Департамент общего аудита по вопросу оформления документов по командировкам

Как справедливо отмечено в Вашем вопросе с 08.01.15 вступило в силу Постановление Правительства РФ от 29.12.14 № 1595, которое внесло изменения в Постановление Правительства РФ от 13.10.08 № 749[1] (далее – Постановление № 749), удалив из него понятия командировочного удостоверения и служебного задания.

В соответствии с пунктом 7 Постановления № 749 фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Таким образом, с 08.01.15 фактический срок пребывания работника в командировке определяется:

- при поездках на личном транспорте: по данным служебной записки совместно с оправдательными документами;

- в иных случаях: по проездным документам.

Отметим, что изменения в Постановление № 749, отменяющие необходимость оформления командировочного удостоверения, внесены недавно. При этом на сегодняшний день отсутствуют какие-либо разъяснения о том, как будет определяться срок командировки в случае утраты проездных билетов.

По нашему мнению, в таком случае дополнительными документами, на основании которых может быть определен срок командировки, являются:

- приказ руководителя о направлении работника в командировку;

- служебная записка работника;

- посадочные талоны;

- отметки в паспорте о пересечении границы РФ (при командировках за пределы РФ);

- документы о проживании в месте командировки (счета гостиницы).

В то же время во избежание возникновения каких-либо претензий со стороны контролирующих органов, на наш взгляд, при утрате проездных документов Организации целесообразно обратиться в транспортную компанию (перевозчик) за получением копии экземпляра билета либо справкой с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

При поездках в командировке на личном транспорте требуется наличие документов, подтверждающих использование автомобиля для проезда. В качестве примеров указанных документов в Постановлении № 749 приведены:

- путевой лист;

- счета;

- квитанции;

- кассовые чеки.

Отметим, что, по мнению контролирующих органов, для подтверждения экономической обоснованности расходов работники должны вести учет служебных поездок в путевых листах (Письма УФНС РФ по г. Москве от 22.02.07 № 20-12/016776, от 20.09.05 № 20-12/66690, Письмо Минфина РФ от 13.04.07 № 14-05-07/6, от 29.12.06 № 03-05-02-04/192).

В Письме Минфина РФ от 23.09.13 № 03-03-06/1/39406 отмечено, что налогоплательщики вправе использовать путевые листы, содержащие в себе обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном Приказом Минтранса РФ от 18.09.08 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», для подтверждения расходов водителей, использующих личный транспорт в служебных целях, которые могут учитываться при налогообложении прибыли.

В Письме Минфина от 27.06.13 № 03-04-05/24421 указано, что размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорта транспортного средства и свидетельства о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевыми листами), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива (необходимо наличие путевых листов: Постановление ФАС СЗО от 17.02.06 по делу № А66-7112/2005; путевые листы не обязательны: Постановление ФАС Поволжского округа от 30.05.12 по делу № А12-15477/2011, Постановлении ФАС ЦО от 10.04.06 по делу № А48-6436/05-8).

По нашему мнению, во избежание возникновения разногласий с налоговыми органами, а также учитывая положения пункта 7 Постановления № 749, при поездках работника в командировку на личном транспорте целесообразно оформлять путевой лист.

В соответствии со статьей 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, в случае, если поездка работника в командировку осуществляется на его личном транспорте, то данному работнику в соответствии с нормами трудового законодательства положена соответствующая компенсация, размер и порядок выплаты которой определяется соглашением к трудовому договору. В связи с этим, по нашему мнению, в рассматриваемой ситуации дополнительным документом, подтверждающим использование личного транспорта в командировке, будет являться соответствующее соглашение с работником (дополнительное соглашение к трудовому договору).

В отношении документов, которыми оформляется командировка отметим следующее.

Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В соответствии с пунктом 3 Положения № 749 работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Таким образом, направление работника в командировку осуществляется в соответствии с распоряжением работодателя.

Данное распоряжение, по нашему мнению, целесообразно оформлять в письменном виде путем издания соответствующего приказа руководителя, указав в нем срок командировки и служебное поручение работнику (цель командировки).

При этом приказ о направлении работника в командировку может быть оформлен по унифицированной форме (Т-9 или Т-9а для нескольких работников), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1[2].

Пунктом 8 Положения № 749 предусмотрено, что порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Так, Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.09 № 739н утвержден «Порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» (далее – Порядок).

В соответствии с пунктом 1 Порядка учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (далее - журнал выбытия), форма которого предусмотрена приложением № 2 к Порядку.

Таким образом, для учета командировок Организации необходимо вести соответствующий журнал.

В соответствии с частью 4 статьи 91 ТК РФ на работодателя возложена обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Учет рабочего времени ведется в табеле учета рабочего времени (форма Т-13, утвержденная Постановление Госкомстата РФ от 05.01.14 № 1).

Время, отработанное работником в командировке подлежит отражению в табеле. Так, дни нахождения работника в командировке в табеле учета рабочего времени обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Согласно пункту 26 Положения № 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Подводя итоги вышеизложенному, можно сделать вывод, что при отправлении сотрудника в командировку с 2015 года:

- оформляется приказ руководителя о направлении работника в командировку;

- делается отметка в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки, составленном по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.09 № 739н;

- в табеле учета рабочего времени проставляется соответствующая отметка;

- срок командировки определяется на основании проездных документов либо на основании служебной записки работника (в случае, если поездка осуществлялась на личном транспорте) с приложенными к ней документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно, в том числе путевой лист);

- при поездках работника в командировку на личном транспорте оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору с работником, определяющее размер и порядок выплаты работнику соответствующей компенсации за использование личного имущества;

- по приезду из командировки оформляется авансовый отчет.

Отдельно, хотелось бы обратить Ваше внимание, что оформление командировочного удостоверения не требуется в соответствии с новыми нормами Постановления № 749. В то же время, если по мнению Организации, данный документ необходим ей для внутренних целей (в том числе для контроля за работниками, удобства расчета суточных, отчета перед контрагентами и т.п.), то, на наш взгляд, Организация вправе продолжать его применение, закрепив данное положение во внутренних локальных актах (например, в Положении о командировках).

Отметим, что срок командировки исходя из норм Постановления № 749 тем не менее будет определяться по данным проездных билетов (служебной записки с приложениями). При этом командировочное удостоверение в таком случае, по нашему мнению, будет являться дополнительным подтверждающим документом.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit