Департамент общего аудита по вопросу хранения электронных баз данных бухгалтерского учета

При ответе на вопрос будем исходить из того, что облачное хранилище данных (англ. cloud storage)[1] представляет собой модель онлайн-хранилища, в котором данные хранятся на многочисленных распределённых в сети серверах, предоставляемых в пользование клиентам, в основном, третьей стороной. В отличие от модели хранения данных на собственных выделенных серверах, приобретаемых или арендуемых специально для подобных целей, количество или какая-либо внутренняя структура серверов клиенту, в общем случае, не видна. Данные хранятся и обрабатываются в так называемом облаке, которое представляет собой, с точки зрения клиента, один большой виртуальный сервер. Физически же такие серверы могут располагаться удалённо друг от друга географически, вплоть до расположения на разных континентах.

Отметим, что порядок ведения бухгалтерского учета регламентируется нормами бухгалтерского законодательства, в частности, Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ).

В силу пункта 1 статьи 6 Закона № 402-ФЗ экономический субъект обязан вести бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, если иное не установлено настоящим Федеральным законом.

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (пункт 1 статьи 7 Закона № 402-ФЗ).

Пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (пункт 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (пункт 6 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

В случае, если в соответствии с законодательством РФ первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством РФ, включаются в документы бухгалтерского учета (пункт 8 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Нормами статьи 10 Закона № 402-ФЗ в отношении регистров бухгалтерского учета установлены следующие требования.

Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета (пункт 1).

Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (пункт 5).

Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (пункт 6).

В случае, если законодательством РФ или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа (пункт 7).

В случае, если в соответствии с законодательством РФ изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета (пункт 9).

В отношении порядка хранения первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета статьей 29 Закона № 402-ФЗ установлены следующие требования.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (пункт 1).

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (пункт 2).

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (пункт 3).

При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно (пункт 4).

Из приведенных норм бухгалтерского законодательства в отношении порядка ведения бухгалтерского учета и порядка хранения данных бухгалтерского учета, на наш взгляд следует, что первичные учетные документы, а также регистры бухгалтерского учета могут быть составлены, в том числе, в электронном виде. При этом организации обязаны обеспечить возможность изготовления первичных документов и бухгалтерских регистров на бумажном носителе в тех случаях, когда это требуется в соответствии с бухгалтерским законодательством.

Кроме того, независимо от формы ведения бухгалтерского учета (документарная или электронная), должно быть обеспечено хранение данных бухгалтерского учета и их защита от несанкционированных изменений в течение определенного бухгалтерским законодательством срока.

При этом все остальные характеристики, обеспечивающие ведение бухгалтерского учета, хранение баз данных бухгалтерского учета, обеспечиваются организацией самостоятельно.

Соответственно, по нашему мнению, Организация вправе самостоятельно определить территориальное место нахождения баз данных бухгалтерского учета, порядок их хранения. В том числе, считаем, что Организация вправе использовать облачное хранение данных на территории иностранного государства.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit