Департамент Общего аудита по вопросу нового формата электронного счета-фактуры

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[1] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (пункт 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (пункт 5 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Кроме того, согласно пункту 1 статьи 6 Закона № 63-ФЗ[2] информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлены обязательные реквизиты первичного учетного документа:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Согласно пункту 2 Приказа ФНС РФ от 24.03.16 № ММВ-7-15/155@[3] счет-фактура с дополнительной информацией с функцией документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей стороны, включает:

файл обмена для представления информации продавца, включающего в себя сведения передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки в структуре файла обмена счета-фактуры (информации продавца) (далее - файл обмена информации продавца). Файл подписывается созданной в соответствии с требованиями Закона № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего субъекта;

файл обмена для представления дополнительной к информации продавца информации покупателя в виде сведений принимающей стороны в отношении оформляемой сделки (далее - файл обмена информации покупателя). Файл подписывается созданной в соответствии с требованиями Закона № 63-ФЗ электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего субъекта.

Таким образом, первичные учетные документы могут быть составлены в виде электронного документа, в том числе в форме УПД, без дублирования их на бумажном носителе.

То есть документом, подтверждающим факт поставки, будет являться электронный счет-фактура с дополнительной информацией с функцией документа об отгрузке товаров, содержащий файл обмена, подписанный электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя.

Вместе с этим, отметим, что Организация вправе также дополнительно оформить первичные учетные документы на бумажном носителе.

Отметим, что согласно пункту 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Таким образом, в настоящее время формы первичных учетных документов устанавливаются организациями самостоятельно.

Соответственно, факт поставки товара может подтверждаться также документом на бумажном носителе, составленным в произвольной форме, содержащим обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, например УПД.

Коллегия Налоговых Консультантов, 04 августа 2016г.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit