Департамент Общего аудита по вопросу документов, подтверждающих понесенные подотчетными лицами расходы

В соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ[1] контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Вместе с этим, Федеральный закон № 54-ФЗ предусматривает ряд исключений в отношении применения ККТ.

Так, в соответствии с пунктом 2 статьи 2 Федерального закона № 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения устанавливается Правительством Российской Федерации.

БСО должен содержать следующие реквизиты (пункт 3 Постановления Правительства РФ от 06.05.08 № 359[2]):

а) наименование документа, шестизначный номер и серия;

б) наименование и организационно-правовая форма - для организации;

фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;

в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

д) вид услуги;

е) стоимость услуги в денежном выражении;

ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

з) дата осуществления расчета и составления документа;

и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Также пунктом 3 статьи 2 Федерального закона № 54-ФЗ установлено, что организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при осуществлении видов деятельности, предусмотренных данным пунктом.

При этом в силу пункта 2.1 статьи 2 Федерального закона № 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных пунктом 2 статьи 346.26 НК РФ, и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками, применяющими патентную систему налогообложения, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, в отношении которых законами субъектов Российской Федерации предусмотрено применение патентной системы налогообложения, и не подпадающие под действие пунктов 2 и 3 настоящей статьи, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Указанный документ выдается в момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать следующие сведения:

-наименование документа;

-порядковый номер документа, дату его выдачи;

-наименование для организации (фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя);

-идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;

-наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

-сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;

-должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Таким образом, учитывая вышеизложенное, не применять ККТ имеют право:

1. организации или ИП, применяющие БСО при оказании услуг населению;

2.организации или ИП, применяющие ЕНВД, или ИП, применяющие патентную систему;

3.организации или ИП, осуществляющие определенные виды деятельности;

ККТ может не применяется в случае выдачи БСО при оказании услуг, предусмотренных населению Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93, утвержденным Постановление Госстандарта РФ от 28.06.93 № 163.

Так, в случае, если организации или индивидуальные предприниматели используют БСО и оказывают услуги населению, то соответственно, они вправе не применять ККТ.

ЕНВД и Патентная система налогообложения могут применяется в отношении услуг по розничной торговле, а также услуг по техническому обслуживанию и ремонту автотранспортных и мототранспортных средств, машин и оборудования.

В связи с этим, по нашему мнению, при реализации канцтоваров, а также услуг по мойке транспортных средств, лицами применяющими ЕНВД и патентную систему налогообложения, ККТ может не применяться.

Учитывая вышеизложенное, по нашему мнению, организации и ИП, оказывающие услуги Вашим сотрудникам, вероятно правомерно не применяют ККТ.

Рассмотрим возможность признания расходов при отсутствии кассового чека.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов в случае, если эти расходы соответствуют следующим критериям:

- документально подтверждены;

- экономически обоснованы;

- направлены на получение дохода,

-отсутствуют в перечне статьи 270 НК РФ.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Пунктами 1, 2 и 4 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ установлено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Учитывая, требования к оформлению товарного чека, по нашему мнению, он может быть признан в качестве первичного документа, на основании которого Организация вправе учесть расходы в целях налога на прибыль.

Официальные органы также поддерживают такую точку зрения.

Так в письме от 19.01.10 № 03-03-06/4/2 Минфин РФ указал:

«Согласно ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В соответствии с п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, не подпадающие под действие п. п. 2 и 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 Налогового кодекса Российской Федерации, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ в качестве наименования выдаваемого документа наряду с некоторыми примерами таких документов (товарный чек, квитанция) использовано обобщенное название - "документ, подтверждающий прием денежных средств", и установлено его содержание.

Таким образом, соответствующие расходы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг должны подтверждаться отпечатанными контрольно-кассовой техникой кассовыми чеками или документами, подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Указанные документы, содержащие сведения, предусмотренные п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, могут выдаваться организациями и индивидуальными предпринимателями - налогоплательщиками единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности при осуществлении ими соответствующей предпринимательской деятельности, подлежащей налогообложению единым налогом на вмененный доход для отдельных видов деятельности».

Учитывая вышеизложенное, по нашему мнению, Организация вправе учесть при исчислении налога на прибыль расходы на основании товарных чеков или иных документов, содержащих реквизиты, предусмотренные пунктом 2.1 статьи 2 Федерального закона № 54-ФЗ.

Вместе с этим, необходимо отметить, что, имея на руках товарный чек (или иной документ), Ваша организация не сможет с уверенностью сказать, что он выдан организацией или ИП правомерно не применяющими ККТ.

По нашему мнению, противоправные действия контрагента не могут служить причиной для признания понесенных расходов документально неподтвержденными.

Во-первых, НК РФ не обязывает покупателя проверять налоговый статус продавца, в том числе, например, запрашивать копию выданного ИФНС уведомления о постановке на учет в качестве плательщика ЕНВД (в свою очередь контрагент не обязан на такой запрос отвечать).

Во-вторых, в НК РФ не указано, что единственным подтверждающим документом является чек ККТ. Следовательно, можно использовать любые иные документы.

Подводя итоги вышеизложенному, можно сделать следующие выводы:

1. По нашему мнению, противоправные действия контрагента, выразившееся в невыдаче кассового чека, не могут служить причиной для признания понесенных расходов документально неподтвержденными.

2. Товарный чек или иной документ, выданный в соответствии с пунктом 2.1 статьи 2 Федерального закона № 54-ФЗ и имеющий соответствующие, предусмотренные данным пунктом, обязательные реквизиты, или, являющейся бланком строгой отчетности (при оказании услуг населению – работникам организации), может являться основанием одновременно для оплаты и для принятия в учете расходов по налогу на прибыль.

Коллегия Налоговых Консультантов, 02 ноября 2015

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit