Департамент общего аудита по вопросу хранения документов на отгрузку товара со склада временного хранения

Как следует из дополнительных пояснений, Склад является сторонним юридическим лицом, с которым заключен договор ответственного складского хранения.

В соответствии с пунктом 1 статьи 907 ГК РФ по договору складского хранения товарный склад (хранитель) обязуется за вознаграждение хранить товары, переданные ему товаровладельцем (поклажедателем), и возвратить эти товары в сохранности.

Нормы действующего законодательства допускают, что по распоряжению поклажедателя (Ваша организация) хранитель (Склад) осуществляет отпуск товара в адрес третьих лиц (покупателей).

В рассматриваемой ситуации при отпуске товара со склада оформляются: товарная накладная и транспортная накладная. При поступлении товара от покупателей по причине их возврата – акт возврата.

Рассмотрим порядок хранения указанных документов в зависимости от их вида.

Транспортная накладная

Согласно пункту 2 статьи 8 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.07 № 259-ФЗ (далее - Устав)), форма и порядок заполнения транспортной накладной устанавливаются правилами перевозок грузов (пункт 2 статьи 8).

Согласно пункту 1 статьи 3 Устава на основании настоящего Федерального закона Правительство РФ утверждает правила перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, а также правила перевозок грузов автомобильным транспортом.

В рамках исполнения требований Устава Постановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272 (далее по тексту – Постановление № 272) утверждены Правила перевозки грузов автомобильным транспортом.

Согласно пункту 6 Постановления № 272 перевозка груза осуществляется на основании договора перевозки груза, который может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозки груза - заявки грузоотправителя, за исключением случаев, указанных в пункте 13 Постановления № 272.

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно приложению № 4 (далее - транспортная накладная).

Формой транспортной накладной предусмотрено отражение, в том числе, следующих сведений:

- о грузоотправителе (грузовладельце) - раздел 1,

- должность, подпись, расшифровка подписи грузоотправителя (уполномоченного лица) – графа 6;

- полное наименование организации плательщика (грузоотправителя), адрес, банковские реквизиты организации плательщика (грузоотправителя) – раздел 15;

- подпись грузоотправителя (грузовладельца) (уполномоченное лицо) – раздел 16

В соответствии с пунктом 9 Постановления № 272 транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется на одну или несколько партий груза, перевозимую на одном транспортном средстве, в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.

Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами.

Таким образом, транспортная накладная составляется в 3-х экземплярах, которые распределяются следующим образом:

- грузоотправителю;

- грузополучателю;

- перевозчику.

Согласно подпункту 5 статьи 2 Устава грузополучатель - физическое или юридическое лицо, управомоченное на получение груза.

Перевозчик - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (подпункт 13 статьи 2 Устава).

Рассмотрим, кто является грузоотправителем в рассматриваемой ситуации.

Согласно подпункту 4 статьи 2 Устава грузоотправитель – это физическое или юридическое лицо, которое по договору перевозки груза выступает от своего имени или от имени владельца груза и указывается в транспортной накладной.

Из пункта 6 Постановления № 272 следует, что транспортная накладная составляется грузоотправителем – лицом, заказывающим перевозку груза.

Так, в случае, если перевозка осуществляется покупателем товара, то именно покупатель будет являться заказчиком перевозки, т.е. грузоотправителем. Соответственно транспортная накладная будет составляться покупателем. Одновременно покупатель товара будет являться и его получателем (грузополучателем).

В таком случае, два экземпляра транспортной накладной передаются покупателю товара, выступающему в качестве грузоотправителя и грузополучателя, а третий экземпляр остается у перевозчика. Ваша организация в расчетах за перевозку не участвует, соответственно ей транспортная накладная не передается.

В случае, если перевозка осуществляется за счет продавца (Вашей организации), то обязанность составить транспортную накладную возникает у грузоотправителя.

В рассматриваемой ситуации Склад (стороннее юридическое лицо, с которым заключен договор ответственного хранения) уполномочен Вашей организацией осуществлять отгрузку товара, т.е. выступать представителем Вашей организации.

При этом согласно пункту 1 статьи 182 ГК РФ сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.

В связи с этим, по нашему мнению, в транспортной накладной в качестве грузоотправителя (владельца груза) в графе 1 «Грузоотправитель (грузовладелец)», на наш взгляд, следует указать Вашу Организацию, т.е. компанию, которой фактически принадлежит груз.

При этом в качестве грузоотправителя в разделе 6 «Прием груза», а также в разделе 16 «Дата составления, подписи сторон» на наш взгляд, отражаются должность, подпись, расшифровка подписи соответствующего должностного лица Склада, так как по сути именно данная организация фактически уполномочена и осуществляет отгрузку товара. При этом отметим, что реквизиты данных разделов прямо содержат указание на возможность отражения данных уполномоченного лица.

Отметим, что данный вывод был приведен в нашем ответе от 14.11.2013 № 13-11/22.

Из изложенного, по нашему мнению, следует, что три экземпляра транспортной накладной (в случае, если перевозка оплачивается Вашей организацией) распределяются следующим образом:

- 1-й экземпляр предоставляется непосредственно грузоотправителю – Вашей организации (после осуществления доставки товара покупателю);

- 2-й экземпляр передается грузополучателю – получателю товара (покупатель или уполномоченное им лицо);

- 3-й экземпляр остается у перевозчика – транспортной компании, осуществляющей перевозку товара.

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Действующими нормативно-правовыми актами в настоящее время не предусмотрена обязательность применения унифицированной формы ТОРГ-12.

При этом с 2013 года организации вправе:

- либо продолжать применять унифицированную форму № Торг-12,

- либо применять самостоятельно разработанную форму товарной накладной (взяв за основу, например, унифицированную форму № Торг-12).

Как было изложено в нашем ответе от 01.10.2013 № 13-10/03, обязанность по оформлению товарной накладной может быть возложена на Склад.

Отметим, что в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132 товарная накладная (форма ТОРГ-12) применяется для оформления продажи (отпуска) товарно - материальных ценностей сторонней организации и составляется в двух экземплярах.

Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно - материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

В рассматриваемой ситуации товар числится в учете (принадлежит) Вашей организации. Соответственно при его выбытии со склада (передаче покупателю или перевозчику) обязанность по его списанию с учета возникает у Вашей организации.

При этом товарная накладная (ТОРГ-12) будет являться первичным документом, подтверждающим факт отпуска (реализации) Вашей организацией товара покупателю.

На основании данного документа в учете Вашей организации должны отражаться соответствующие бухгалтерские записи по выбытию товара (реализации).

В связи с этим, в распоряжении Вашей организации в обязательном порядке должен находиться экземпляр товарной накладной с отметкой о получении товара покупателем или перевозчиком.

Отметим, что в случае, если условиями договора ответственного хранения предусмотрено, что один экземпляр товарной накладной остается в архиве Склада, то товарную накладную в таком случае, по нашему мнению, необходимо составлять в 3-х экземплярах, чтобы обеспечить наличие экземпляров накладной у Вашей организации, покупателя и Склада.

Акт на возврат товара

Порядок документального оформления приемки товарно-материальных ценностей установлен Методическими указаниями по бухгалтерскому учету МПЗ[1] (далее по тексту – Методические указания).

Согласно пункту 49 Методических указаний при перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет Комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

Приемный акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации[2].

Методическими указаниями не установлена форма акта, который должен оформляться при приемке ТМЦ.

Нормы Закона № 402-ФЗ[3] предусматривают возможность оформления первичных документов по форме утвержденной руководителем организации с соблюдением обязательных реквизитов.

В рассматриваемой ситуации акт возврата товара является для Вашей организации первичным документом, на основании которого производится корректировка отраженной ранее в учете отгрузки товара (реализации). На основании данного документа в учете Вашей организации должны отражаться соответствующие бухгалтерские записи по поступлению товара.

В связи с этим, в распоряжении Вашей организации в обязательном порядке должен находиться экземпляр акта возврата товара.

В отношении срока хранения указанных документов отметим следующее.

Согласно части 1 статьи 29 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Так, Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Перечень).

Так в соответствии с указанным Перечнем срок хранения первичных учетных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей, составляет 5 лет[4].

Кроме того подпунктами 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ и подпунктом 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ установлена обязанность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ.

Учитывая, что рассмотренные документы являются первичными учетными документами, то срок их хранения должен составлять 5 лет.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit