Департамент общего аудита по вопросу уплаты НДФЛ при закрытии обособленного подразделения

Ответ

Как следует из дополнительных пояснений, обособленное подразделение было закрыто 31.01.2014. Фактически работники, числящиеся в «закрытом» ОП, работали в головной организации, расположенной в другой местности. НДФЛ с доходов этих сотрудников удерживался и частично уплачивался в налоговый орган головной организации, а частично не уплачивался.

В 3 квартале 2014 работники были уволены:

- работавшие в головном подразделении по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ (расторжение договора по инициативе работника);

- находившееся в декрете и в отпуске по уходу за ребенком по пункту 1 части 1 статьи 81 ТК РФ (расторжение договора в связи с ликвидацией организации).

Согласно абзацу 20 пункта 2 статьи 11 НК РФ обособленное подразделение организации - любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение.

В соответствии с частью 4 статьи 81 ТК РФ в случае прекращения деятельности филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации, расположенного в другой местности, расторжение трудовых договоров с работниками этого подразделения производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации.

При этом согласно пункту 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.

Следовательно, работников обособленного подразделения, расположенного в другой местности, то есть за пределами административно-территориальных границ населенного пункта головной организации, работодатель имеет право уволить, как в случае ликвидации организации (пункт 1 статьи 81 ТК РФ), с соблюдением соответствующих норм.

В частности, согласно части 2 статьи 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Так, если ОП было закрыто 31.01.14 и эту дату считать датой увольнения работников с связи с ликвидацией ОП, то о своем предстоящем увольнении работники должны были быть письменно предупреждены не позднее 30.11.13.

Таким образом, при принятии решения о закрытии обособленного подразделения Организация была вправе уволить сотрудников данного подразделения, с соблюдением соответствующих процедур.

В рассматриваемой ситуации фактически ряд сотрудников закрытого ОП были уволены по основанию «ликвидация обособленного подразделения» и получили соответствующие выплаты лишь в 3 квартале 2014, т.е. гораздо позднее, чем произошло закрытие ОП.

Данный факт, по нашему мнению, может свидетельствовать о нарушении Организацией норм трудового законодательства, связанных, в частности, с:

- нарушением процедуры увольнения работников;

- несвоевременной выплатой денежных средств, причитающихся работникам при увольнении.

За нарушение норм трудового законодательства Организация и ее должностные лица могут быть привлечены к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которой предусмотрены следующие штрафные санкции:

- для должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

- для организации – в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Как следует из вопроса, часть работников после закрытия обособленного подразделения фактически осуществляла работу в головном подразделении, находящемся в другой местности.

В силу статьи 72.1 ТК РФ перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 настоящего Кодекса.

Не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

В соответствии со статьей 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Согласно абзацу 2 части 2 статьи 57 ТК РФ в качестве обязательного условия о месте работы в трудовом договоре должны быть указаны наименование и местоположение обособленного структурного подразделения.

Таким образом, перевод работника на работу в головную организацию, расположенную в другой местности, влечет за собой изменение определенного сторонами обязательного условия трудового договора о месте работы с письменного согласия работника.

Соответственно, в рассматриваемой ситуации в январе 2014 Организации-работодателю необходимо было заключить с каждым из переводимых работников дополнительное соглашение к трудовому договору в письменной форме[1] об изменении условия о месте работы, конкретизировав его указанием наименования и местоположения головной организации.

При отсутствии указанных соглашений, по сути, являющихся письменным согласием работника на изменение условий трудового договора, Организация может быть привлечена к ответственности за нарушение норм трудового законодательства.

Таким образом, фактически, в рассматриваемом случае сложилась следующая ситуация:

1. В январе 2014 Организация осуществляла выплаты (заработная плата, пособия и т.п.) работникам, фактически работавшим в ОП.

2. После закрытия ОП, Организация выплачивала:

- пособия и выплаты при увольнении работникам, уволенным в связи с ликвидацией ОП;

- заработную плату и др. выплаты работникам, фактически выполняющим работу в головной организации.

При этом суммы НДФЛ, удержанные с доходов указанных работников, частично не уплачивались Организацией в бюджет.

Рассмотрим порядок уплаты НДФЛ и представления отчетности в возникшей ситуации.

В соответствии с пунктом 7 статьи 226 НК РФ налоговые агенты - российские организации, указанные в пункте 1 настоящей статьи, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этих обособленных подразделений.

При этом согласно пункту 6 статьи 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.

В рассматриваемой ситуации Организация фактически удержанные с доходов работников суммы НДФЛ в бюджет не уплачивала.

В соответствии со статьей 123 НК РФ неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный настоящим Кодексом срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению.

В случае, если Организация - налоговый агент перечисляет удержанную сумму налога в более поздние сроки, ему придется уплатить пени (пункты 1, 7 статьи 75 НК РФ).

Согласно пункту 2 статьи 230 НК РФ, если иное не предусмотрено пунктом 4 настоящей статьи, налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

С учетом последних разъяснений контролирующих органов отчетность по НДФЛ (справки 2-НДФЛ) в отношении доходов, выплаченных работникам обособленных подразделений, представляется по месту учета этих подразделений (Письма Минфина РФ от 07.08.12 № 03-04-06/3-222, от 05.04.12 № 03-04-06/8-103, от 23.03.12 № 03-04-08/8-58, от 16.12.11 № 03-04-06/3-348, ФНС РФ от 30.05.12 № ЕД-4-3/8816@, от 07.02.12 № ЕД-4-3/1838, от 28.03.11 № КЕ-4-3/4817).

Таким образом, сумма НДФЛ, удерживаемая с доходов работников обособленного подразделения подлежит уплате по месту нахождения данного обособленного подразделения. Туда же представляются сведения по НДФЛ (форма 2-НДФЛ).

В Письме ФНС РФ от 28.03.11 № КЕ-4-3/4817 в отношении порядка представления отчетности по НДФЛ в случае закрытия обособленного подразделения отмечено следующее:

«Вопрос: О порядке представления сведений о доходах физических лиц территориальным учреждением банка, производящим выплату дохода работникам расчетно-кассового центра, если деятельность этого расчетно-кассового центра в связи с ликвидацией прекращается до завершения налогового периода по НДФЛ.

Ответ:

Пунктом 2 ст. 230 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) на налоговых агентов возложены обязанности по представлению в налоговый орган по месту своего учета сведений о доходах физических лиц.

В соответствии с п. 7 ст. 226 Кодекса налоговые агенты - российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этих обособленных подразделений.

Обязанность налоговых агентов представлять сведения о доходах физических лиц в налоговый орган по месту своего учета корреспондирует с обязанностью налоговых агентов уплачивать совокупную сумму налога, исчисленную и удержанную налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником выплаты дохода, по месту учета налогового агента в налоговом органе.

Таким образом, налоговым агентом сведения о доходах физических лиц - сотрудников головной организации представляются в налоговый орган по месту нахождения головной организации (по месту учета в качестве крупнейших налогоплательщиков - для организаций, отнесенных к категории крупнейших налогоплательщиков). Сведения о доходах физических лиц - сотрудников обособленных подразделений представляются в налоговый орган по месту учета обособленного подразделения, в который производится перечисление налога на доходы физических лиц с доходов сотрудников обособленных подразделений.

Учитывая изложенное, территориальное учреждение банка, производящее выплату дохода сотрудникам расчетно-кассового центра, сведения о доходах физических лиц на указанных лиц представляет в налоговый орган по месту учета расчетно-кассового центра.

Если деятельность расчетно-кассового центра в связи с ликвидацией прекращается до завершения налогового периода, то сведения о доходах физических лиц на сотрудников расчетно-кассового центра представляются территориальным учреждением банка в налоговый орган по месту учета расчетно-кассового центра за последний налоговый период. При этом последним налоговым периодом в данном случае является период времени от начала календарного года до завершения ликвидации. Повторного представления территориальным учреждением банка указанных сведений в отношении сотрудников ликвидированного расчетно-кассового центра по окончании налогового периода не требуется.

Если после ликвидации расчетно-кассового центра территориальным учреждением банка уволенным сотрудникам по итогам работы за год перечислены выплаты, то сведения о доходах физических лиц представляются в налоговый орган по месту нахождения территориального учреждения банка».

В Письме ФНС РФ от 07.02.12 № ЕД-4-3/1838 указано:

«Сведения о доходах физических лиц - работников обособленного подразделения должны быть представлены в налоговый орган по месту нахождения такого обособленного подразделения.

Таким образом, сведения о доходах физических лиц обособленных подразделений, в которые переведены сотрудники, представляют в соответствующие налоговые органы по месту нахождения таких обособленных подразделений. При этом сведения о доходах физических лиц закрытого обособленного подразделения могут быть представлены в налоговый орган по месту учета головной организации».

Из приведенных разъяснений следует, что при закрытии обособленного подразделения сведения по НДФЛ за период с 01 января года до даты закрытия должны представляться в налоговый орган по месту регистрации данного подразделения.

Если указанные сведения не были представлены, то они представляются в налоговый орган по месту нахождения головной организации.

Отметим, что официальные разъяснения контролирующих органов по вопросу уплаты НДФЛ в случае выплат работникам после закрытия обособленного подразделения, отсутствуют.

Между тем, из приведенного ранее Письма ФНС РФ от 28.03.11 № КЕ-4-3/4817, на наш взгляд, можно сделать вывод, что в указанной ситуации уплата НДФЛ и представление сведений должно производиться по месту нахождения головной организации.

Кроме того, данный вывод подтверждается неофициальными разъяснениями представителя налоговых органов (В.М. Акимова, государственный советник налоговой службы III ранга, Журнал «Зарплата» № 6 от 18.05.12):

«По общему правилу налог с доходов работников обособленных подразделений должен перечисляться организацией - налоговым агентом в бюджетную систему РФ по месту нахождения каждого ее обособленного подразделения (абз. 2 п. 7 ст. 226 НК РФ). Несмотря на то что НДФЛ является федеральным налогом, он зачисляется в региональные бюджеты.

При закрытии обособленного подразделения с его работниками должны быть завершены все расчеты, а также исчислен, удержан и перечислен НДФЛ.

После закрытия обособленного подразделения задолженность по НДФЛ образоваться не должна.

Если же по каким-то причинам головная организация обнаружила ошибки в расчетах обособленного подразделения, она может их исправить.

В данном случае - произвести доначисление и выплату заработной платы уволенному из подразделения сотруднику. Удержанный НДФЛ нужно будет перечислить в бюджет по месту нахождения головной организации (так как обособленное подразделение уже снято с учета в налоговой инспекции).

При этом в платежном поручении вы укажете реквизиты (КПП и ОКАТО) головной организации».

В рассматриваемой ситуации, учитывая, что Организация не подавала сведения по НДФЛ за период с 01.01.14 по 31.01.14 в налоговый орган по месту нахождения закрывшегося ОП, по нашему мнению, Организации необходимо:

1. Представить сведения (форма 2-НДФЛ) в отношении работников закрытого обособленного подразделения по итогам 2014 – в налоговый орган по месту нахождения головной организации;

2. Осуществить уплату НДФЛ (и суммы пеней), удержанного с доходов указанных сотрудников, – по месту нахождения головной организации.

При этом обращаем Ваше внимание, что в рассматриваемой ситуации Организация не сможет избежать штрафа по статье 123 НК РФ (20% от суммы НДФЛ), так как штраф предусмотрен не только за неперечисление, но и за несвоевременное перечисление НДФЛ.

Данный вывод подтверждается Письмом Минфина РФ от 19.03.13 № 03-02-07/1/8500.

Также сохраняется риск привлечения Организации к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение норм трудового законодательства.

Поясните пож. как физически нам подавать сведения по закрытым ОП по месту нахождения головной организации? Т.к. на момент формирования сведений у нас получается 7 разных реестров сведений относительно каждого ОП. Нам надо все переносить "руками" из реестра ОП в реестр "головы" или же так и подавать с ОКТМО ОП, а КПП "головы"?

Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утвержден Приказом ФНС РФ от 16.09.11 № ММВ-7-3/576@ (далее – Порядок).

В соответствии с пунктом 6 Порядка Сведения на электронных носителях представляются в налоговый орган налоговыми агентами лично, через представителя, либо направляются в виде почтового отправления с описью вложения, в виде файла (файлов) утвержденного формата Сведений в электронном виде за соответствующий налоговый период (далее - формат) на дискетах 3,5", дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти, с сопроводительными Реестрами сведений о доходах физических лиц за 20__ год (далее - Реестр) (приложение N 1 к настоящему Порядку) на бумажном носителе в двух экземплярах на каждый файл.

При этом согласно пункту 9 Порядка в одном сформированном файле должны содержаться Сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН налогового агента, КПП (для организации), ОКАТО, отчетный год, признак представленных Сведений.

Таким образом для каждого файла со сведениями о НДЛФ оформляется соответствующий сопроводительный Реестр.

В случае, если в налоговый орган представляется несколько файлов, то соответственно составляется несколько Реестров.

При этом, как было указано выше, в одном файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов, в частности, КПП и ОКАТО (ОКТМО).

Отметим, что в соответствии с Письмом ФНС РФ от 14.10.10 № ШС-37-3/13344 если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется справка по форме 2-НДФЛ, получало доходы от работы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то о его доходах заполняется несколько справок (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы).

В Письме Минфина РФ от 07.12.12 № 03-04-06/8-345 указано следующее:

«Согласно рекомендациям по заполнению формы 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20_ год", утвержденным названным Приказом ФНС России, в п. 1.1 разд. 1 Справки о доходах физического лица (далее - Справка) для налоговых агентов - организаций отражаются идентификационный номер налогоплательщика (далее - ИНН) и код причины постановки на налоговый учет (далее - КПП).

В случае если сведения о доходах заполняются организацией на работников, получающих доходы от ее обособленного подразделения, в данном пункте после ИНН через разделитель "/" указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения.

В п. 1.3 "Код ОКАТО" разд. 1 Справки указывается код административно-территориального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации. Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется Справка, получало доходы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то о его доходах заполняется несколько Справок (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы)».

В Письме ФНС РФ от 07.02.12 № ЕД-4-3/1838 отмечено:

«Сведения о доходах физических лиц - работников обособленного подразделения должны быть представлены в налоговый орган по месту нахождения такого обособленного подразделения.

Таким образом, сведения о доходах физических лиц обособленных подразделений, в которые переведены сотрудники, представляют в соответствующие налоговые органы по месту нахождения таких обособленных подразделений. При этом сведения о доходах физических лиц закрытого обособленного подразделения могут быть представлены в налоговый орган по месту учета головной организации.

Согласно разд. II "Заполнение формы Справки" Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20_ год", утвержденных Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ (с учетом изменений, внесенных Приказом ФНС России от 06.12.2011 N ММВ-7-3/909@), в п. 1.1 Справки для налоговых агентов - организаций отражается идентификационный номер налогоплательщика (далее - ИНН) и код причины постановки на учет (далее - КПП) (указываются через разделитель "/"), а для налоговых агентов - физических лиц указывается ИНН.

При заполнении Справки о доходах, полученных работником от работы в обособленном подразделении организации, в п. 1.1 разд. 1 Справки указываются ИНН организации, КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации, а в п. 1.3 разд. 1 Справки указывается код ОКАТО по месту нахождения обособленного подразделения организации.

Таким образом, учитывая, что в рассматриваемой ситуации, Организация формирует сведения в отношении доходов, полученных работниками как от работы в головной организации, так и от работы в закрытых обособленных подразделениях, у нее, по нашему мнению, должно формироваться несколько файлов с соответствующими сведениями (в разрезе головной организации и каждого закрытого ОП, с указанием соответствующего КПП и ОКТМО) и, соответственно несколько Реестров, прилагаемых к каждому файлу со сведениями.

Обращаем Ваше внимание, что в целях корректного закрытия расчетов по НДФЛ в лицевом счете Организации, по нашему мнению, необходимо, чтобы в отношении сумм НДФЛ, уплаченных в бюджет, платежными поручениями с указанными в них КПП и ОКТМО обособленного подразделения, были поданы соответствующие сведения (справки 2-НДФЛ) с указанием в них аналогичного КПП и ОКТМО.

Соответственно, в отношении сумм НДФЛ, уплаченных платежными поручениями, в которых будет указан КПП и ОКТМО головной организации, должны быть поданы справки с указанными в них КПП и ОКТМО головной организации.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit