Департамент общего аудита по вопросу признания расходов на алкоголь и питание во время проведения выставки

Расходы на участие в выставках (ярмарках) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в качестве расходов на рекламу на основании подпункта 28 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

При этом нормы НК РФ не указывают, что относится к расходам на участие в выставке.

В Письме УМНС по г. Москве от 15.12.2003 № 23-10/4/69784 указано, что к расходам на участие в выставках, ярмарках, экспозициях следует относить расходы по оплате вступительных взносов, разрешений и т.п. для участия в подобных выставках.

Анализ арбитражной практики свидетельствует о том, что в составе расходов на участие в выставке можно учесть:

- затраты на оплату выступления артистов (Постановление ФАС Московского округа от 16.03.2009 № КА-А40/1402-09[1]);

- затраты на изготовление форменной одежды с логотипом и печатной продукции (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2005 № А43-1729/2004-32-152);

- затраты на оплату услуг сторонней организации, которая обеспечивала оформление витрин и завоз продукции на выставку (Постановление ФАС Поволжского округа от 02.03.2006 № А55-11685/2005);

- стоимость алкогольной продукции, переданной производителем торговым организациям для участия в выставках (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.02.2006 № А26-5845/2005-216).

- затраты на оформление стендов (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 05.12.2008 № 09АП-14684/2008-АК по делу № А40-29123/08-151-83).

В Письме УФНС по г. Москве от 19.11.2004 № 26-12/74944 указано следующее:

«В соответствии с пунктом 4 статьи 264 НК РФ к расходам на рекламу в целях налогообложения прибыли относятся:

- расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети;

- расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;

- расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о работах и услугах, выполняемых и оказываемых организацией, и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.

Расходы организации на приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям розыгрышей во время проведения массовых рекламных кампаний, а также расходы на иные виды рекламы (не указанные в абзацах 2-4 пункта 4 статьи 265 НК РФ), осуществленные в течение отчетного (налогового) периода, для целей налогообложения прибыли учитываются в размере, не превышающем 1% выручки от реализации, определяемой в соответствии со статьей 249 НК РФ.

К расходам на участие в выставках, ярмарках, экспозициях следует относить расходы по оплате вступительных взносов, разрешений и т.п. для участия в подобных выставках.

Расходы, связанные с раздачей призов в рамках проведения рекламных мероприятий, относятся к категории расходов на рекламу, ограниченных 1% выручки от реализации. Следовательно, под указанное ограничение подпадают и расходы, связанные с дегустацией рекламируемой продукции.

Таким образом, расходы организации-производителя, связанные с проведением рекламной кампании посредством осуществления в магазинах дегустации собственной продукции, относятся в целях налогообложения прибыли к нормируемым расходам на рекламу».

В рассматриваемой ситуации Ваша организация не является производителем продуктов питания и алкоголя, которые распространялись при проведении выставки среди посетителей. В связи с этим, по нашему мнению, затраты на приобретение алкоголя и продуктов питания для организации выставки не могут быть учтены в составе рекламных расходов.

Между тем обращаем Ваше внимание на следующее.

В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 данной статьи.

Согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Таким образом, по нашему мнению, в случае, если во время проведения выставки Организация осуществляла официальные переговоры с представителями других организаций в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, то затраты на алкоголь и продукты питания могут быть учтены в составе представительских расходов.

Отметим, что в соответствии с нормами пункта 1 статьи 252 НК РФ расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

В отношении документального подтверждения представительских расходов обращаем Ваше внимание на новые Письма контролирующих органов.

Так, в Письме Минфина РФ от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 указано следующее:

«Во исполнение пункта 10 раздела IV плана мероприятий ("дорожная карта") "Совершенствование налогового администрирования", утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 10 февраля 2014 г. N 162-р, в части сокращения количества документов, подтверждающих при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций представительские расходы, Минфин России сообщает следующее.

Статьей 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций учитываются любые обоснованные расходы (за исключением расходов, указанных в статье 270 Кодекса), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При этом, поскольку в отношении представительских расходов главой 25 Кодекса не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы, любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами».

В Письме ФНС РФ от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 указано:

«В соответствии с подпунктом 22 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 Кодекса. В целях налогообложения указанные расходы подлежат нормированию.

При этом, Главой 25 Кодекса не предусмотрен конкретный перечень документов, подтверждающих указанные расходы.

Пунктом 10 раздела IV ("дорожной карты") "Совершенствование налогового администрирования", утвержденной Распоряжением Правительства Российской Федерации от 10.02.2014 N 162-р, предусмотрено мероприятие, связанное с сокращением количества документов, которые требуются для подтверждения представительских расходов.

В рамках реализации данного пункта указанной "дорожной карты" Министерством финансов Российской Федерации направлено разъяснение от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288.

Пунктом 1 статьи 252 Кодекса установлено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Использование налогоплательщиком приобретенных им материальных запасов, а также потребление результатов работ (услуг), выполненных (оказанных) сторонними организациями в целях установления и поддержания сотрудничества с контрагентами или потенциально возможными партнерами, является фактом хозяйственной жизни налогоплательщика, поскольку оказывает влияние на его финансовое положение.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит документированию, в том числе и осуществление расходования средств в представительских целях.

Согласно подпункту 1 абзаца 9 статьи 313 Кодекса подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы.

Таким образом, помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий, предусмотренных пунктом 2 статьи 264 Кодекса.

Учитывая изложенное, в целях устранения избыточных требований о подтверждении представительских расходов, ФНС России поручает довести до нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков настоящее письмо с позицией Министерства финансов Российской Федерации».

Таким образом, исходя из мнения контролирующих органов, на сегодняшний день документальным подтверждением представительских расходов будут являться:

- отчет о проведении представительского мероприятия, предусматривающий обязательные реквизиты, установленные статьей 9[2] Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»;

- первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров (работ, услуг). Применительно к рассматриваемой ситуации – первичные документы, подтверждающие факт приобретения продуктов питания и алкоголя (например: накладные, товарные накладные, чеки ККТ и т.п.).

Отметим, что ранее в Письмах Минфина РФ (например, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26) указывалось, что помимо отчета о представительском мероприятии и первичных документов необходимо наличие:

- приказа руководителя организации о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

- сметы расходов на проведение мероприятия, утвержденной руководителем организации.

Таким образом, затраты на питание и алкоголь могут быть учтены в качестве представительских расходов. При этом для подтверждения представительских расходов, необходимо наличие отчета и первичных документов.

Во избежание возникновения возможных претензий со стороны налоговых органов рекомендуем Организации также оформить смету расходов и приказ руководителя.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit