Департамент общего аудита по вопросу пересчета командировочных расходов, произведенных в валюте

В соответствии со статьей 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Так, согласно статье 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Таким образом законодательством установлена обязанность работодателя возместить работнику его затраты, связанные с командировкой.

В пункте 10 Положения №749[1] указано, что работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Согласно пункту 11 Положения № 749 работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 ТК РФ.

В соответствии с пунктом 26 Положения № 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Как следует из формулировки вопроса, работником авансом были получены денежные средства в рублях. Впоследствии работником данные денежные средства были конвертированы в валюту для оплаты командировочных расходов.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы.

Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета руководителем организации (подпункт 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ).

Согласно официальной позиции контролирующих органов, расходы организации на командировочные расходы в ситуации, когда работник самостоятельно осуществлял конвертацию, следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на покупку валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.

Так, в Письме Минфина РФ от 15.06.11 № 03-03-06/1/347 отмечено следующее:

«В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы.

К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 Кодекса.

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки.

Из письма следует, что при направлении работников в загранкомандировки организация выдает под отчет сумму командировочных расходов в рублях, на которую работниками приобретается валюта.

В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Таким образом, расходы организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на покупку валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 Кодекса датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета».

В Письме Минфина РФ от 31.03.11 № 03-03-06/1/193 указано:

«В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Таким образом, расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 Кодекса датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 Кодекса сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета».

Таким образом, затраты на командировочные расходы в целях налогового учета должны быть признаны на дату утверждения авансового отчета, на основании первичных документов в иностранной валюте по курсу, указанному в справке на покупку командированным лицом иностранной валюты.

Следовательно, у Организации в данной ситуации не возникает курсовой разницы.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit