Департамент общего аудита по вопросу учета спецодежды

В соответствии с пунктом 2 ПБУ 5/01[1] к бухгалтерскому учету в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:

- используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

- предназначенные для продажи;

- используемые для управленческих нужд организации.

Таким образом, специальная одежда, используемая в производственной деятельности Организации, подлежит отражению в бухгалтерском учете в качестве материально-производственных запасов (далее - МПЗ).

Из Инструкции по применению плана счетов следует, что для учета поступления, наличия и движения специальной одежды, находящейся на складах организации или в иных местах хранения, предназначен субсчет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе».

Соответственно, операции, связанные с приобретением, движением и выбытием спецодежды подлежат отражению в бухгалтерском учете на субсчете 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе».

Приказом Минфина РФ от 26.12.02 № 135н утверждены Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (далее – Методические указания).

Методические указания по учету спецодежды определяют порядок ведения бухгалтерского учета специальной одежды и распространяются на организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству РФ (за исключением кредитных организаций и государственных (муниципальных) учреждений).

Методические указания определяют особенности бухгалтерского учета активов, которые включены для целей бухгалтерского учета в состав оборотных активов и имеют особый порядок отнесения стоимости в затраты на производство и продажу продукции (работ, услуг) (пункты 1 и 2 Методических указаний).

К бухгалтерскому учету в качестве указанных активов принимается специальная одежда - средства индивидуальной защиты работников организации.

Согласно пункту 7 Методических указаний в состав специальной одежды входит: специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления (комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы, другие виды специальной одежды).

Пунктом 8 Методических указаний определено, что конкретный перечень средств труда, учитываемых в составе специальной одежды, определяется организацией исходя из особенности технологического процесса в отраслях промышленности и иных отраслях экономики.

В соответствии с пунктом 11 Методических указаний специальная одежда, находящаяся в собственности организации, принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, т.е. в сумме фактических затрат на приобретение или изготовление, исчисленных в порядке, предусмотренном для учета МПЗ, изложенном в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов[2].

Из пунктов 16, 19 Методических указаний следует, что приемка и оприходование поступающей специальной одежды складами организации, как правило, оформляются путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая форма № М-4[3]).

Отпуск специальной одежды в производство (эксплуатацию) со складов организаций (иных мест хранения) производится на основании первичных учетных документов, в качестве которых могут использоваться требование-накладную и (или) накладную (типовые межотраслевые формы № М-11 и М-15[4] соответственно), а также лимитно-заборные карты (типовая межотраслевая форма № М-8[5]).

При необходимости организация, помимо форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, может применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению специальной оснастки и специальной одежды.

Кроме того, отметим, что согласно Информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012 Методические указания применяются в части, не противоречащей Федеральному закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ), вступившему в силу с 1 января 2013 года.

В соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (пункт 4 Закона № 402-ФЗ).

Таким образом, операции, связанные с приобретением, а также отпуском в производство спецодежды Организация вправе оформлять первичными документами, самостоятельно ею разработанными, при условии, что они содержат обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В силу пунктов 20 – 22 Методических указаний передача специальной одежды в производство (эксплуатацию) отражается в бухгалтерском учете по дебету счета «Материалы» и открываемому к нему субсчету «Специальная одежда в эксплуатации» в корреспонденции со счетами учета МПЗ (кредит счета «Материалы», по соответствующему субсчету) в сумме фактических затрат, связанных с приобретением и (или) изготовлением специальной одежды (по фактической себестоимости).

С целью снижения трудоемкости учетных работ допускается производить единовременное списание стоимости специальной одежды, срок эксплуатации которой согласно нормам выдачи не превышает 12 месяцев, в дебет соответствующих счетов учета затрат на производство в момент ее передачи (отпуска) сотрудникам организации.

Аналитический учет специальной одежды, находящейся в производстве (эксплуатации), бухгалтерской службой ведется по наименованиям (номенклатурным номерам), количеству и фактической себестоимости с указанием даты поступления в производство (эксплуатацию) (месяц, год), мест эксплуатации (по подразделениям) и материально ответственных лиц.

Аналитический учет ведется, как правило, в книгах по форме оборотных ведомостей или в электронном виде, обеспечивающих получение необходимой информации по учету движения специальной оснастки и специальной одежды (например, может использоваться Ведомость учета выдачи спецодежды[6] или документ, составленный в произвольной форме, а также электронная ведомость).

Отметим, что, по нашему мнению, для правомерного единовременного списания спецодежды, срок эксплуатации которой не превышает 12 месяцев, указанный порядок списания следует предусмотреть в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

На основании пунктов 26 – 27 Методических указаний стоимость специальной одежды погашается (с учетом особенностей, изложенных в пункте 21 настоящих Методических указаний) линейным способом исходя из сроков полезного использования специальной одежды, предусмотренных в типовых отраслевых нормах бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также в Правилах обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты[7].

Начисление погашения специальной одежды в бухгалтерском учете отражается по дебету счетов учета затрат на производство и кредиту счета «Материалы» субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

Кроме того, пунктами 60 – 66 Методических указаний установлено, что специальная одежда выдается работникам в порядке, установленном коллективным договором на основе типовых отраслевых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты, а также правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденных в установленном порядке.

Выдача работникам и возврат ими специальной одежды должны отражаться в личных карточках работников.

В документах, оформляющих отпуск специальной одежды работникам (требования и т.п.), наряду с другими реквизитами следует отражать основание выдачи, а в личной карточке - срок носки, процент годности на момент выдачи.

В организациях устанавливается контроль за сроками нахождения специальной одежды в производстве (эксплуатации). Для этого рекомендуется, например, на ней ставить штамп с указанием даты выдачи работникам.

Специальная одежда, выданная работникам, является собственностью организации и подлежит возврату: при увольнении, при переводе в той же организации на другую работу, для которой выданные им специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления не предусмотрены нормами, а также по окончании сроков их носки взамен получаемых новых.

Дежурная специальная одежда коллективного пользования должна находиться в кладовой подразделения или участка и выдаваться работникам только на время выполнения тех работ, для которых она предусмотрена, или может быть закреплена за определенными рабочими местами (например, тулупы на наружных постах, перчатки диэлектрические при электроустановках и т.д.) и передаваться от одной смены другой. В этих случаях специальная одежда выдается под ответственность соответствующему лицу.

Дежурная специальная одежда и приспособления записываются на отдельные карточки с пометкой «Дежурная».

Сдача работниками специальной одежды в стирку, дезинфекцию, ремонт, а также зимней (теплой) специальной одежды с наступлением летнего (теплого) времени для организованного хранения оформляется в ведомости и подписывается материально ответственным лицом о приемке специальной одежды.

Возврат работникам специальной одежды после стирки, дезинфекции, ремонта и хранения (теплой специальной одежды и специальной обуви) производится по тем же ведомостям, в которых была оформлена приемка, под расписку работника (в предусмотренной для этого графе).

На основании изложенного, считаем, что приобретение спецодежды, срок эксплуатации которой не превышает 12 месяцев, подлежит отражению в бухгалтерском учете Организации следующим образом:

Приобретение спецодежды, срок эксплуатации которой превышает 12 месяцев, подлежит отражению в бухгалтерском учете Организации следующим образом:

Отметим, что Методические указания не содержат нормы, устанавливающей, с какого месяца начинается погашение стоимости спецодежды, срок эксплуатации которой превышает 12 месяцев, в связи с чем, считаем, что Организация вправе самостоятельно определить момент, с которого осуществляется списание такой спецодежды, предусмотрев указанный порядок в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit