Департамент общего аудита по вопросу подтверждения командировочных расходов при электронной регистрации билета

В силу норм подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

При этом в соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ такие затраты должны быть документально подтвержденными.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В соответствии с Приказом Минтранса РФ от 08.11.06 № 134[1] электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации (далее - электронный билет) представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме.

При этом по информации сайта Аэрофлота[2] электронная регистрация позволяет пассажиру самостоятельно через Интернет пройти регистрацию на рейс и распечатать посадочный талон. Наличие бумажного посадочного талона обязательно для прохождения к выходу на посадку.

Как указано в посадочном талоне при посадке на рейс, пассажиру необходимо предъявить обе части посадочного талона (распечатанного на принтере), а также паспорт и документы для въезда в страну назначения.

Таким образом, при прохождении процедуры электронной регистрации у Организации будет отсутствовать бланк билета для подтверждения затрат на проезд сотрудника.

Вопрос о подтверждении затрат при прохождении электронной регистрации был рассмотрен в Письме Минфина РФ от 04.06.10 № 03-03-06/1/384, в котором было отмечено следующее:

«Пунктом 2 Приказа Минтранса России от 23.07.2007 N 102 «Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте» установлено, что электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности проездном документе (билете) или дополнительно к оформленному не на бланке строгой отчетности проездному документу должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (чек).

Таким образом, при приобретении электронного железнодорожного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки.

Вместе с тем, по нашему мнению, расходы на приобретение электронного железнодорожного билета также могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, то есть, в частности, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей, и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности, фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки)».

Аналогичная точка зрения изложена в Информационном письме Минфина РФ «Об учете расходов на приобретение электронного билета в целях налогообложения налогом на прибыль организаций» от 26.08.08.

Выше приведенные письма касаются приобретения билетов и электронной регистрации на железнодорожный транспорт. Вместе с этим, аналогичная точка зрения в отношении расходов на проезд высказывались и о воздушном транспорте.

Письмо Минфина РФ от 01.10.12 № 03-03-06/1/515:

«Согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту».

Письмо Минфина РФ от 29.08.13 № 03-03-07/35554:

«Согласно Приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" и п. 2 Приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 21.08.2012 N 322 "Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте" маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) и контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) являются документами строгой отчетности и применяются для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, для возможности признания в целях налогообложения прибыли организации расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета документами, достаточными для подтверждения факта поездки, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета; посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети».

Письмо Минфина РФ от 07.06.13 № 03-03-07/21188:

«Согласно Приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту».

Из представленного Организацией документа следует, что он является посадочной квитанцией, которая подтверждает электронную регистрацию на рейс и перелет пассажира.

На основании изложенного, считаем, что Организация вправе подтвердить затраты на приобретение билета представленным электронным документом о прохождении электронной регистрации (посадочным талоном) с приложением к нему распечатанной маршрут/квитанцией.

При этом, поскольку посадочный талон сам по себе служит подтверждением прохождения регистрации на рейс, по нашему мнению, у сотрудников нет необходимости дополнительно проставлять отметку (штамп) о прохождении регистрации.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit