Департамент общего аудита по вопросу учета расходов на перевод документов

На основании пункта 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Из приведенных положений можно сделать вывод, что документами, которыми могут быть подтверждены расходы, учитываемые в целях исчисления налога на прибыль, являются, в частности:

- документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ;

- документы, косвенно подтверждающие расходы.

В рассматриваемом нами случае через подотчетное лицо Организацией были приобретены услуги, связанные с переводом и нотариальным удостоверением документов.

В подтверждение стоимости услуг прилагаются квитанция к ПКО, оформленная на Организацию, кассовый чек и Акт выполненных работ, оформленный на подотчетное лицо.

Пунктами 1 и 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ[1] установлено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, первичным документом признается любой документ, составленный в произвольной форме, при условии, что он содержит реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ.

При этом формы первичных учетных документов устанавливаются организациями самостоятельно.

Соответственно, факт оказания услуг по переводу, приобретенных через подотчетное лицо, может подтверждаться документом, составленным в произвольной форме, содержащим обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

На практике расходы, осуществленные организацией через подотчетное лицо, подтверждаются авансовыми отчетами, составленными по форме № АО-1 или в произвольной форме, а также иными сопутствующими документами, подтверждающими факт реализации товаров (работ, услуг), и их фактическую оплату.

Авансовый отчет удостоверяет факт выдачи денежных средств сотруднику, а также согласие руководителя организации с тем, что расходы осуществлены в интересах самой организации.

Кроме того, необходимо наличие документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств, и цели, на которые они осуществлены.

Так, в Письме ФНС РФ от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@ в отношении порядка документального подтверждения расходов, были даны следующие разъяснения

«Согласно положениям ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщики в целях налогообложения налогом на прибыль организаций уменьшают полученные доходы на осуществленные ими обоснованные и документально подтвержденные расходы (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса).

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В соответствии с законодательством о бухгалтерском учете все хозяйственные операции (факты хозяйственной жизни) оформляются первичными учетными документами.

Требования наличия обязательных реквизитов в первичных учетных документах установлены законами о бухгалтерском учете (до 01.01.2013 - Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", с 01.01.2013 - Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Пунктом 1 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" установлено, что организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику (за исключением контрольно-кассовой техники в составе платежных терминалов, применяемых платежными агентами и банковскими платежными агентами, субагентами, и банкоматов, применяемых банковскими платежными агентами), обязаны выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки.

Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ определен Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745 (далее - Положение по применению ККМ). Данный перечень не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности, в кассовом чеке ККМ отсутствуют такие реквизиты, как "наименование должности" и "подпись" лиц, совершивших хозяйственную операцию.

Кроме того, согласно п. 2 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.07.2007 N 470, кассовый чек - первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами контрольно-кассовой техники, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

При осуществлении вышеуказанных расчетов кассовый чек ККМ выдается не организации, а физическому лицу - сотруднику этой организации. Оприходование организацией товарно-материальных ценностей, приобретенных для нее сотрудником, осуществляется на основании первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, а также документов, подтверждающих факт оплаты, - чеков ККМ, квитанции к приходному кассовому ордеру.

Учитывая изложенное, налогоплательщик вправе подтвердить произведенные расходы кассовым чеком, однако для учета расходов в целях налогообложения наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью организации, направленной на получение доходов».

В рассматриваемом нами случае в подтверждение факта оказания услуг представлен Акт выполненных работ, который оформлен на подотчетное лицо – сотрудника Организации.

Формально, поскольку расходование средств осуществляется самой Организации, первичный документ должен быть оформлен также на Организацию. Поэтому в данном случае можно говорить о том, что сам по себе представленный документ не может являться достаточным основанием для признания расходов Организации в целях исчисления налога на прибыль.

В свою очередь, к первичному документу прилагается кассовый чек, подтверждающий фактическую оплату услуг через подотчетное лицо, и квитанция, подтверждающая поступление денежных средств от имени Организации.

На наш взгляд, совокупность подтверждающих документов свидетельствует о том, что расходы на перевод документов, осуществлены именно в интересах Организации, а не самого сотрудника.

Дополнительным подтверждением будут являться сами документы, перевод которых был осуществлен.

В этом случае, поскольку статья 252 НК РФ допускает признание расходов на основании документов, косвенно подтверждающими такие расходы, на наш взгляд, рассматриваемые нами расходы могут учитываться в целях исчисления налога на прибыль, при наличии утвержденного авансового отчета.

Отметим, что официальные разъяснения, а также арбитражная практика, свидетельствующие о возникновении претензий со стороны налоговых органов в аналогичных обстоятельствах, отсутствуют. Данное обстоятельство, на наш взгляд, является дополнительным подтверждением того, что налоговые риски в данном случае маловероятны. Однако полностью исключить вероятность возникновения претензий со стороны налоговых органов мы не можем.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit