Департамент общего аудита по вопросу разъездного характера работы сотрудников

В целях сохранения логики ответа, мы изменим порядок рассмотрения вопросов.

1. Отвечает ли подобный характер работы признакам разъездной?

Положения ТК РФ не раскрывают понятие разъездного характера работы.

Поэтому, по нашему мнению, в каждом конкретном случае при определении характера работы сотрудника а, следовательно, и необходимости создания ему оборудованного рабочего места необходимо исходить из служебных обязанностей сотрудника.

Как указано Вами в вопросе, характер работы этих сотрудников не требует создания стационарного рабочего места в офисе.

В связи с этим, по нашему мнению, Организация вправе установить для этих сотрудников разъездной характер работы.

Отметим также, что на основании положений статьи 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Таким образом, по нашему мнению, Организации локальным нормативным актом следует утвердить перечень должностей, имеющих разъездной характер работы.

2. Каковы существенные условия трудового договора с разъездным характером работы?

В соответствии со статьей 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям профессиональных стандартов;

дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

условия труда на рабочем месте;

условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Таким образом, при заключении трудового договора с работником, Организация обязана включить в текст договора условие о разъездном характере работы.

Кроме того, обязательным для включения в трудовой договор является также место работы.

3. Нужно ли прописывать в трудовом договоре территорию (субъект Федерации, область, район, иное муниципальное образование), в пределах которой осуществляется трудовая функция?

4. Какой адрес прописывается в ТД в разделе «место работы» при разъездном характере работы?

Как было отмечено нами выше, условие о месте работы является обязательным для включения в трудовой договор.

В соответствии со статьей 57 ТК РФ в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте.

Таким образом, по нашему мнению, Организация вправе определить регион, в котором осуществляется работа с разъездным характером.

Отметим также, что понятие «место работы» не определено. На наш взгляд, поскольку работа будет носить разъездной характер и конкретное место работы не будет закреплено, считаем, что в качестве места работы следует указать место нахождения самой Организации.

8. Какие у работодателя имеются права и обязанности по выплате компенсаций за разъездной характер работы и каков порядок налогообложения таких выплат?

5. Требуется ли оформление отдельных документов (приказов, направлений, заданий), подтверждающих нахождение работника в месте исполнения трудовой функции (объекте Заказчика)?

В соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, Организация обязана возмещать сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, расходы, связанные со служебными поездками в размере, установленном локальным нормативным актом или трудовым договором.

НДФЛ

Статьей 209 НК РФ установлено, что объектом налогообложения признается доход, полученный налогоплательщиками:

1) от источников в Российской Федерации и (или) от источников за пределами Российской Федерации - для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации;

2) от источников в Российской Федерации - для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации.

Согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 НК РФ.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в том числе, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

При этом, как было отмечено нами выше, в соответствии с ТК РФ работодатель обязан компенсировать сотрудникам с разъездным характером работы расходы, связанные со служебными поездками.

Таким образом, суммы выплат, направленных на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников с разъездным характером работы, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Данная позиция изложена в Письме Минфина РФ от 25.10.13 № 03-04-06/45182:

«В случае если работа сотрудников организации по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то в отношении обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения указанных расходов следует учитывать, что согласно ст. 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

При этом Трудовой кодекс не содержит понятия разъездного характера работы и не указывает на конкретные трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной.

Таким образом, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников организации, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором».

Аналогичные выводы содержат Письма Минфина РФ от 07.06.11 № 03-04-06/6-131, от 19.07.10 № 03-04-06/6-154, ФНС РФ от 10.11.11 № ЕД-4-3/18794@.

Взносы во внебюджетные фонды (ФСС, ПФР, ФОМС)

На основании подпунктов «а» и «б» пункта 1 части 1 статьи 5 и пункта 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ[1] объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.

В соответствии с подпунктом «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов – организаций, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность[2].

При этом, как было отмечено нами выше, в соответствии с ТК РФ работодатель обязан компенсировать сотрудникам с разъездным характером работы расходы, связанные со служебными поездками.

Таким образом, суммы выплат, направленных на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников с разъездным характером работы, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Данный вывод подтверждается Письмами Минтруда РФ от 23.01.15 № 17-3/В-26, Минздравсоцразвития РФ от 27.02.10 № 406-19.

Вместе с тем, в Письме Минтруда РФ от 30.09.14 № 17-4/В-462 было отмечено следующее:

«Если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками такого работника, размер и порядок возмещения которых также определены указанными актами организации, не облагаются страховыми взносами только при документальном подтверждении таких расходов (билеты на проезд, гостиничные счета и т.д.).

В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы выплат в пользу работников не могут признаваться компенсационными в связи с разъездным характером работы работников».

Из вышеизложенного следует, что суммы выплат, направленных на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников с разъездным характером работы, не подлежат обложению страховыми взносами только в случае их надлежащего документального оформления.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[3] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Документами, подтверждающими компенсационный характер выплат, направленных на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников с разъездным характером работы, по нашему мнению, может служить, например, разъездная ведомость или иной документ, содержащий обязательные реквизиты.

6. Имеются ли риски у работодателя, если работник получает травму (летальный исход) в пути в рабочее время при разъездном характере работы?

В соответствии со статьей 227 ТК РФ расследованию и учету в соответствии с настоящей главой подлежат несчастные случаи, происшедшие с работниками и другими лицами, участвующими в производственной деятельности работодателя (в том числе с лицами, подлежащими обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), при исполнении ими трудовых обязанностей или выполнении какой-либо работы по поручению работодателя (его представителя), а также при осуществлении иных правомерных действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах.

Расследованию в установленном порядке как несчастные случаи подлежат события, в результате которых пострадавшими были получены: телесные повреждения (травмы), в том числе нанесенные другим лицом; тепловой удар; ожог; обморожение; утопление; поражение электрическим током, молнией, излучением; укусы и другие телесные повреждения, нанесенные животными и насекомыми; повреждения вследствие взрывов, аварий, разрушения зданий, сооружений и конструкций, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств, иные повреждения здоровья, обусловленные воздействием внешних факторов, повлекшие за собой необходимость перевода пострадавших на другую работу, временную или стойкую утрату ими трудоспособности либо смерть пострадавших, если указанные события произошли:

в течение рабочего времени на территории работодателя либо в ином месте выполнения работы, в том числе во время установленных перерывов, а также в течение времени, необходимого для приведения в порядок орудий производства и одежды, выполнения других предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка действий перед началом и после окончания работы, или при выполнении работы за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени, в выходные и нерабочие праздничные дни;

при следовании к месту выполнения работы или с работы на транспортном средстве, предоставленном работодателем (его представителем), либо на личном транспортном средстве в случае использования личного транспортного средства в производственных (служебных) целях по распоряжению работодателя (его представителя) или по соглашению сторон трудового договора;

при следовании к месту служебной командировки и обратно, во время служебных поездок на общественном или служебном транспорте, а также при следовании по распоряжению работодателя (его представителя) к месту выполнения работы (поручения) и обратно, в том числе пешком;

при следовании на транспортном средстве в качестве сменщика во время междусменного отдыха (водитель-сменщик на транспортном средстве, проводник или механик рефрижераторной секции в поезде, член бригады почтового вагона и другие);

при работе вахтовым методом во время междусменного отдыха, а также при нахождении на судне (воздушном, морском, речном) в свободное от вахты и судовых работ время;

при осуществлении иных правомерных действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах, в том числе действий, направленных на предотвращение катастрофы, аварии или несчастного случая.

Таким образом, в случае, если работник получает травму (в том числе, повлекшую смерть работника) в пути в рабочее время при разъездном характере работы, Организация обязана произвести расследование.

В соответствии со статьей 228.1 ТК РФ при групповом несчастном случае (два человека и более), тяжелом несчастном случае или несчастном случае со смертельным исходом работодатель (его представитель) в течение суток обязан направить извещение по установленной форме:

в соответствующий территориальный орган федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;

в прокуратуру по месту происшествия несчастного случая;

в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации и (или) орган местного самоуправления по месту государственной регистрации юридического лица или физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;

работодателю, направившему работника, с которым произошел несчастный случай;

в территориальный орган соответствующего федерального органа исполнительной власти, осуществляющего государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, если несчастный случай произошел в организации или на объекте, подконтрольных этому органу;

в исполнительный орган страховщика по вопросам обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (по месту регистрации работодателя в качестве страхователя).

При групповом несчастном случае, тяжелом несчастном случае или несчастном случае со смертельным исходом работодатель (его представитель) в течение суток также обязан направить извещение по установленной форме в соответствующее территориальное объединение организаций профсоюзов.

Кроме того, на основании статьи 229 ТК РФ для расследования несчастного случая работодатель образует комиссию в составе не менее трех человек.

В состав комиссии включаются специалист по охране труда или лицо, назначенное ответственным за организацию работы по охране труда приказом (распоряжением) работодателя, представители работодателя, представители выборного органа первичной профсоюзной организации или иного представительного органа работников, уполномоченный по охране труда.

При расследовании несчастного случая со смертельным исходом в состав комиссии также включаются государственный инспектор труда, представители органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или органа местного самоуправления (по согласованию), представитель территориального объединения организаций профсоюзов, а при расследовании указанных несчастных случаев с застрахованными - представители исполнительного органа страховщика (по месту регистрации работодателя в качестве страхователя).

Порядок проведения расследования несчастных случаев изложен в статье 229.2 ТК РФ.

На основании статьи 230 ТК РФ по каждому несчастному случаю, квалифицированному по результатам расследования как несчастный случай на производстве и повлекшему за собой смерть пострадавшего, оформляется акт о несчастном случае на производстве по установленной форме[4] в двух экземплярах, обладающих равной юридической силой, на русском языке либо на русском языке и государственном языке республики, входящей в состав Российской Федерации.

По результатам расследования несчастного случая, квалифицированного как несчастный случай, не связанный с производством, в том числе несчастного случая со смертельным исходом, комиссия (в предусмотренных настоящим Кодексом случаях государственный инспектор труда, самостоятельно проводивший расследование несчастного случая) составляет акт о расследовании соответствующего несчастного случая по установленной форме[5] в двух экземплярах, обладающих равной юридической силой, которые подписываются всеми лицами, проводившими расследование.

Таким образом, несчастный случай, повлекший за собой смерть пострадавшего, может быть признан несчастным случаем на производстве только по результатам расследования.

При этом, в соответствии со статьей 184 ТК РФ при повреждении здоровья или в случае смерти работника вследствие несчастного случая на производстве работнику (его семье) возмещаются его утраченный заработок (доход), а также связанные с повреждением здоровья дополнительные расходы на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию либо соответствующие расходы в связи со смертью работника.

Виды, объемы и условия предоставления работникам гарантий и компенсаций в указанных случаях определяются федеральными законами.

Таким образом, в случае квалификации несчастного случая со смертельным исходом, как несчастного случая на производстве Организация будет обязана возместить семье пострадавшего соответствующие расходы в связи со смертью работника.

Отметим, что статьей 15.34 КоАП РФ предусмотрена ответственность за сокрытие страхователем наступления страхового случая при обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний - наложение административного штрафа на граждан в размере от 300 до 500 рублей, на должностных лиц в размере от 500 до 1 000 рублей, на юридических лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

Кроме того, статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права – наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.

7. Если работник оформлен в г. СПб, а реально проживает и работает в г. Мурманске, начисляется ли ему районный коэффициент (северная надбавка к основному окладу) и предоставляются ли дополнительные дни отпуска?

Нормы ТК РФ устанавливают применение районных коэффициентов при оплате труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (статья 315 ТК РФ).

Статьей 315 ТК РФ установлено, что оплата труда в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате.

При этом размер районного коэффициента, процентной надбавки и порядок их применения для расчета заработной платы работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливаются Правительством РФ (статьи 316 и 317 ТК РФ).

Аналогичная норма установлена статьями 10 и 11 Закона РФ «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» от 19.02.93 № 4520-1 (далее – Закон № 4520-1).

Перечень районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, на которые распространяется действие Указов Президиума Верховного Совета СССР от 10.02.60 и от 26.09.67 о льготах для лиц, работающих в этих районах и местностях, утв. Постановлением Совета Министров СССР от 10.11.67 № 1029, действует в настоящее время в ред. Постановления Совета Министров СССР от 03.01.83 № 12.

В соответствии с указанным Постановлением г. Мурманск (Мурманская область) относится к районам Крайнего Севера.

В Определении Верховного Суда РФ от 06.05.11 № 78-В11-16 сделан вывод, что выплата районного коэффициента связана с местностью, в которой лицо выполняет свои трудовые обязанности, а не с местностью, где находится организация-работодатель.

В Обзоре Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденном Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.14, отмечено, что при расчете заработной платы должен применяться районный коэффициент, установленный к заработной плате в районе или местности по месту фактического выполнения работы, независимо от места нахождения организации, в штате которой состоит работник.

В Письме Роструда от 29.06.11 № 1891-6-1 изложено следующее:

«В основе установления дополнительных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Севера и приравненных к ним местностях, других местностях с особыми климатическими условиями, лежат обстоятельства, связанные с осуществлением ими трудовой деятельности в суровых климатических условиях.

Главной целью таких гарантий и компенсаций является компенсирование повышенных в суровых климатических условиях расходов на содержание жилья, лечение и другое, а также снижение негативного воздействия климатических факторов на здоровье граждан.

В связи с этим, районные коэффициенты и процентные надбавки к заработной плате применяются, а дополнительные отпуска за работу в районах Севера и приравненных к ним местностях предоставляются по месту фактической работы независимо от места нахождения работодателя, с которым работник заключил трудовой договор».

Аналогичная позиция изложена в Письме Минфина РФ от 13.11.10 № 03-03-07/39.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что районный коэффициент и процентная надбавка начисляются к заработной плате работника в зависимости от фактического места выполнения им трудовой функции, а не от места нахождения работодателя, в штате которого состоит работник.

Следовательно, в случае, когда работник фактически проживает и работает в г. Мурманске, Организация должна применять районные коэффициенты и процентные надбавки к заработной плате этого сотрудника и предоставлять дополнительные отпуска за работу в районах Крайнего Севера.

Коллегия Налоговых Консультантов, 22 сентября 2015г.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit