Департамент общего аудита о необходимости оформления служебного задания при командировки

Порядок направления работников в командировки определен в совместной Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», действующей в части, не противоречащей ТК РФ, и в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749 (далее по тексту – Положение о командировках).

 

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

 

В соответствии с пунктом 6 Положения о командировках цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем.

 

Согласно пункту 26 Положения о командировках работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

 

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих учитываются расходы на командировки, в частности на:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения;

- суточные или полевое довольствие.

При этом согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

 

Согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту – Закон № 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, а также налоговый учет (ст. 313 НК РФ).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и содержат обязательные реквизиты. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в статье 9 Закона № 129-ФЗ.

 

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. № 1 для составления служебного задания предусмотрена унифицированная форма № Т-10а.

 

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Служебное задание является основанием для издания приказа о направлении работника в командировку и оформления командировочного удостоверения.

 

Работник, прибывший из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе (специальный раздел в форме № Т-10а), который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Именно из содержания данного документа можно получить подробную информацию о выполненных заданиях, обосновывающих произведенные командировочные расходы

 

В Письмах Минфина России от 19.11.2009г. № 03-03-06/1/764, от 14.09.2009г. № 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009г. № МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010г. № 16-15/113462@ приведен перечень документов, оформление которых обязательно для документального подтверждения расходов на командировки.

По мнению контролирующих органов, к таким документам относятся:

- утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного сотрудника;

- командировочное удостоверение по форме № Т-10, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1 (в силу пунктов 7, 15 Положения о командировках обязательно оформляется при любых командировках по территории РФ и в некоторые страны СНГ);

- первичные документы о расходах, которые были понесены сотрудником во время командировки (по найму жилого помещения, по проезду и пр.).

 

При этом, как справедливо было отмечено в Вашем вопросе, в Письме Минфина РФ от 14.09.2009г. № 03-03-05/169, а также в Письмах ФНС России от 25.11.2009г. № МН-22-3/890 и УФНС России по г. Москве от 28.10.2010г. № 16-15/113462@ указано, что оформлять служебные задания  и приказы о направлении работников в командировки (формы №№ Т-9 и Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1) в целях пункта 1 статьи 252 НК РФ организация не обязана.

 

Однако как было указано выше, требование оформлять служебное задание и отчет о его выполнении предусмотрено нормами Положения о командировках (пункт 6, пункт 26).

 В связи с чем, мы не исключаем, что отсутствие служебного задания может вызвать претензии налоговых органов при проверке.

Кроме того, в некоторых своих Письмах налоговые органы указывают на необходимость составления служебного задания.

Например: Письма УФНС России по г. Москве от 30.11.2009г. № 16-15/125486, от 11.08.2009г. № 16-15/082607.1, от 22.06.2009г. № 16-15/062978@, от 05.06.2009г. № 16-15/057712, Минфина РФ от 12.05.2008г. № 03-03-06/2/47.

 

Также хотелось бы обратить Ваше внимание на Письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009г. № 16-15/082607.2, в котором указано следующее:

«…Наличие у организации оправдательных документов, подтверждающих положительный результат от деятельности сотрудника в командировке (предварительные договоры, протоколы о намерениях), не предусмотрено законодательством РФ.

Следовательно, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов (при наличии надлежащим образом оформленных командировочного удостоверения, приказа, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении, авансового отчета с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы) не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов. Об этом также сказано в постановлениях ФАС Уральского округа от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2 и от 06.03.2008 N Ф09-184/08-С3, Московского округа от 18.09.2007, от 25.09.2007 N КА-А40/9510-07 и от 29.11.2007 N КА-А40/12363-07, Северо-Западного округа от 25.09.2007 N А56-52300/2006 и от 26.12.2005 N А44-2051/2005-9».

 

В соответствии с указанным Письмом, в случае, если командировка не дала положительных результатов, расходы по ней могут быть учтены при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, при наличии, в том числе, служебного задания и отчета о его выполнении.

 

 

Как было отмечено выше, более поздняя позиция Минфина РФ и налоговых органов сводится к тому, что для документального подтверждения командировочных расходов не требуется составление служебного задания и приказа о направлении работника в командировку.

 

В то же время мы не исключаем возможности возникновения спорных ситуаций.

 

Арбитражная практика по данному вопросу также противоречива:

 

Так в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 21.12.2009г. № А42-5562/2008 сказано:

«…Суд первой инстанции оценил представленные доказательства и указал, что во всех командировочных удостоверениях работников Общества отсутствуют отметки о прибытии в пункт назначения и выбытии, подтверждающие факт нахождения работников в командировке, либо указан недостоверный пункт назначения. Представленные Обществом приказы о командировке работников не позволяют установить ни цель командировки, ни фактическое выполнение командированным сотрудником производственного задания в связи с отсутствием подтверждения производственного характера командировки, служебного задания для направления в командировку и его выполнения, а также отчета о выполненной работе сотрудником.

Таким образом, суд обоснованно пришел к выводу, что налоговый орган правомерно не принял расходы на командировки в сумме 333 762 руб., как документально не подтвержденные.

У кассационной инстанции нет оснований для переоценки доказательств, изменения вывода суда и отмены судебных актов в этой части».

 

В тоже время в Постановлении ФАС Поволжского округа от 16.10.2008г. № А55-1720/2008 сказано:

«По мнению налогового органа, командировочные расходы не могут быть приняты к учету, так как у организации отсутствуют служебные задания для направления в командировку и отчеты об их выполнении, предусмотренные унифицированной формой Т-10а, счета по форме N 3-г, подтверждающие производственную направленность произведенных расходов.

Признавая незаконным решение ответчика в данной части, суды обоснованно исходили из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации, в соответствии с которым налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов. При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Судами установлено, что командировочные расходы полностью подтверждены заявителем документами, приложенными к авансовым отчетам: билетами, счетами, счетами-фактурами и чеками гостиниц, приказами о направлении работников в командировку, командировочными удостоверениями с отметками о прибытии и убытии.

Служебные задания и отчеты об их выполнении не могут являться подтверждающими расходы документами, поскольку являются внутренними документами налогоплательщика, то есть документами, составленными налогоплательщиком в одностороннем порядке».

 

Кроме того, хотелось бы обратить Ваше внимание на следующее:

 

Как было отмечено выше, служебное задание является основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

 Приказ о направлении в командировку, в свою очередь, применяется для оформления и учета направления работников в командировку, а также указания источников оплаты сумм командировочных расходов и других условий направления его в командировку (например, оплата дней командировки, приходящихся на выходные или праздничные дни, и т.д.).

Данный приказ служит основанием для проставления отметки в табеле о причинах неявки сотрудника на работу, а в дальнейшем - начисления среднего заработка за дни нахождения работника в командировке.

 

Таким образом, в качестве обоснования расходов на оплату труда за дни нахождения работника в служебной командировке налогоплательщику следует оформить формы №№ Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» и Т-9 (Т-9а) «Приказ (распоряжение) о направлении... в командировку».

 

Как было изложено выше, рассматриваемая ситуация может быть спорной. Поэтому принимать решение на основе имеющейся информации Организация должна самостоятельно. При этом, избирая тот или иной вариант поведения в такой ситуации, Организация должна учитывать все последствия своих действий, в том числе и неблагоприятные.

Как правило, избранный вариант поведения, если он противоречит позиции налогового органа, приводит к конфликту с последним, и свою позицию Организации придется отстаивать в суде.

При этом обращаем Ваше внимание на то, что исход судебного разбирательства зависит от конкретных обстоятельств дела и не может быть предопределен.

Кроме того, следует учитывать противоречивость арбитражной практики по указанному вопросу в настоящее время.

 

 

В связи с вышесказанным в целях минимизации налоговых рисков рекомендуем Вам оформлять служебное задание по форме № Т-10а.