Департамент общего аудита по вопросу оформления однодневных командировок
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
Просим разъяснить правоприменительную практику по однодневным командировкам.
Как мы должны оформлять однодневные выезды к заказчикам для выполнения сервисных работ. С одной стороны - сотрудник имеет возможность вернуться к месту проживания каждый день, если работа выполняется в Подмосковье. С другой стороны - в офисе сотрудник не появляется в течение недели - т.к. вся неделя распланирована на выезды к заказчикам.
При этом, у сотрудника не разъездной характер работы, т.е. в трудовом договоре указано место работы - г. Москва, Варшавское шоссе, 35-1.
На сегодняшний день, мы суточные не выплачиваем, командировку не оформляем, в табеле ставим явку "я". В отделе сервиса ведется в системе учет рабочих часов, которые сотрудник провел на площадке заказчика, чтобы просчитать стоимость оказанных услуг. Однако, этот учет ведется по факту выполненных работ и никак не связан с трудовым договором сотрудников.
С моей точки зрения, у компании возникают риски, связанные с охраной труда, т.к. сотрудник находится не в офисе, а на выезде.
Имеем ли мы право оформлять командировку если сотрудник возвращается от заказчика ежедневно домой, а не ночует в гостинице? Куда ее прикладывать без авансового отчета?
Возможно ли вместо стандартного оформления командировки вести учет однодневных выездов в отдельном журнале? Будет ли это являться основанием для того, чтобы считать сотрудника командированным к заказчику на однодневный выезд? Снимет ли такой журнал риски, связанные с охраной труда, будет ли это законным обоснованием для фиксирования отсутствия сотрудника в офисе и для отражения в табеле командировки "к"?
В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
В части разъездного характера работы отмечаем, ТК РФ не содержит ни определения работ, которые носят разъездной характер, ни перечня (категорий) работников, выполняющих такие работы. На практике под разъездным характером работы понимают работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков), при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.
В соответствии со статьей 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Также следует отметить, что согласно требованиям статьи 57 ТК РФ трудовой договор в обязательном порядке должен содержать указание на характер работы, если это влияет на объем и реализацию прав и обязанностей работника и работодателя.
В связи с этим, если работа носит разъездной характер, это должно быть в обязательном порядке отражено в трудовом договоре, внутреннем локальном нормативном акте.
Аналогичного мнения придерживаются и Федеральная служба по труду и занятости, в письме которой от 12.12.2013 № 4209-ЕЗ указано:
«Законодательство не раскрывает понятия и не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы. Как правило, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 Кодекса).
В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер.
Учитывая, что ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривает в качестве обязательного условия для включения в трудовой договор, определяющего в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы), условие об установлении работнику разъездного характера работы, это должно быть отражено в трудовом договоре.
Согласно ст. 168.1 Кодекса перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Таким образом, если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов, предусмотренных ст. 168.1 Кодекса».
В связи с тем, что в рассматриваемом случае в трудовых договорах с сотрудниками отсутствует обязательное условие о разъездном характере работы, считаем, что ежедневная работа в Подмосковье не может быть классифицирована как разъездная.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее – Положение).
Так, пунктом 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение), установлено, что местом постоянной работы следует считать место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором.
В рассматриваемом случае сотрудники с местом работы в г. Москве отправляются в командировку в другой субъект РФ – Московскую область. По нашему мнению, данное обстоятельство рассматривается как выполнение служебного задания вне места постоянной работы.
Что касается срока командировки, он определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (пункт 4 Положения). Минимальный и максимальный сроки командировки ТК РФ не установлены. Поэтому с учетом отсутствия в законодательстве ограничений сроков служебных командировок следует, что любая поездка работника по поручению работодателя даже в пределах одного дня будет считаться командировкой.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации, если постоянная работа работника не имеет разъездного характера, разовые поездки сроком не более одного дня в течение месяца в другой регион (Московскую область) для выполнения служебного задания являются служебной командировкой.
Согласно сложившейся правоприменительной практики все уровни судов признают факт возникновения однодневных служебных командировок при возможности возвращения к месту проживания. Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12 по делу № А27-2997/2011, Постановления ФАС ВВО от 31.10.2006 по делу № А82-6004/2004-27, ФАС СКО от 19.05.2009 по делу № А32-2910/2008-29/78-56/247, ФАС УО от 22.04.2009 N Ф09-2210/09-С2 по делу № А50-12940/2008-А14 и др.) [1].
Что касается документального подтверждения, то в пунктах 6-7 Положения установлено, что цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке[2].
Следовательно, при направлении работника в командировку, обязательным является составление следующих документов:
-служебное задание;
-приказ (распоряжение) о направлении в командировку;
-командировочное удостоверение[3].
В табеле учета рабочего времени работника (форма № Т-12 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)) при этом ставится буква "К" или цифровой код "06".
Исходя из вышеизложенного, у Организации возникает обязанность по документальному оформлению факта направления сотрудника в командировку, в том числе без наличия авансового отчета. Вопрос «куда прикладывать» решается исходя из принятого в Организации порядка документооборота.
Дополнительно отмечаем, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе расходы по проезду, иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (статьи 167-168 ТК РФ).
Следовательно, при наличии затрат сотрудников работодатель обязан их возмещать, что может повлечь необходимость оформления авансового отчета.
В части ведения учета командировок в отдельном журнале отмечаем, что порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации (пункт 8 Положения).
В настоящее время форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (Приложение № 2). При этом ведение журнала не заменит оформление указанных выше документов.
Согласно статье 209 ТК РФ под охраной труда понимается система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия. Система правовых норм в части охраны труда изложена в разделе X ТК РФ.
Перечень мероприятий по обеспечению безопасных условий и охраны труда, возложенных на работодателя, приведен в статье 212 ТК РФ. Прямой связи с фактом однодневных командировок, по нашему мнению, указанные мероприятия не имеют.
Также одним из основных направлениями государственной политики в области охраны труда является установление гарантий и компенсаций за работу с вредными и (или) опасными условиями труда.
Из текста вопроса не следует, что работа командированных сотрудников связана с вредными (опасными) условиями.
Следовательно, направление сотрудников в однодневные командировки (без возникновения прочих условий) не приводит к возникновению дополнительных обязанностей работодателя по обеспечению мероприятий охраны труда.
[1] В данных судебных решениях рассматриваются споры о начислении НДФЛ с суточных по обнодневным командировкам
[2] Подробно о правилах документального оформления командировок изложены в нашем письме г-же Репиной Ольге от 08.05.14 № 14-05/08
[3] Формы первичных документов, оформляющихся при направлении сотрудника в командировку, утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1. В то же время с 1 января 2013 года Федеральный закон о бухгалтерском учете № 129-ФЗ утратил силу. С указанной даты вступил в силу Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ).
Пунктами 1, 2 и 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Таким образом, из приведенных норм можно сделать вывод о том, что с 1 января 2013 года требование об обязательном применении унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ, отменено. С указанной даты формы первичных документов, которые подлежат применению в организации, устанавливает ее руководитель.
Учитывая вышесказанное, организации не обязаны применять в своей деятельности унифицированные формы.
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
Назад в раздел