Департамент общего аудита об обучении сотрудников английскому языку

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

28.09.2012

Вопрос

В этом году наша компания взяла на себя затраты на обучение сотрудников английскому языку.
Занятия проходят в специализированной компании «Биг Бэн».
Обучаются сотрудники компании из разных подразделений: бухгалтерия, менеджеры по продажам, генеральный директор, менеджер отдела логистики, менеджер по продажам.
Вопрос состоит в том, можем ли мы принять на затраты данные расходы?
Мы нашли, что можем, но нужно доказать экономическую эффективность.
Как это доказать? Нужен какой-то документ оправдательный или расчет?

Ответ

Налог на прибыль.

В соответствии с подпунктом 23 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников налогоплательщика в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 264 НК РФ.

Пунктом 3 статьи 264 НК РФ установлено, что расходы налогоплательщика на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников налогоплательщика включаются в состав прочих расходов, если:

1) обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональная подготовка и переподготовка работников налогоплательщика осуществляются на основании договора с российскими образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус;

Таким образом, в случае, если работодатель оплачивает профессиональную подготовку своих работников, с которыми заключены трудовые договоры, расходы могут быть приняты в целях исчисления налога на прибыль в том случае, если обучение осуществляется на основании договора с российским образовательным учреждением, имеющим соответствующую лицензию.

Как следует из вопроса, сотрудники проходят обучение в сети лингвистических школ «BIG BEN». Из сведений, представленных на официальном сайте Школы, следует, что на все образовательные программы имеются лицензии департамента образования.

Таким образом, по нашему мнению, условия, необходимые для признания расходов по обучению сотрудников иностранному языку в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 27 пункта 1 статьи 264 НК РФ, выполняются.

При этом хотелось бы обратить Ваше внимание на следующее.

В силу пункта 1 статьи 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль в составе расходов учитываются затраты, удовлетворяющие следующим критериям:

- экономически обоснованы и направлены на получение дохода;

- документально подтверждены.

Экономическое обоснование и направленность на получение дохода.

В первую очередь отметим, что Конституционный Суд в Определениях от 16.12.08 № 1072-О-О, от 04.06.07 № 320-О-П и от 04.06.07 № 366-О-П разъяснил основные моменты, связанные с толкованием понятий оправданности и экономической обоснованности и применением норм статьи 252 НК РФ:

1. Расходы являются оправданными и экономически обоснованными, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом имеет значение лишь цель и направленность такой деятельности, а не ее результат (абз. 7, 8 п. 2 Определения N 1072-О-О, абз. 3, 4 п. 3 Определения N 320-О-П, абз. 3, 4 п. 3 Определения N 366-О-П).

2. Экономическая оправданность расходов не может оцениваться исходя из их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата (абз. 9 п. 2 Определения N 1072-О-О, абз. 5 п. 3 Определения N 320-О-П, абз. 5 п. 3 Определения 366-О-П).

3. Целесообразность, рациональность, эффективность финансово-хозяйственной деятельности вправе оценивать лишь налогоплательщик единолично, поскольку он осуществляет деятельность самостоятельно и на свой риск. Так, исходя из принципа свободы предпринимательской деятельности, суды не призваны проверять экономическую целесообразность принимаемых налогоплательщиком решений в сфере бизнеса (абз. 9, 10 п. 2 Определения N 1072-О-О, абз. 5, 6 п. 3 Определения N 320-О-П, абз. 5, 6 п. 3 Определения N 366-О-П, Определение ВАС РФ от 12.08.2008 N 9783/08).

4. Все произведенные организацией расходы изначально предполагаются обоснованными. Доказать их необоснованность должны именно налоговые органы (абз. 11, 13 п. 2 Определения N 1072-О-О, абз. 7, 9 п. 3 Определения N 320-О-П, абз. 7, 9 п. 3 Определения N 366-О-П).

В рассматриваемом нами случае обучение английскому языку будут проходить сотрудники следующих специальностей:

- генеральный директор;

- бухгалтеры;

- менеджеры по продажам;

- менеджеры отдела логистики.

По имеющимся у нас данным Ваша Организация входит в группу международных компаний, представляющих свою продукцию на мировом рынке. Основной офис компании находится в Германии. Очевидно, что организацией предпринимательской деятельности компании на территории РФ, выработкой определенной политики, расширением рынка сбыта занимается головной офис, находящийся на территории иностранного государства. Соответственно, знание языка руководством Вашей Организации, отделами продаж, логистики, бухгалтерии, на наш взгляд, является обоснованным в целях коммуникации сотрудников головного офиса, а также, возможно, офисов, находящихся в других странах, по различным вопросам, связанным с деятельностью международной компании. В этом случае английский язык является наиболее приемлемым, в силу широкого применения его во всем мире.

На основании изложенного, считаем, что расходы Организации по оплате обучения сотрудников иностранному языку являются обоснованными и направленными на получение дохода.

Документальное подтверждение.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

По нашему мнению, в рассматриваемом нами случае Организации необходимо документально подтвердить тот факт, что сотруднику необходимо знание английского языка при выполнении трудовых функций, а также подтвердить факт оказания услуг по обучению и сумму понесенных расходов.

На наш взгляд, необходимость получения знаний в области английского языка может быть документально оформлена приказом, распоряжением руководителя организации, в котором необходимо указать, по какой причине и сотрудников каких специальностей необходимо обучить английскому языку. В качестве причины можно указать необходимость общения с сотрудниками головного офиса, обмен опытом, ведения бизнес-процессов, работа с документами составленными на иностранном языке, ведение переговоров, составление документов/отчетов, представляемых в головной офис и прочее и прочее.

Унифицированная форма такого рода приказов отсутствует, поэтому, считаем, что он может быть составлен в произвольной форме, с указанием необходимых реквизитов[2], предусмотренных нормами пункта 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ.

Документальным обоснованием расходов на обучение будет также являться:

- договор на обучение;

- акт выполненных работ;

- копия лицензии.

Из официальных разъяснений фискальных органов также следует, что налогоплательщики вправе учесть расходы на обучение сотрудников английскому языку, в случае, если такая необходимость возникла в производственных целях.

При этом высказываются противоречивые мнения относительно того, нужно ли условие об обучении сотрудников прописывать в трудовом и (или) коллективном договоре.

Так, в Письме УФНС РФ по г. Москве от 19.08.08 № 21-11/077579@ было отмечено следующее:

«…Согласно ст. 196 ТК РФ работодатель проводит профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям в организации, а при необходимости - в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Следовательно, если коллективным договором (соглашением, трудовым договором) предусмотрено обучение сотрудников организации иностранному языку в рамках программы подготовки (переподготовки) и это обучение способствует повышению квалификации и более эффективному использованию подготавливаемых (переподготавливаемых) специалистов для работы в данной организации, то расходы, связанные с обучением, учитываются в целях налогообложения прибыли.

В случае если знания и опыт работы, полученные сотрудником в связи с повышением квалификации, не применяются в рамках деятельности организации, направленной на получение доходов, то расходы на повышение квалификации сотрудника (в том числе обучение иностранным языкам) организация не вправе учитывать для целей налогообложения прибыли».

При этом в Письме Минфина РФ от 21.12.11 № 03-03-06/2/200 о необходимости указания на факт обучения сотрудников в трудовом и (или) коллективном договоре не упоминается:

«Вопрос: ЗАО является организацией со стопроцентным участием иностранного капитала и входит в группу компаний, включающую дочерние организации в разных странах мира с головным офисом, находящимся за границей РФ.

Ежедневно работники организации общаются с иностранными коллегами из головного офиса и других подразделений группы, а также с иностранными партнерами по вопросам ведения бизнеса. Работники организации также обрабатывают большое количество документов, составленных на иностранном языке.

Кроме того, в составе руководства организации имеются высококвалифицированные иностранные специалисты, которые не владеют русским языком.

В целях улучшения качества исполнения трудовых обязанностей работниками с учетом специфики их работы руководством организации принято решение об организации курсов изучения иностранного языка. Организация заключила договор со специализированным учреждением, имеющим лицензию на право ведения образовательной деятельности, которое будет осуществлять процесс обучения работников. По окончании обучения работникам выдается сертификат, подтверждающий факт прохождения ими курсов иностранного языка.

Оплата обучения работников проводится за счет работодателя и связана с исполнением работниками трудовых обязанностей.

Возможно ли при исчислении налога на прибыль учитывать расходы на организацию курсов иностранного языка для работников, которые для исполнения своих трудовых обязанностей должны использовать иностранный язык?

Ответ: В соответствии со ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников налогоплательщика в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 264 НК РФ.

Согласно п. 3 ст. 264 НК РФ расходы налогоплательщика на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников налогоплательщика включаются в состав прочих расходов, если:

2) обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку проходят работники налогоплательщика, заключившие с налогоплательщиком трудовой договор, либо физические лица, заключившие с налогоплательщиком договор, предусматривающий обязанность физического лица не позднее трех месяцев после окончания указанного обучения, профессиональной подготовки и переподготовки, оплаченных налогоплательщиком, заключить с ним трудовой договор и отработать у налогоплательщика не менее одного года.

Налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие расходы на обучение, в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены налогоплательщиком, в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее четырех лет.

Исходя из текста обращения налогоплательщик заключил договор со специализированным учреждением, имеющим лицензию на право ведения образовательной деятельности, которое будет осуществлять процесс обучения работников налогоплательщика.

Учитывая изложенное, расходы по оплате курсов изучения иностранного языка уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций на основании пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ».

Из анализа арбитражной практики не следует, что условия, касающиеся возможности обучения сотрудников, должны быть прописаны в трудовых договорах:

1. Постановление ФАС Московского округа от 13.05.08 № КА-А40/3775-08 по делу № А40-32543/07-75-182:

«Отклоняя довод Инспекции о том, что заявитель неправомерно отнес на расходы затраты на обучение сотрудников иностранному языку, суд установил, что право налогоплательщика на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль на расходы по обучению иностранному языку основано на действующем законодательстве.

Подп. 23 п. 1 и п. 3 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации предусматривает отнесение расходов на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с образовательными учреждениями к прочим расходам, связанных с реализацией.

В соответствии с п. 3 ст. 264 Кодекса расходы, произведенные на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с образовательными учреждениями (в том числе, с повышением квалификации кадров), учитываются в целях налогообложения при соблюдении указанных в данной статье условий.

Признавая право налогоплательщика на уменьшение налогооблагаемой базы на сумму расходов на обучение сотрудников иностранному языку, суд обоснованно учитывал положения ст. 196 ТК РФ и Устава Общества и специфику деятельности заявителя, сопряженной с работой с документами, составленными на иностранном языке.

Факт оказания услуг подтверждается представленными договорами, счетами-фактурами, актами и налоговым органом не оспаривается».

2. Постановление ФАС Московского округа от 26.10.09 № КА-А40/11106-09 по делу № А40-77324/08-142-371:

«Обоснованно отклонены судами и доводы налогового органа о том, что расходы по обучению менеджера Груздевой В.К. иностранному языку в сумме 33.750 руб. не отвечают нормам ст. 252 НК РФ и не являются для заявителя документально подтвержденными, экономически оправданными и связанными с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

Суды указали, что затраты общества подтверждены договором с негосударственным образовательным учреждением \"ДенисСкул\" (исполнитель) N 005/152-6 от 08.02.2006 г., предметом которого является обучение английскому языку сотрудника заявителя по программе подготовки к экзамену ОМАТ и GRE в объеме 25 академических часов, копией лицензии (выдана департаментом образования города Москвы серия А N 181617, регистрационный номер 018589) и приказами Генерального директора заявителя о приеме сотрудницы на работу и о направлении ее на обучение.

Суды, руководствуясь ст. ст. 252, 264 НК РФ, пришли к правильному выводу, что анализ представленных в дело доказательств, опровергает доводы инспекции об экономической необоснованности затрат заявителя на обучение штатной сотрудницы, в связи с чем, решение налогового органа в указанной части является незаконным».

НДФЛ.

В соответствии с нормой пункта 21 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ суммы платы за обучение налогоплательщика по основным и дополнительным общеобразовательным и профессиональным образовательным программам, его профессиональную подготовку и переподготовку в российских образовательных учреждениях, имеющих соответствующую лицензию, либо иностранных образовательных учреждениях, имеющих соответствующий статус.

На основании изложенного, считаем, что в рассматриваемом нами случае, расходы по обучению сотрудников не подлежат обложению НДФЛ.

Аналогичная точка зрения высказана в Письме Минфина РФ от 21.12.11 № 03-03-06/2/200.

Страховые взносы.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ[3] не подлежат обложению страховыми взносами для организаций суммы платы за обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, в том числе за профессиональную подготовку и переподготовку работников.

Данная позиция подтверждается и официальными разъяснениями.

Письмо ФСС РФ от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985:

«Вопрос. Включаются ли в объект для начисления страховых взносов суммы оплаты за обучение работников на курсах английского языка?

Ответ. Пунктом 12 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ и пп. 13 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ определено, что не подлежат обложению страховыми взносами суммы платы за обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, в том числе за профессиональную подготовку и переподготовку работников.

Необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд согласно ст. 196 ТК РФ определяет работодатель.

Работодатель проводит профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации работников, обучение их вторым профессиям в организации, а при необходимости - в образовательных учреждениях начального, среднего, высшего профессионального и дополнительного образования на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Оплата обучения работника, проводимого по инициативе работодателя, с целью более эффективного выполнения им трудовых обязанностей, вне зависимости от формы такого обучения, не подлежит обложению страховыми взносами на основании ст. 9 Закона N 212-ФЗ и ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ».

Письмо Минздравсоцразвития РФ от 06.08.10 № 2538-19:

«5. О начислении страховых взносов на суммы оплаты, обучения работников (курсы обучения, английскому языку)

Пунктом 12 части первой статьи 9 Федерального закона N 212-ФЗ определено, что не подлежат обложению страховыми взносами суммы платы за обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, в том числе за профессиональную подготовку и переподготовку работников.

Оплата обучения работника, проводимого по инициативе работодателя, с целью более эффективного выполнения им трудовых обязанностей, вне зависимости от формы такого обучения, не подлежит обложению страховыми взносами на основании статьи 9 Федерального закона N 212-ФЗ».

Подводя итоги изложенному, на наш взгляд, расходы на обучение сотрудников иностранному языку в рассматриваемом случае учитываются в целях исчисления налога на прибыль, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Для документального обоснования суммы понесенных расходов, на наш взгляд, необходимо обеспечить наличие следующих документов:

- приказ (распоряжение) руководителя Организации о проведении обучения сотрудников. При этом в приказе целесообразно указать причины обучения, цели, список сотрудников, проходящих обучение;

- договор с образовательным учреждением;

- акт оказанных услуг;

- копию лицензии образовательного учреждения.

В целях минимизации налоговых рисков необходимость проведения обучения можно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору и/или в коллективном договоре, однако, на наш взгляд, данное условие не является обязательным для правомерного признания расходов на обучение в целях налогового учета.

[1] либо физические лица, заключившие с налогоплательщиком договор, предусматривающий обязанность физического лица не позднее трех месяцев после окончания указанного обучения, профессиональной подготовки и переподготовки, оплаченных налогоплательщиком, заключить с ним трудовой договор и отработать у налогоплательщика не менее одного года. В случае, если трудовой договор между указанным физическим лицом и налогоплательщиком был прекращен до истечения одного года с даты начала его действия, за исключением случаев прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (статья 83 ТК РФ), налогоплательщик обязан включить во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором прекратил действие данный трудовой договор, сумму платы за обучение, профессиональную подготовку или переподготовку соответствующего физического лица, учтенную ранее при исчислении налоговой базы. В случае, если трудовой договор физического лица с налогоплательщиком не был заключен по истечении трех месяцев после окончания обучения, профессиональной подготовки или переподготовки, оплаченных налогоплательщиком, указанные расходы также включаются во внереализационные доходы отчетного (налогового) периода, в котором истек данный срок заключения трудового договора.

[2] а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

[3] Федеральный закон «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» от 24.07.09 № 212-ФЗ.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел