Департамент общего аудита по вопросу определения размера суточных при направлении сотрудников в загранкомандировку

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:

-проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

-наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

-суточные или полевое довольствие;

-оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Поскольку НК РФ не содержит каких-либо указаний на признание суточных в пределах установленного размера, по нашему мнению, они в целях налога на прибыль учитываются в полном объеме. При этом глава 25 НК РФ не разграничивает суточные выплачиваемые при направлении в зарубежную командировку или в командировку по территории РФ.

Таким образом, на наш взгляд, суточные при направлении работника в заграничную командировку, учитываются при исчислении налога на прибыль в фактически понесенном размере.

Командировочные расходы учитываются в целях налога на прибыль при условии, что такие расходы соответствуют требованиям статьи 252 НК РФ.

Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации[1].

Документальным подтверждение командировочных расходов в виде суточных, по нашему мнению, являются нормы суточных установленных коллективных договором или локальным актом.

В соответствии со статьей 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

-расходы по проезду;

-расходы по найму жилого помещения;

-дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

-иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Аналогичная норма предусмотрена пунктом 11 Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749.

Таким образом, ТК РФ не предусмотрены размеры устанавливаемых организацией суточных. Конкретный размер суточных, как и иных расходов по командировке, устанавливается коллективным договором или иными локальными актами (например, распоряжением руководителя или положением о командировках).

Аналогично мнение высказано в письме Минфина РФ от 11.11.11 № 03-03-06/1/741:

«В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ суточные и полевое довольствие относятся к расходам, которые в целях налогообложения прибыли учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

В силу положений ст. 166 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Статья 168 ТК РФ закрепляет, что в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом».

Кроме локального акта, устанавливающего размер суточных, по нашему мнению, Организации необходимо подтвердить продолжительность нахождения сотрудника в командировке для определения общей суммы суточных. В качестве подтверждения, на наш взгляд, могут выступать ксерокопии страниц загранпаспорта и проездные документы.

Экономическую обоснованность суточных мы в данном случае не рассматриваем, так как она зависит от причин направления сотрудника в командировку.

Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, Организация вправе учесть в целях налога на прибыль суточные в размере, установленном коллективным договором или иным локальным актом.

В отношении НДФЛ отмечаем следующее.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 НК РФ

Налогоплательщиками НДФЛ признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а также физические лица, получающие доходы от источников, в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ (пункт 1 статьи 207 НК РФ).

Статьей 217 НК РФ предусмотрен перечень доходов физических лиц, которые не облагаются НДФЛ.

К таким доходам в частности относятся оплата работодателем налогоплательщику расходов на командировки (пункт 3 статьи 217 НК РФ).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту[2].

Таким образом, суточные, установленные в организации, не облагаются НДФЛ в размере, не превышающем 2 500 рублей за каждый день нахождения сотрудника в заграничной командировки.

Если суточные установлены в размере, превышающим 2 500 рублей, то сумма превышения облагается НДФЛ в общем порядке.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit