Департамент Общего аудита по вопросу оформления первичных документов и счетов-фактур при изменении наименования организации

В силу пункта 3 статьи 11 Закона № 208-ФЗ[1] Устав общества должен содержать сведения о полном и сокращенном фирменном наименовании общества.

Пунктом 1 статьи 12 Закона № 208-ФЗ установлено, что внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции осуществляется по решению общего собрания акционеров, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 2 - 6 настоящей статьи.

С 1 сентября 2014 года Федеральным законом «О внесении изменений в главу 4 части первой ГК РФ и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов РФ» от 05.05.14 № 99-ФЗ (далее – Закон № 99-ФЗ) в часть I ГК РФ внесены изменения, в частности, исключено понятие закрытого акционерного общества (далее - ЗАО).

При этом Закон № 99-ФЗ предусматривает ряд переходных положений в отношении организаций, зарегистрированных в качестве ЗАО до вступления в силу настоящего Закона.

Так, в силу пункта 7 статьи 3 Закона № 99-ФЗ учредительные документы, а также наименования юридических лиц, созданных до дня вступления в силу настоящего Закона, подлежат приведению в соответствие с нормами главы 4 ГК РФ (в редакции настоящего Закона) при первом изменении учредительных документов таких юридических лиц. Изменение наименования юридического лица в связи с приведением его в соответствие с нормами главы 4 ГК РФ (в редакции настоящего Закона) не требует внесения изменений в правоустанавливающие и иные документы, содержащие его прежнее наименование. Учредительные документы таких юридических лиц до приведения их в соответствие с нормами главы 4 ГК РФ (в редакции настоящего Закона) действуют в части, не противоречащей указанным нормам.

Пунктом 9 статьи 3 Закона № 99-ФЗ установлено, что со дня вступления в силу настоящего Закона к ЗАО применяются нормы главы 4 ГК РФ (в редакции настоящего Закона) об акционерных обществах. Положения Закона № 208-ФЗ о закрытых акционерных обществах применяются к таким обществам впредь до первого изменения их уставов.

Перерегистрация юридических лиц, ранее созданных и указанных в частях 8 и 9 настоящей статьи, в связи с вступлением в силу настоящего Закона не требуется (пункт 10 Закона № 99-ФЗ).

Из приведенных положений, на наш взгляд, следует, что перерегистрация ранее созданного ЗАО в связи со вступлением в силу Закона № 99-ФЗ не требуется, равно как и не требуется его ликвидация.

В этом случае к указанной Организации применяются положения Закона № 208-ФЗ о ЗАО до первого изменения ее учредительных документов.

При этом при изменении учредительных документов в рассматриваемой ситуации производится изменение наименования юридического лица (Организации) в связи с приведением его в соответствие с нормами главы 4 ГК РФ.

В рассматриваемой ситуации Организация внесла соответствующие изменения в учредительные документы (Устав), связанные с изменением наименования Организации.

Согласно пункту 1 статьи 14 Закона № 208-ФЗ изменения и дополнения в устав общества или устав общества в новой редакции подлежат государственной регистрации в порядке, предусмотренном статьей 13 настоящего Федерального закона для регистрации общества.

Изменения и дополнения в устав общества или устав общества в новой редакции приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных настоящим Федеральным законом, - с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию (пункт 2 статьи 14 Закона № 208-ФЗ).

Государственная регистрация изменений в учредительные документы осуществляется в порядке, установленном Федеральным законом от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее - Закон № 129-ФЗ). Дата регистрации изменений, внесенных в учредительные документы, вносится в ЕГРЮЛ (подпункт «з» пункта 1 статьи 5 Закона № 129-ФЗ).

В соответствии с пунктом 3 статьи 11 Закона № 129-ФЗ регистрирующий орган не позднее одного рабочего дня, следующего за днем истечения установленного для государственной регистрации срока, в соответствии с указанным заявителем в представленном при государственной регистрации заявлении, уведомлении или сообщении способом получения документов выдает заявителю либо его представителю, действующему на основании нотариально удостоверенной доверенности и предоставившему такую доверенность или ее копию, верность которой засвидетельствована нотариально, регистрирующему органу, или направляет по почте документ, подтверждающий факт внесения записи в соответствующий государственный реестр.

При внесении записи об изменении сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ, документом, подтверждающим факт внесения таких изменения, является Лист записи Единого государственного реестра юридических лиц (форма № Р50007, утв. Приказом ФНС РФ от 13.11.12 № ММВ-7-6/843@)

Таким образом, моментом регистрации изменения учредительных документов в части изменения наименования организации будет дата внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ, указанная в выданном регистрирующим органом Листе записи ЕГРЮЛ по форме N Р50007.

Применительно к рассматриваемой ситуации наименование Организации изменяется со 02.07.2015, т.е. с указанной даты используется новое наименование Организации.

Далее рассмотрим порядок оформления первичных документов и счетов-фактур в целях учета расходов при определении налоговой базу по налогу на прибыли и применения вычетов по НДС.

Налог на прибыль

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Статьей 313 НК РФ определено, что подтверждением данных налогового учета являются, в том числе, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).

В соответствии с частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[2] в первичном учетном документе в обязательном порядке указывается наименование экономического субъекта, составившего документ.

Акты оказанных услуг и товарные накладные являются первичными документами, на основании которых отражаются операции по приобретению товаров (работ, услуг). Соответственно, в данных документах должна приводится информация о наименовании Организации (покупателя, заказчика).

Учитывая, что со 02.07.15 у Организации новое наименование, в первичных документах, оформленных, начиная с указанной даты, по нашему мнению, должно содержаться новое наименование Организации.

НДС

Пунктом 2 статьи 169 НК РФ предусмотрено, что счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 настоящей статьи.

Пунктами 5 и 5.1 статьи 169 НК РФ, в частности, предусмотрено указание в счетах-фактурах наименования покупателя (грузополучателя).

В силу подпункта «и» пункта 1 Правил заполнения счета-фактуры Постановления № 1137[3] при заполнении строки 6 счета-фактуры «наименование покупателя» указывается полное или сокращенное наименование организации-покупателя в соответствии с ее учредительными документами.

В строке 4 счета-фактуры «грузополучатель; указываются полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес (подпункт «ж» пункта 1 Правил заполнения счета-фактуры Постановления № 1137).

Таким образом, счет-фактура, выставленный в адрес Организации поставщиками (исполнителями) со 02.07.15 (включительно) должен содержать информацию о новом наименовании Организации.

Подводя итоги вышеизложенному можно сделать вывод, что в случае, если счета-фактуры и первичные документы оформляются до момента внесения записи в ЕГРЮЛ об изменении учредительных документов в части изменения наименования организации, то в них указывается прежнее наименование Организации, а если документы оформляются после внесения записи в ЕГРЮЛ об изменении учредительных документов в части изменения наименования организации, то в них указывается новое наименование Организации.

При этом, в случае, если счета-фактуры и первичные документы после внесения записи в ЕГРЮЛ оформлены со старым наименованием Организации, то для принятия данных документов к учету в них необходимо внести исправления.

Применительно к рассматриваемой ситуации документы со старым наименованием, полученные от поставщиков после 02.07.15, но оформленные 01.07.15 и ранее, могут быть приняты Организацией к учету.

В документы со старым наименованием, полученным от поставщиков после 02.07.15 и оформленным 02.07.15 и позже, требуется внесение соответствующих исправлений.

Отметим, что порядок внесения исправлений в первичные документы регламентируется частью 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[4], а в счета-фактуры - Приложением № 1 к Постановлению № 1137[5].

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit