Департамент общего аудита по вопросу учета расходов на мойку автомобиля в выходной день

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных им расходов, под которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статье 265 НК РФ, убытки) осуществленные (понесенные) налогоплательщиками (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта.

При этом согласно пункту 16 статьи 270 НК РФ в составе расходов не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей, если иное не предусмотрено главой 25 НК РФ.

Таким образом, для того, чтобы расходы на содержание автомобиля, в том числе расходы на его мойку, были учтены при налогообложении прибыли, данные расходы должны быть связаны с деятельностью Организации и соответствующим образом документально подтверждены.

При отсутствии у Организации документов, свидетельствующих о том, что расходы по мойке автомобиля понесены в интересах Организации при исполнении работником своих служебных обязанностей, существует риск признания данных расходов, осуществленными в интересах работника, и не подлежащими учету в целях налогообложения прибыли.

Так, в Письме УФНС РФ по г. Москве от 19.06.06 № 20-12/54213@ разъясняется, что расходы на приобретение ГСМ при использовании автомобиля сверхурочно, в том числе в выходные дни могут быть учтены при налогообложении прибыли, если локальными актами предусмотрена работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени:

«Для признания расходов на приобретение ГСМ в период работы автомобильного транспорта сверх нормального рабочего дня в целях налогообложения прибыли необходимо наличие как документов, подтверждающих фактический расход бензина на производственные цели, так и оформленных в соответствии с установленными требованиями путевых листов, а также утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих работу в выходные дни и обеспечение точного учета сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей».

Также обращаем Ваше внимание на Постановление ФАС Московского округа от 03.12.12 по делу № А41-20691/11, в котором указано следующее:

«Решением Арбитражного суда Московской области от 02.05.2012, оставленным без изменения постановлением Десятого арбитражного апелляционного суда от 15.08.2012, заявление общества удовлетворено частично, оспариваемое решение инспекции признано недействительным в части начисления налога на прибыль за 2007 - 2009 г.г. в размере 19.658 руб., соответствующих сумм пени и штрафа (статья 122 Налогового кодекса Российской Федерации), начисления налога на доходы физических лиц в сумме 18.774 руб., соответствующих сумм пеней и штрафа (статья 123 Налогового кодекса Российской Федерации), а также в части начисления соответствующих сумм пеней и штрафа по налогу на доходы физических лиц в связи с отменой УФНС России по Московской области начисления налога на доходы физических лиц в сумме 624 руб. в отношении гр. Ремизовой Т.А.

В удовлетворении остальной части заявленных требований отказано по мотиву недоказанности налогоплательщиком факта несения расходов в целях предпринимательской деятельности, а не в интересах работников. Суд также согласился с выводами инспекции о том, что работниками общества получена материальная выгода в спорных суммах, являющаяся объектом обложения налогом на доходы физических лиц.

В кассационной жалобе общество просит отменить судебные акты и принять новое решение о признании недействительным решения инспекции в оспариваемой части. Общество в жалобе оспаривает выводы судебных инстанций в части расходов на приобретение ГСМ и содержание (мойку) автомобилей, указывая на то, что учитывая разъездной характер работы генерального директора общества и его заместителя, спорные расходы относятся на уменьшение налогооблагаемой прибыли в соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса как расходы на содержание служебного транспорта (автомобиля). При этом не имеет значение, что расходы понесены в выходные и праздничные дни, поскольку это не доказывает использование автомобиля в непроизводственных целях. Кроме того заявитель указывает, что инспекцией не учтены положения статьи 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации, в соответствии с которыми с 06.10.2006 для подтверждения расходов по служебным поездкам работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, не требуется составления документов по формам Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", Т-10 "Командировочное удостоверение" и Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учеты труда и его оплаты".

… Основанием для доначисления сумм налога на прибыль и НДФЛ, соответствующих пеней и штрафов в оспариваемой части послужило нарушение налогоплательщиком положений Налогового кодекса Российской Федерации, в частности его статей 252, 210. Инспекция пришла к выводу, что расходы общества на оплату бензина, автозапчастей и мойки автомобиля, командировочные расходы, являются экономически неоправданными, так как не связаны с деятельностью организации, направленной на получение дохода, а понесены в интересах работников общества - генерального директора общества и его заместителя, в связи с чем подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

По результатам рассмотрения апелляционной жалобы налогоплательщика УФНС России по Московской области принято решение N 16-16/025585 от 06.05.2011, которым решение инспекции отменено в части начисления налога на доходы физических лиц в отношении гражданки Ремизовой Т.А. в сумме 624 руб., а также в части начисления единого социального налога в сумме 4.831 руб., 822 руб. пени и 966 руб. штрафа по статье 122 Кодекса.

Не согласившись с решением налоговой инспекции в оспариваемой части, общество обратилось с заявлением в арбитражный суд.

Как следует из акта проверки и решения инспекции, при проверке установлено, что в спорных налоговых периодах подотчетными лицами ЗАО "Хлебопродукт" являлись Дубасов С.Ю. и Ковальский П.В., которые за наличный расчет оплачивали, в том числе, услуги по мойке автомобиля, а также приобретали горюче-смазочные материалы (ГСМ).

Затраты общества на оплату ГСМ и услуг автомойки исключены проверяющими из расходов по трем основаниям:

1. Оплата за ГСМ произведена по картам, не зарегистрированным на общество.

В этой части решение инспекции признано судом в настоящем деле недействительным и налоговым органом не оспаривается;

2. В период 2008 - 19.11.2009 гг. у общества отсутствовали автомашины в собственности и в аренде (лизинге).

По данному эпизоду заместителем начальника инспекции при рассмотрении акта и иных материалов проверки приняты возражения налогоплательщика в связи с представлением им договора лизинга на автотранспортное средство и платежных документов, подтверждающих оплату лизинговых платежей. Следовательно, доначисления по данным основаниям в решении инспекции отсутствуют;

3. Расходы понесены не в регионе деятельности общества в дни, когда работник заявителя не направлялся в командировку, в том числе, в выходные и праздничные дни; представленные в обоснование расходов документы оформлены ненадлежащим образом, поскольку не позволяют идентифицировать автомобили.

По данному эпизоду суды, исследовав и оценив представленные доказательства в их совокупности и взаимной связи, руководствуясь положениями статей 210, 247, 252, 254, 264, 313, 314 Налогового кодекса Российской Федерации, пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", нормами Трудового кодекса Российской Федерации, установили, что спорные расходы не отвечают критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 Кодекса, поскольку документы, представленные заявителем, не подтверждают производственную направленность расходов и их связь с осуществлением деятельности по извлечению прибыли. В связи с этим судами признано правомерным доначисление инспекцией налога на прибыль, соответствующих пеней и штрафа.

При данном положении суды согласились с квалификацией инспекцией спорных сумм как материальной выгоды, полученной директором общества и его заместителем в виде возмещения им расходов на ГСМ и услуги по автомойке, и подлежащей включению в объект обложения НДФЛ».

В тоже время в Постановлении ФАС Московского округа от 11.06.09 № КА-А40/5274-09 судьи пришли к выводу, что заправка бензином машины в нерабочее время не говорит о том, что работник использовал автомобиль для личных нужд:

«В ходе выездной налоговой проверки инспекцией установлено, что в 2005 - 2006 гг. обществом необоснованно не облагалась НДФЛ и ЕСН сумма 69.492,70 руб., выплаченная работодателем за приобретенный бензин, а также что обществом занижена налогооблагаемая база по НДФЛ в сумме 1.416.636,54 руб. в результате невключения в налогооблагаемую базу по налогу на доходы физических лиц суммы, оплаченной за организацию конференции на территории Республики Корея для представителей заказчика.

Отклоняя довод инспекции об использовании автотранспорта работником общества Чо Ин Чол в нерабочее время, суды исходили из того, что сама по себе заправка автотранспортного средства в нерабочее время не доказывает факт использования автотранспорта общества в личных целях, а иных доказательств инспекция не представила. Объяснениям Чо Ин Чол, на которые ссылается инспекция, судами была дана оценка. Оснований для переоценки не имеется».

Как следует из Вашего вопроса, в распоряжении Организации имеется документ, в котором содержится информация о том, в отношении какого именно автомобиля понесены расходы по мойке (указана марка и номер автомобиля).

При этом хотелось бы обратить Ваше внимание на следующее.

В общем случае документом, подтверждающим использование автомобиля в служебных целях, является путевой лист, в котором указывается маршрут следования автомобиля. На основании путевого листа подтверждается пройденный автомобилем километраж и учитываются затраты на ГСМ[1].

Очевидно, что для осуществления мойки автомобиля, автомобиль должен проехать определенный путь с места стоянки до мойки и обратно. При этом будет израсходовано определенное количество топлива.

Таким образом, в случае, если мойка автомобиля осуществлялась в выходной день, то в целях учета пройденного километража и списания расходов на ГСМ, необходимо оформление путевого листа, в котором будет указан маршрут следования автомобиля «стоянка (офис) – мойка – стоянка (офис)».

Данный путевой лист, по нашему мнению, будет являться дополнительным документальным подтверждением того, что мойка автомобиля осуществлялась в интересах Организации.

В то же время данный путевой лист будет в свою очередь свидетельствовать о привлечении работника к работе в выходной день.

Согласно статье 189 ТК РФ режим работы организации определяется правилами внутреннего распорядка, то есть локальным нормативным актом организации, регламентирующим в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

В соответствии со статьей 91 ТК РФ рабочее время - это время, в течение которого работник согласно правилам внутреннего трудового распорядка организации и условиям трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые на основании закона и иных нормативных правовых актов относятся к рабочему времени. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Согласно статье 97 ТК РФ работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени может производиться как по инициативе работника (совместительство), так и по инициативе работодателя (сверхурочная работа).

На основании положений статьи 99 ТК РФ сверхурочная работа - это работа, производимая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), а также работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. При этом работодатель обязан обеспечить точный учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником.

Привлечение работодателем работника к сверхурочной работе допускается с его письменного согласия в следующих случаях:

1) при необходимости выполнить (закончить) начатую работу, которая вследствие непредвиденной задержки по техническим условиям производства не могла быть выполнена (закончена) в течение установленной для работника продолжительности рабочего времени, если невыполнение (незавершение) этой работы может повлечь за собой порчу или гибель имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), государственного или муниципального имущества либо создать угрозу жизни и здоровью людей;

2) при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников;

3) для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва. В этих случаях работодатель обязан немедленно принять меры по замене сменщика другим работником.

Работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника.

Таким образом, привлечение работника к работе в выходной день возможно только с его согласия и должно оформляться соответствующим распорядительным документом руководителя (приказом).

Наличие такого документа также будет свидетельствовать о том, что автомобиль в выходной день использовался работником по распоряжению Организации.

При этом статьей 135 ТК РФ установлено, что работа в выходные дни оплачивается в повышенном размере.

Обращаем Ваше внимание, что в приведенных ранее судебных Постановлениях судами при принятии решений не исследовался факт оплаты труда работника за выполнение им служебных обязанностей в выходной день, т.е. отсутствие соответствующей оплаты однозначно не свидетельствует о том, что расходы понесены в интересах работника.

В то же время, отсутствие оплаты за привлечение работника к работе в выходной день, расценивается как нарушение норм трудового законодательства.

Меры ответственности за нарушение законодательства о труде и об охране труда регулируются ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Из изложенного, по нашему мнению, следует, что при отсутствии у Организации документов, свидетельствующих об использовании работником автомобиля в выходной день в производственных целях, возможны претензии налоговых органов в части признания факта использования автомобиля в личных интересах работника, и как следствие исключение расходов по мойке из состава расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. Кроме того, не исключен риск начисления НДФЛ.

При этом, для признания затрат по использованию автомобиля, произведенных в выходной день, по мнению налоговых органов, необходимо наличие:

- документов, подтверждающих расходы;

- путевого листа;

- документов, подтверждающих привлечение работника к работе в выходной день.

По нашему мнению, Организация вправе учесть в составе расходов затраты по мойке автомобиля на основании первичного документа, подтверждающего понесенные расходы с указанием в нем информации об автомобиле, а также при наличии путевого листа, в котором зафиксировано использование автомобиля в интересах Организации.

Отсутствие приказа о привлечении работника к работе в выходной день, а также соответствующей оплаты, по нашему мнению, не является обязательным для учета данных расходов.

В то же время, учитывая мнение налогового органа, полностью исключить риск возникновения претензий, мы не можем.

Кроме того, отсутствие соответствующего приказа и оплаты будет являться нарушением норм трудового законодательства и влечет риск привлечения Организации к административной ответственности.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit