арендная плата не подлежит обложению страховыми взносами от несчастных случаев на производстве.

Выплаты по договору аренды без экипажа подлежит налогообложению НДФЛ в том же порядке, что и выплаты по договору аренды с экипажем.

Компенсация за использование личного транспорта.

В случае, если у организации отсутствует договор с сотрудником об аренде или безвозмездном использовании транспортного средства, организация имеет право выплатить ему компенсацию понесенных им расходов.

Нормы компенсации установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92[6] за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:

- до 2000 куб. см включительно - 1200 руб. в месяц;

- свыше 2000 куб. см - 1500 руб. в месяц.

Вместе с этим, помимо установленных указанным постановлением размеров компенсаций за использование личного автотранспорта, организация может самостоятельно установить свои нормы компенсаций. Нормативного документа, регулирующего порядок расчета размера компенсаций на данный момент нет, поэтому организации самостоятельно могут определять различные критерии, влияющие на размер компенсации, например, рыночная стоимость обслуживания автомобиля или интенсивность его использования.

Однако необходимо отметить, что согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ при исчислении налога на прибыль в расходы включаются затраты только в пределах норм установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92. Согласно многочисленным разъяснениям официальных органов сумма компенсации включает в себя возмещение всех затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт), поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой и не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.07 № 20-12/016776, МНС России от 02.06.04 № 04-2-06/419@). Сумма компенсации, превышающая установленный Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92 размер, не учитывается при исчислении налога на прибыль в соответствии с пунктом 38 статьи 270 НК РФ.

В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ все виды компенсаций (в том числе компенсации за использование автомобиля работника в служебных целях) не облагаются страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ. Поскольку специальных норм в отношении выплат компенсаций работникам за использование личного транспорта, в пределах которых не начисляются страховые взносы, действующим законодательством не предусмотрено, от обложения страховыми взносами освобождается вся сумма компенсации, выплачиваемая работнику на основании заключенного соглашения. Этот вывод косвенно подтверждает письмо Минздравсоцразвития РФ от 27.02.10 № 406-19, из которого следует, что указанная выше норма Закона № 212-ФЗ, касающаяся компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, применяется в совокупности с положениями ТК РФ.

Согласно статье 188 ТК РФ размер возмещения расходов при использовании личного имущества работника определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Следовательно, вся сумма компенсация, установленная сторонами трудового договора, не подлежит обложению страховыми взносами.

Аналогичная ситуация и с обложением страховыми взносами от несчастных случаев на производстве. Согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Однако нормы компенсации законодательством не установлены. Следовательно, по нашему мнению, от обложения страховыми взносами освобождается сумма компенсации установленная сторонами трудового договора.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку главой 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения положений пункта 3 статьи 217 НК РФ, на наш взгляд, следует руководствоваться нормами статьи 188 ТК РФ.

Выплата компенсаций на основании установленных норм, должна оформляется следующими документами:

1. трудовой договор или дополнительное соглашение между работником и работодателем (статья 188 ТК РФ), в котором определяются размер возмещения расходов; вид и характеристики автомобиля; порядок его использования; порядок возмещения расходов, связанных с использованием автомобиля (виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.); срок использования автомобиля;

3. приказ руководителя организации, в котором указываются размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования транспортного средства, а также обосновывается необходимость использования личного автомобиля в служебных целях. Документом, подтверждающим такую необходимость, также может служить должностная инструкция сотрудника, работа которого связана с постоянными служебными разъездами;

4. копия технического паспорта транспортного средства;

5. путевые листы, чеки на бензин и т.д.

Обязательность наличия документов, указанных в трех последних пунктах, подтверждается письмом МНС РФ от 02.06.04 № 04-2-06/419@ и письмом Минфина РФ от 16.05.05 № 03-03-01-02/140.

Проведем краткий сравнительный анализ порядка налогообложения операций при различных вариантах оформления отношений с сотрудником при использовании его личного автомобиля в служебных целях:

Налог	Договор аренды автомобиля		Договор безвозмездного пользования автомобилем	Компенсация за использование личного автомобиля
Налог	с экипажем	без экипажа	Договор безвозмездного пользования автомобилем	в пределах нормы	сверх нормы
Налог на прибыль	Уменьшают налогооблагаемую прибыль суммы расходов, обязанность нести которые возложена на арендатора условиями договора аренды	Уменьшают налогооблагаемую прибыль суммы расходов, обязанность нести которые возложена на арендатора условиями договора аренды	Уменьшают налого-облагаемую прибыль все затраты, связанные с эксплуатацией и содержанием автомобиля. При этом у организации возникает налогооблагаемый доход от безвозмездного использования имущества	Уменьшает налогооблагаемую прибыль	Не уменьшает налогооблагаемую прибыль
НДФЛ	Облагается	Облагается	Не облагается	Не облагается	Не облагается
Страховые взносы	Сумма арендной платы не облагается; выплаты за оказание услуг по управлению автомобилем облагаются	Не облагается	Не облагается	Не облагается	Не облагается
Взносы по «травматизму»	Сумма арендной платы не облагается; выплаты за оказание услуг по управлению автомобилем облагаются, если это предусмотрено договором	Не облагается	Не облагается	Не облагается	Не облагается

2. Можно ли оформлять путевой или маршрутный лист не каждый день, а один раз в неделю.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.08 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

В соответствии с пунктом 3 данного документа путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (пункт 4 Приказа № 152).

Пунктом 10 Приказа № 152 установлено, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

Таким образом, документ, регламентирующий содержание и порядок заполнения путевых листов, прямо предусматривает возможность оформления путевого листа не только на один день, но и более длительный период.

3. Каким образом должны учитываться показания счетчиков автомашины, если транспорт используется как в личных, так и в производственных целях.

Как было указано выше, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве.

Согласно пункту 6 Приказа № 152 сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Таким образом, обязательные сведения о транспортном средстве включают в себя информацию о показаниях счетчика автомобиля при выезде и заезде транспортного средства на постоянную площадку, т.е. на начало и конец смены.

Кроме этих сведений Приказ № 152 не предусматривает обязательное указание иной информации.

Вместе с тем, следует отметить, что для признания расходов в целях налога на прибыль организации должна подтвердить соответствие этих расходов требованиям статьи 252 НК РФ, в том числе, экономическую обоснованность расходов.

Ранее, до выхода Приказа № 152, официальные органы в своих разъяснениях указывали, что путевые листы должны составляться таким образом, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

Такое мнение высказано в письме Минфина РФ от 20.02.06 № 03-03-04/1/129, письмах УФНС РФ по г. Москве от 13.11.06 № 20-12/100253, от 19.06.06 № 20-12/54213@.

Учитывая данные разъяснения, на наш взгляд, организация может внести дополнительный раздел в форму путевого листа, в котором бы фиксировались сведения о том, когда автомобиль использовался в производственных целях.

4. Можно ли при составлении путевого или маршрутного листа использовать отчет, полученный с устройства, отслеживающего маршрут. Если у торгового представителя такого устройства нет, чем должен отличаться путевой лист.

По нашему мнению, отчет устройства отслеживающего маршрут, может служить дополнением к путевому листу, но не может заменять его при заполнении обязательных сведений путевого листа. В отношении дополнительных сведений, подтверждающих производственную направленность использования автомобиля, следует отметить, что, на наш взгляд, в случае, если такой отчет содержит указанные сведения, то соответствующий раздел в путевом листе может не заполняться.

[1]Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н.

[2]Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденное Приказом Минфина РФ от 09.06.01 № 44н.

[3] Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденное Приказом Минфина РФ от 06.05.99 № 33н.

[4] Для целей главы 25 НК РФ имущество (работы, услуги) или имущественные права считаются полученными безвозмездно, если получение этого имущества (работ, услуг) или имущественных прав не связано с возникновением у получателя обязанности передать имущество (имущественные права) передающему лицу (выполнить для передающего лица работы, оказать передающему лицу услуги) (пункт 2 статьи 248 НК РФ)..

[5] Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

[6] Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел