Департамент общего аудита по вопросу перевода иностранных документов и учета чеков ККМ

По вопросу построчного перевода документов непрофессиональным переводчиком отметим следующее

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ одним из основных требований для учета расходов в целях налога на прибыль является их документальное подтверждение.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Согласно пункту 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.98 №34н) документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Официальная позиция контролирующих органов заключается в том, что перевод может быть выполнен как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации.

Так, в письме Минфина РФ от 20.03.06 № 03-02-07/1-66 было отмечено:

«…Действующим законодательством Российской Федерации не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык.

Полагаем, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации.

Считаем, что организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык…».

Аналогичный вывод был сделан в письмах Минфина РФ от 14.09.09 № 03-03-05/170, от 22.03.10 № 03-03-06/1/168, от 26.03.10 № 03-08-05/1:

«…Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки».

При этом, в письме от 26.03.2010 № 03-08-05/1 Минфин РФ также отметил:

«…Следовательно, документы, подтверждающие понесенные организацией расходы, составленные на иностранном языке и переведенные на русский профессиональным переводчиком (компетентным сотрудником организации), могут быть приняты к налоговому учету в качестве первичных документов, если они оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации либо согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы…»

Со ссылкой на вышеуказанное письмо Минфина РФ от 20.03.06 № 03-02-07/1-66 УФНС по г. Москве выразило аналогичную позицию:

- в письме от 09.10.06 № 20-12/89132.1:

«…Согласно письму Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66 перевод с иностранного языка на русский может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации. Организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык…»;

- в письме от 26.05.08 № 20-12/050126:

«…Перевод с иностранного языка на русский может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации. При этом организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык, закрепив обязанность работника по осуществлению переводов в его должностных инструкциях. Об этом сказано в Письме Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66.

Следовательно, документы, подтверждающие понесенные организацией расходы, составленные на иностранном языке и переведенные на русский профессиональным переводчиком (компетентным сотрудником организации), могут быть приняты к налоговому учету в качестве первичных документов, если они оформлены в соответствии с законодательством РФ либо согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы…».

В письме от 03.11.09 № 03-03-06/1/725 Минфин РФ сделал следующий вывод:

«…в случае наличия у налогоплательщика первичных документов, составленных на иностранном языке по типовой форме, считаем, что достаточно однократно осуществить перевод на русский язык постоянных показателей типовой формы. В последующем же налогоплательщик осуществляет при необходимости перевод изменяющихся показателей первичного документа.

Также обращаем внимание на то, что действующим законодательством Российской Федерации не регламентируется порядок перевода первичных учетных документов с иностранного на русский язык.

Полагаем, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации…»

В письме от 20.04.12 № 03-03-06/1/202 на вопрос, может ли физлицо, владеющее данным языком, переводить документы на русский язык для целей учета расходов при исчислении налога на прибыль, в случае если у него отсутствует диплом, подтверждающий знание данного языка, Минфин РФ указал следующее:

«…Таким образом, для отражения таких первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете необходимо иметь построчный перевод на русский язык первичных документов, составленных на иностранном языке.

С учетом вышеизложенного документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык.

Полагаем, что такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации…».

Таким образом, учитывая официальную позицию контролирующих органов, Организация вправе поручить своему сотруднику построчный перевод документов, составленных на иностранном языке.

По вопросу кассовых чеков отметим следующее

Как было отмечено нами выше, расходы должны быть документально подтверждены.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[1] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.[2]

Как следует из вопроса, кассовый чек выдается сотруднику организации при осуществлении им покупки товарно-материальных ценностей для нужд Организации. В дальнейшем чек прикладывается к авансовому отчету.

Согласно пункту 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники[3], кассовый чек – первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

Таким образом, кассовый чек является подтверждением осуществления расчетов между сотрудником организации и продавцом товарно-материальных ценностей, но не является первичным документом, поскольку может не содержать всех обязательных реквизитов, установленных Законом № 402-ФЗ, в частности «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших операцию.

Аналогичная точка зрения по данному вопросу изложена в письме ФНС РФ от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@ (О подтверждении расходов налогоплательщика кассовыми чеками ККМ для целей налога на прибыль):

«В соответствии с законодательством о бухгалтерском учете все хозяйственные операции (факты хозяйственной жизни) оформляются первичными учетными документами.

Требования наличия обязательных реквизитов в первичных учетных документах установлены законами о бухгалтерском учете (до 01.01.2013 - Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", с 01.01.2013 - Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Пунктом 1 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" установлено, что организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику (за исключением контрольно-кассовой техники в составе платежных терминалов, применяемых платежными агентами и банковскими платежными агентами, субагентами, и банкоматов, применяемых банковскими платежными агентами), обязаны выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки.

Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ определен Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745 (далее - Положение по применению ККМ). Данный перечень не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности, в кассовом чеке ККМ отсутствуют такие реквизиты, как "наименование должности" и "подпись" лиц, совершивших хозяйственную операцию.

Кроме того, согласно п. 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.07.2007 N 470, кассовый чек - первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов. При осуществлении вышеуказанных расчетов кассовый чек ККМ выдается не организации, а физическому лицу - сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты, - чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру.

Учитывая изложенное, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов».

С учетом вышеизложенного, по нашему мнению, Организация вправе прикладывать к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие, что работник понес расходы в интересах организации. При этом из указанных документов должно следовать, что приобретенные товарно-материальные ценности необходимы для нужд организации.

Таким образом, в случае если чек ККМ содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные Законом № 402-ФЗ, на наш взгляд, он может являться таким первичным документом.

В случае если в чеке отсутствует какой-либо из обязательных реквизитов, то для учета расходов в целях налогообложения необходимо приложить документ, содержащий обязательные реквизиты (например, товарный чек или товарная накладная).

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit