Департамент общего аудита по вопросу ведения кассовых документов в обособленном подразделении
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
У нас возник вопрос о порядке ведения кассовых операций при наличии зарегистрированного обособленного подразделения (далее – ОП), не выделенного на отдельный баланс и не имеющего самостоятельного расчетного счета, так как, скорее всего, у нас появится такое подразделение уже летом этого года.
Наша организация занимается оптовой торговлей, розничных операций нет.
В настоящее время в ООО создано три кассы, две из которых имеют кассовые аппараты, за каждую кассу отвечает свой кассир, но нет зарегистрированных ОП. Приходные и расходные кассовые документы имеют единую нумерацию без каких-либо префиксов, нумерация сплошная, она едина для всех трех касс. Бухгалтерский учет кассовых операций осуществляется на счете 50.1 в разрезе субконто «Кассы» (касса №1, касса №2, касса № 3). По каждой кассе формируется своя кассовая книга, кроме того, так как учет ведется в одной учетной системе, то также за каждый день формируется сводный отчет по кассе и формируется единый журнал учета приходных и расходных кассовых документов по форме КО-3.
Необходимость регистрации обособленного подразделения вызвана созданием нашего нового основного склада в Московской области. На территории этого склада будут постоянно работать наши сотрудники, в том числе кассир, в МО будет поставлен на учет один из наших имеющихся кассовых аппаратов.
Так как ранее у нас не было зарегистрированных обособленных подразделений, то мы не сталкивались с тем, как в этом случае правильно оформлять приходные и расходные кассовые документы, как в подразделении, так и по месту нахождения организации.
Просим Вас помочь нам разобраться и дать совет, как наиболее оптимально в этом случае организовать учет кассовых операций и их оформление, в частности, особенно нас интересует следующее:
1.порядок нумерации кассовых документов при наличии зарегистрированного ОП,
2.составление кассовых книг, в том числе нужна ли будет сводная кассовая книга за день,
3.порядок ведения журнала КО-3.
Бухгалтерский учет будет вестись в одной единой базе в режиме реального времени, операции будут по-прежнему отражаться на счете 50.1 в разрезе касс.
Согласно статье 11 НК РФ обособленным подразделением организации является любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Обособленное подразделение признается таковым независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми оно наделяется. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца.
Порядок ведения кассовых операций регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.11 № 373-П (далее - Положение № 373-П).
Отметим, что в Положении № 373-П используется понятие «обособленное подразделение (филиал, представительство)» и четко определено, что обособленными подразделениями являются филиалы и представительства (пункт 1.2).
В гражданском законодательстве (статья 55 ГК РФ) в качестве обособленных подразделений упомянуты филиалы и представительства, информация о которых содержится в учредительных документах организации.
Таким образом, нормы НК РФ толкуют понятие обособленного подразделения более широко, т.е. с точки зрения налогового законодательства обособленным подразделением является любое территориально обособленное подразделение, в котором оборудованы стационарные рабочие места.
В то же время определение обособленного подразделения, приведенное в НК РФ, используется исключительно для регулирования налоговых отношений. В то время как порядок оформления и учет кассовых операций к налоговым отношениям не относится.
Между тем хотелось бы обратить Ваше внимание, что в Письме ФНС РФ от 05.06.13 № АС-4-2/10250 сделан вывод, что нормы Постановления № 373-П в отношении обособленных подразделений распространяются на все виды обособленных подразделений, независимо от того имеет ли оно статус филиала или представительства.
Аналогичный вывод следует из Постановления Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.02.13 № А56-55039/2012.
Таким образом, в целях исключения возможных рисов привлечения к ответственности за нарушение порядка ведения кассовых операций, по нашему мнению, Организации целесообразно придерживаться мнения, изложенного контролирующим органом, и исходить из того, что обособленным подразделением в целях применения Положения № 373-П считается любое территориально обособленное подразделение Организации, в котором созданы стационарные рабочие места, и которое осуществляет кассовые операции.
Далее рассмотрим порядок оформления кассовых документов при наличии обособленного подразделения.
1. Порядок нумерации кассовых документов при наличии зарегистрированного ОП.
Положением № 373-П не установлен порядок нумерации приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО).
Также не установлены специальные правила нумерации ПКО и РКО в обособленных подразделениях.
В связи с этим, по нашему мнению, Организация вправе самостоятельно установить порядок нумерации ПКО и РКО в каждом обособленном подразделении.
На практике при наличии обособленных подразделений чаще всего применяется вариант нумерации, при котором номер ПКО (РКО) состоит из двух частей, указываемых через дефис или дробь. Первая часть номера идентифицирует обособленное подразделение (например: буквенный или цифровой код), вторая часть указывает порядковый номер документа в хронологической последовательности в данном подразделении.
Отметим, что избранный порядок нумерации целесообразно закрепить в учетной политике Организации для целей бухгалтерского учета.
2. Составление кассовых книг, в том числе нужна ли будет сводная кассовая книга за день.
В соответствии с пунктом 5.1 Положения № 373-П для учета поступающих в кассу наличных денег, за исключением наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и выдаваемых из кассы, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель ведут кассовую книгу.
Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (пункт 5.2 Положения № 373-П).
Согласно пункту 2.5 Положения № 373-П кассовая книга может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее - технические средства).
Кассовые документы, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.
Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах.
Нумерация листов кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, осуществляется автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.
Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.
Листы кассовой книги, оформляемой на бумажном носителе, до начала ведения брошюруются и пронумеровываются.
Листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.
Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя.
В соответствии с пунктом 5.6 Положения № 373-П обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу.
В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств - распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги.
Передача обособленным подразделением листа кассовой книги юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом.
На основании изложенного, можно сделать вывод, что каждое обособленное подразделение организации, осуществляющее кассовые операции, должно вести кассовую книгу.
Данный вывод подтверждается Письмом Банка РФ от 04.05.12 № 29-1-1-6/3255, Письмами ФНС РФ от 05.06.13 № АС-4-2/10250, от 17.05.13 № АС-4-2/8827@, а также Постановлениями Тринадцатого ААС от 25.02.13 № А56-55039/2012, от 18.04.13 № А56-66829/2012, от 04.04.13 № А56-56706/2012, Четвертого ААС от 12.03.13 по делу № А78-8644/2012.
Обращаем Ваше внимание, что отсутствие кассовой книги в обособленном подразделении, в том числе не являющимся филиалом или представительством, расценивается контролирующими органами как нарушение порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании наличных денежных средств, в связи с неведением (неоформлением) кассовой книги и кассовых документов, что в соответствии с частью 1 статьи 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Таким образом, на основании изложенного, можно сделать следующий вывод о порядке оформления кассовой книги при наличии обособленного подразделения:
1. Каждое обособленное подразделение ведет свою кассовую книгу и передает в головную организацию отрывной второй экземпляр кассовой книги (не позднее следующего рабочего дня).
2. Головное подразделение:
- не включает показатели кассовой книги обособленного подразделения в свою кассовую книгу;
- полученные от обособленного подразделения листы кассовой книги подбираются и брошюруются (не реже чем 1 раз в год) по каждому обособленному подразделению отдельно.
3. Порядок ведения журнала КО-3.
Прежде всего, хотелось бы обратить Ваше внимание на следующее, Положение № 373-П вступило в силу с 01.01.2012г. До указанной даты действовал Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.
Пунктом 21 данного Порядка была предусмотрена обязательная регистрация ПКО и РКО в журнале регистрации ПКО и РКО, унифицированная форма КО-3 которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88.
При этом действующем в настоящий момент Положением № 373-П не установлена обязанность вести журнал регистрации ПКО и РКО.
В связи с этим, за отсутствие указанного журнала Организация не может быть привлечена к ответственности.
В то же время, по нашему мнению, Организация вправе вести указанный журнал в добровольном порядке с целью контроля за оформлением ПКО и РКО (присвоением нумерации).
При этом, указанный журнал, по нашему мнению, должен вестись в зависимости от выбранного порядка присвоения нумерации ПКО и РКО.
Так, если Организация выберет предложенный нами ранее вариант (дробный номер в разрезе каждого подразделения), то целесообразнее вести указанный журнал отдельно по каждому обособленному подразделению. В случае, если Организация выберет вариант сплошной нумерации ПКО и РКО по Организации в целом, то указанный журнал должен вестись в одном экземпляре в головной организации.
В отношении возможности ведения бухгалтерского учета кассовых операций на счете 50.1 «Касса» в разрезе субконто по каждому обособленному подразделению отметим следующее.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов счет 50 «Касса организации» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50.1 «Касса организации»,
50.2 «Операционная касса»,
50.3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
Из указанной аналитики, установленной Инструкций по применению Плана счетов, можно сделать вывод, что аналитический учет денежных средств ведется не только по видам денежных средств (например, наличные денежные средства и денежные документы), но и по местам их хранения (касса организации и кассы за пределами офиса организации).
При этом преамбулой Инструкции по применению Плана счетов установлено, что субсчета, предусмотренные в Плане счетов бухгалтерского учета, используются организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.
В связи с этим, по нашему мнению, в случае, если у Организации имеются обособленные подразделения, не выделенные на отдельный баланс, и Организации необходимо организовать аналитический учет денежных средств, находящихся в кассе, отдельно по каждому обособленному подразделению, по нашему мнению, она вправе открыть к счету 50.1 соответствующие субсчета или вести учет в разрезе соответствующего «субконто».
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit