Департамент Общего аудита по вопросу хранения кадровых документов

В ответе мы исходим из того, что магазины являются обособленными структурными подразделениями Организации.

При этом трудовое законодательство не разъясняет каким образом должно осуществляться кадровое делопроизводство в организациях, имеющих обособленные подразделения.

Кроме того, в законодательстве отсутствуют требования об обязательном хранении кадровых документов в отношении работников данного обособленного подразделения непосредственно в данном обособленном подразделении.

В связи с этим данный вопрос решается Организацией самостоятельно и устанавливается в локальных нормативных актах (например, в положении об обособленном подразделении).

На практике применяются следующие формы организации кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения[1]:

1) централизованная - обработка и хранение кадровых документов осуществляется в едином центре - кадровой службе головной организации. Трудовые книжки работников всех обособленных подразделений хранятся в одном месте, а при увольнении работник приезжает в отдел кадров и лично забирает свою трудовую книжку. Данная форма характерна для организаций, у который обособленные подразделения расположены относительно недалеко от головной организации (например, в одном городе или смежных городах и регионах).

2) децентрализованная - ведение кадрового делопроизводства распределяется между головной организацией и обособленными структурными подразделениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом служба персонала головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников компании, включая и работников обособленных подразделений, а в обособленных подразделениях хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.

3) смешанная - предполагает как централизованное оформление кадровых документов (например, оформление приема на работу, прекращения трудового договора), так и децентрализованное (наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел). Деление обычно производится по разным кадровым функциям - часть принадлежит головной организации, часть передается в обособленное подразделение

На наш взгляд, Организация вправе выбрать один из указанных способов ведения и хранения кадровых документов.

При этом при принятии решения об организации кадрового документооборота, по нашему мнению, необходимо учитывать ряд факторов:

- ведение кадровой документации централизовано целесообразно, когда обособленные подразделения и головная организация расположены в одном регионе и штат работников при этом не большой;

- ТК РФ для некоторых процедур установлены определенные сроки предоставления работнику кадровых документов, нарушение которых может повлечь привлечение Организации и ее должностных лиц к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ (например, срок выдачи трудовой книжки при увольнении работника). Соответственно, в случае, если кадровые документы хранятся в головной организации, а обособленное подразделение, из которого увольняется работник, расположено в другом регионе, то существует риск того, что Организация не сможет обеспечить своевременную выдачу трудовой книжки;

- в случае ведения и хранения кадровых документов в обособленном подразделении необходимо оформить приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, хранение печати и др.;

- кадровые документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное.

Также хотелось бы обратить Ваше внимание, что в силу пункта 9.14 Санитарных правил «СП 2.3.6.1066-01. 2.3.5. Предприятия торговли. Санитарно-эпидемиологические требования к организациям торговли и обороту в них продовольственного сырья и пищевых продуктов. Санитарно-эпидемиологические правила», утвержденных Главным государственным санитарным врачом РФ 06.09.2001, продавец (владелец) должен иметь при себе и предъявлять должностным лицам государственной санитарно-эпидемиологической службы личную медицинскую книжку установленного образца, документы, подтверждающие происхождение, качество и безопасность реализуемой продукции.

Соответственно, личные медицинские книжки работников магазина должны храниться непосредственно в данных магазинах (обособленных подразделениях) и предъявляться, в частности, должностным лицами Роспотребнадзора при осуществлении им соответствующих проверок.

Отметим, что на практике сотрудники Роспотребнадзора требуют предъявления трудовых договоров с работниками магазина. Учитывая, что трудовые договоры могут храниться Организацией вне места нахождения обособленного структурного подразделения (магазина), на наш взгляд, целесообразно обеспечить наличие копий данных договоров в магазине.

Коллегия Налоговых Консультантов, 27 ноября 2015

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit