Департамент банковского аудита о бухгалтерском учете расходов на внедрение системы электронных пропусков

Мнение консультантов.

Пунктом 1.2 Части I Положения № 385-П к основным задачам бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, отнесено:

• формирование детальной, достоверной и содержательной информации о деятельности кредитной организации и ее имущественном положении, необходимой пользователям бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• ведение подробного, полного и достоверного бухгалтерского учета всех банковских операций, наличия и движения требований и обязательств, использования кредитной организацией материальных и финансовых ресурсов;

Подпункт 1.12.12 пункта 1.12 Части I Положения № 385-П относит к качественным характеристикам бухгалтерского учета в кредитных организациях подход, основанный на том, что ценности и документы, отраженные в учете по балансовым счетам, по внебалансовым счетам не учитываются, за исключением случаев, предусмотренных Положением № 385-П и нормативными актами Банка России.

Как понимают консультанты, Банк намерен внедрить систему электронных пропусков для сотрудников. В связи с этим на текущий момент приобретены заготовки пластиковых карт, которые в последующем будут закодированы и выданы сотрудникам.

Методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах, нематериальных активах, материальных запасах, недвижимости, временно не используемой в основной деятельности, кредитной организации (далее по тексту - имущество) определены в Приложении 9 к Положению № 385-П (далее по тексту – Приложение 9), в соответствии с пунктом 1.6 которого первоначальной стоимостью имущества (за исключением нематериальных активов), приобретенного за плату, в том числе бывшего в эксплуатации, признается сумма фактических затрат кредитной организации на сооружение (строительство), создание (изготовление), приобретение, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования.

Согласно пункту 5.1 Приложения 9 материальные ценности (за исключением учитываемых в соответствии с Приложением 9 в составе основных средств), используемые для оказания услуг, управленческих, хозяйственных и социально-бытовых нужд учитываются в составе материальных ценностей.

Учет материальных запасов производится на счетах второго порядка к балансовому счету 610 «Материальные запасы», с учетом, в частности, следующего:

на счете 61008 «Материалы» учитываются однократно используемые (потребляемые) для оказания услуг, хозяйственных нужд, в процессе управления, технических целей материальные запасы. На этом же счете учитываются запасы топлива и горюче-смазочных материалов (в том числе и в виде талонов на них), тара, упаковочные материалы, бумага, бланки, кассеты, дискеты и другие носители, предназначенные для хранения информации.

Согласно пункту 5.4 Приложения 9 аналитический учет материальных запасов ведется в разрезе объектов, предметов, видов материалов, материально ответственных лиц и по местам хранения.

Внебалансовый счет 91202 «Разные ценности и документы», как это определено пунктом 9.19 Части II Положения № 385-П, предназначен для учета разных ценностей и документов, а также неперсонализированных и персонализированных карт, хранящихся в хранилище ценностей. Указанные объекты принимаются к учету на счет 91202 по номинальной стоимости, если она известна, или в условной оценке 1 рубль за каждый документ, платежную карту, принятые ценности, если номинальная стоимость не указана. В соответствии с пунктом 19.4 Положения № 318-П виды ценностей, хранящихся в хранилище ценностей, и порядок их хранения определяются кредитной организацией.

Таким образом, вопрос об отражении либо не отражении заготовок карт в рассматриваемом случае зависит от установленного в Банке порядка хранения аналогичных ценностей: хранятся ли они в хранилище ценностей Банка либо на складе.

В первом случае заготовки карт подлежат отражению по счету 91202 в условной оценке 1 рубль за штуку в момент приема их на хранение в хранилище, с последующим списанием при передаче ответственному лицу для программирования и выдачи работникам Банка. Если заготовки карт не предусмотрено хранить в хранилище ценностей, их учет на внебаласовом счете 91202 не ведется.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме фактических затрат кредитной организации на их приобретение, определяемой в соответствии с пунктами 1.6 – 1.9 Приложения 9. Это установлено пунктом 5.2 Приложения 9. При передаче материальных запасов в эксплуатацию или на основании соответствующим образом утвержденного отчета материально ответственного лица об использовании материальных запасов, их стоимость списывается на расходы в порядке, установленном руководителем кредитной организации (Пункт 5.5 Приложения 9).

Для Банка стоимость фактических затрат на изготовление электронного пропуска, как объекта учета, складывается из стоимости приобретения заготовок карт и затрат на программирование. В этой оценке, на наш взгляд, пропуска должны быть учтены на балансовом счете 61008. Разделение в учете затрат на приобретение «пластика» и программирование пропусков мы считаем экономически неверным.

По мнению консультантов, приведенной логикой следует руководствоваться и при выборе символа Отчета о финансовых результатах (далее по тексту - ОФР), на который будут отнесены расходы на приобретение (изготовление) электронных пропусков при их передаче работникам для использования.

Расходы на приобретение (изготовление) электронных пропусков относятся к расходам, связанным с обеспечением деятельности кредитной организации, носящим общеорганизационный характер. Согласно пункту 5.11 Приложения 3 к Положению № 385-П (далее по тексту - Приложение 3) расходы данной категории отражаются в зависимости от вида расходов по соответствующим символам раздела 6 «Расходы, связанные с обеспечением деятельности кредитной организации» главы II «Расходы» ОФР. При этом, отнесение расходов к тому или иному виду осуществляется кредитной организацией самостоятельно, исходя из их сути.

По символу 26302 «Расходы на содержание основных средств и другого имущества (включая коммунальные расходы)» ОФР, как правило, учитываются расходы на ремонт основных средств и иного имущества, коммунальные и иные платежи, связанные с содержанием имущества, за исключением охраны, и т.п. Рассматриваемые в настоящем ответе затраты к данному виду расходов, по нашему мнению, не относятся.

Право пользования объектом интеллектуальной собственности возникает на основании лицензионного договора, заключаемого между правообладателем (лицензиар) и пользователем (лицензиат). Это следует из содержания пункта 1 статьи 1286 ГК РФ. В возмездном лицензионном договоре должен быть указан размер вознаграждения за использование произведения или порядок исчисления такого вознаграждения (пункт 3 статьи 1286 ГК РФ). Пользователю программы для электронно-вычислительных машин (далее по тексту - ЭВМ) или базы данных наряду с правами, принадлежащими в силу статьи 1280 ГК РФ[1], по лицензионному договору может быть предоставлено право использования программы для ЭВМ или базы данных в предусмотренных договором пределах.

Как мы понимаем приведенную Банком информацию, в рассматриваемом случае речь идет об оказании услуги кодирования заготовок пропусков, а не о предоставлении Банку права пользования программой для ЭВМ. В связи с этим, для использования символа 26304 «Плата за право пользования объектами интеллектуальной собственности» для учета затрат по программированию электронных пропусков, нет оснований.

Из всех поименованных Банком в тексте вопроса символов ОФР наиболее подходящим для учета затрат на приобретение электронных пропусков является символ 26403 «Охрана» ОФР. Вместе с тем, мы считаем, что использование этого символа безусловно справедливо, если целью введения электронных пропусков является исключительно обеспечение безопасности. Однако, если помимо безопасности преследуется цель контроля времени присутствия работников на рабочих местах, затраты на их приобретение (изготовление), по мнению консультантов, более корректно учесть по символу 26412 «Другие организационные и управленческие расходы» ОФР.

Документы и литература.

1. ГК РФ – Гражданский кодекс Российской Федерации (ч.I) от 30.11.1994г. № 51-ФЗ, (ч.II) от 26.01.1996г. № 14-ФЗ, (ч. III) от 26.11.2001г. № 146-ФЗ, (ч. IV) от 18.12.2006г. № 230-ФЗ;

2. Положение № 385-П – Положение Банка России от 16.07.2012г. № 385-П «О правилах ведения бухгалтерского учёта в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»;

3. Положение № 318-П – Положение Банка России от 24.04.2008г. № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_banki