Департамент общего аудита по вопросу разработки формы авансового отчета

На основании пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, одним из необходимых условий для признания расходов в целях исчисления налога на прибыль, является наличие документального подтверждения, оформленного в соответствии с законодательством РФ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[1] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Пунктом 2 Закона № 402-ФЗ установлено, что обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания (пункт 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (пункт 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ).

Таким образом, в настоящее время формы первичных учетных документов устанавливаются организациями самостоятельно.

Разработанные организациями первичные документы подтверждают факты хозяйственной деятельности, в том числе понесенные расходы, как в целях бухгалтерского учета, так и в целях налогового учета.

В рассматриваемом случае, Организацией разработана форма бланка авансового отчета.

Указанная форма не содержит такой реквизит как «наименование документа». В связи с чем, рекомендуем добавить данный реквизит, что позволит, по нашему мнению, использовать указанный документ в целях оформления понесенных расходов.

В отношении рисков, связанных с отсутствием граф, содержащих информацию о суммах выданных подотчет денежных средств, отмечаем следующее.

Как было указано выше, подобная информация не является обязательным реквизитом первичного документа в соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Также следует отметить, что иные нормативно-правовые документы также не содержат требований об указании подобной информации.

Так, например, Указанием Банка РФ от 11.03.14 № 3210-У предусмотрено, что сумма выдаваемых денежных средств должна указываться в заявлении подотчетного лица, на основании которого составляется расходных кассовый ордер. В отношении иных документов, в том числе авансового отчета, такого требования нет.

В связи с этим, с этим, по нашему мнению, Организация при разработке формы авансового отчета вправе не указывать информацию о выданных авансах, полученных сотрудником сумм перерасхода или возврата неизрасходованных денежных средств.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit