Департамент общего аудита по вопросу оформления приказа, устанавливающего перечень подотчетных лиц.

В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденном Банком России 22.09.93 № 40, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Из приведенной нормы делался вывод о том, что перечень подотчетных лиц подлежит утверждению Приказом руководителя организации.

В частности, в Письме ФНС РФ от 24.01.05 № 04-1-02/704 были сделаны следующие выводы:

«Приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня».

На практике, при проверке порядка ведения кассовых операций налоговыми органами истребовался, в том числе, приказ с перечнем подотчетных лиц.

Обращаем Ваше внимание, что Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденном Банком России 22.09.93 № 40 утратил силу с 1 января 2012 года.

В настоящее время Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами регламентирован Указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У (далее – Указания № 3210-У).

Согласно пункту 6 Указаний № 3210-У выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам 0310002.

На основании пункта 6.3 Указаний № 3210-У для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Каких-либо требований об утверждении перечня подотчетных лиц руководителем организации действующие Указания не содержат.

Таким образом, в настоящее время выдача денежных средств под отчет осуществляется на основании заявления подотчетного лица. При этом каждое заявление должно содержать подпись руководителя организации. Утверждение перечня подотчетных лиц приказом руководителя организации не требуется.

На основании изложенного, считаем, что руководитель Организации вправе оформить приказ, которым будет утвержден перечень должностей (без указания конкретных ФИО), имеющих право на получение подотчетных сумм.

В этом случае выдача подотчетных сумм все равно должна осуществляться на основании заявления подотчетного лица, содержащего, в том числе, подпись руководителя Организации.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit