Департамент общего аудита по вопросу учет расходов на мобильную связь

Как следует из вопроса, в документах, получаемых Организацией от оператора связи, в общей сумме учтены как расходы непосредственно самой Организации (в пределах установленного лимита), так и расходы, понесенные сотрудником (расходы, не возмещаемые Организацией).

В соответствии с пунктом 2 ПБУ 10/99[1] расходами организации признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества).

Согласно пункту 16 ПБУ 10/99 расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:

-расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

-сумма расхода может быть определена;

-имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.

Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, то в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность.

В рассматриваемом случае, по нашему мнению, расходом может быть признана сумма в пределах установленного лимита, так как именно в размере лимита Организация перечислит денежные средства оператору связи.

Сумма, превышающая лимит, оплачивается непосредственно самим сотрудником и ему не возмещается, соответственно у Организации в отношении указанной суммы не возникает уменьшения каких-либо выгод.

Как было указано выше, в случае, если в отношении расходов не выполняются условия пункта 16 ПБУ 10/99, то такой расход признается дебиторской задолженностью.

Однако, учитывая, что указанная сумма оплачивается работником, в учете Организации будет возникать кредиторская задолженность, а не дебиторская. При этом данная задолженность никогда не будет погашена Организацией.

Учитывая вышесказанное, по нашему мнению, у Организации отсутствуют основания для отражения в бухгалтерском учете сумм, превышающих лимит и оплачиваемых работником.

В соответствии со статьей 1 Федерального закона № 402-ФЗ[2] бухгалтерский учет – это формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Согласно статье 5 Федерального закона № 402-ФЗ объектами бухгалтерского учета экономического субъекта являются:

1) факты хозяйственной жизни;

2) активы;

3) обязательства;

4) источники финансирования его деятельности;

5) доходы;

6) расходы;

7) иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Таким образом, в бухгалтерском учете и отчетности отражаются только вышеперечисленные объекты бухгалтерского учета.

Дебиторская задолженность представляет собой обязательство.

Понятие обязательства в Федеральном законе № 402-ФЗ отсутствует.

В соответствии с пунктом 7.2 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России[3] (далее по тексту – Концепция) обязательством считается существующая на отчетную дату задолженность организации, которая является следствием свершившихся проектов ее хозяйственной деятельности и расчеты по которой должны привести к оттоку активов. Обязательство может возникнуть в силу действия договора или правовой нормы, а также обычаев делового оборота.

В рассматриваемом случае, в отношении сумм, превышающих лимит, у Организации отсутствуют обязательства по оплате. Соответственно, исходя из определения приведенного в Концепции, по нашему мнению, суммы, которые оплачивает сотрудник, не являются для Организации обязательством.

Таким образом, на наш взгляд, суммы, превышающие лимит, не подлежат отражению в учете Организации ни в составе расходов, ни в составе задолженности.

При этом, учитывая, что оператор связи выставляет первичные документы на общую сумму, по нашему мнению, Организации следует дополнительно оформить бухгалтерскую справку, в которой будут расписаны суммы лимита, признаваемые Организацией в качестве расходов (а также НДС, относящийся к ним) и суммы, превышающие лимит и оплачиваемые сотрудником.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit