Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита о перечислении подотчетных сумм на зарплатные банковские карты

Департамент общего аудита о перечислении подотчетных сумм на зарплатные банковские карты

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

29.10.2008

Вопрос

Организация перечисляет на зарплатную карту сотруднику деньги под отчет. В течение месяца сотрудник должен отчитаться по полученной сумме.
1. Какие налоговые риски могут возникнуть в связи с этой ситуацией?
2. Какие внутренние документы необходимо оформить, чтобы перечисленные подотчетные суммы не расценивались как полученный доход, подлежащий обложению НДФЛ?
1. Какие налоговые риски могут возникнуть в связи с этой ситуацией?
2. Какие внутренние документы необходимо оформить, чтобы перечисленные подотчетные суммы не расценивались как полученный доход, подлежащий обложению НДФЛ?

Ответ

Вопрос 1.

Порядок эмиссии банковских карт и операций, совершаемых с использованием платежных карт на территории РФ, регулируется Положением Центрального банка РФ от 24.12.04 №266-П[1] (далее – Положение №266-П).

На территории РФ кредитные организации - эмитенты осуществляют эмиссию банковских карт, являющихся видом платежных карт как инструмента безналичных расчетов, предназначенного для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами (далее - держатели), операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством РФ и договором с эмитентом (пункт 1.4 Положения №266-П).

Согласно пункту 1.5 кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт.

Расчетная (дебетовая) карта предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной кредитной организацией - эмитентом суммы денежных средств (расходного лимита), расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, или кредита, предоставляемого кредитной организацией - эмитентом клиенту в соответствии с договором банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Кредитная карта предназначена для совершения ее держателем операций, расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств, предоставленных кредитной организацией - эмитентом клиенту в пределах установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Предоплаченная карта предназначена для совершения ее держателем операций, расчеты по которым осуществляются кредитной организацией - эмитентом от своего имени, и удостоверяет право требования держателя предоплаченной карты к кредитной организации - эмитенту по оплате товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) или выдаче наличных денежных средств.

Эмиссия банковских карт для физических и юридических лиц осуществляется кредитной организацией на основании договора, предусматривающего совершение операций с использованием банковских карт (пункт 1.6 Положения №266-П).

При этом, согласно пункту 1.8 Положения №266-П конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, порядок документального подтверждения предоставления и возврата денежных средств, а также начисления и уплаты процентов по указанным денежным средствам могут определяться в договоре с клиентом.

Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, осуществляется посредством зачисления указанных денежных средств на их банковские счета.

Согласно пункту 2.3 Положения №266-П клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:

получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;

получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;

оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ;

иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

Клиент - физическое лицо может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт указанные в настоящем пункте операции по банковским счетам, открытым в валюте РФ, и (или) по банковским счетам, открытым в иностранной валюте.

Очевидно, в Вашем вопросе речь идет о расчетных банковских картах, на которые осуществляется перечисление заработной платы работникам. В этом случае между организацией – клиентом обслуживающего банка-эмитента, в котором у нее открыт банковский счет, и банком заключается договор на перечисление заработной платы сотрудникам организации. При этом каждому работнику открываются карточные (лицевые) счета, и между каждым работником и банком также заключается договор, и на каждого работника оформляется своя банковская карта. Клиентами по таким картам выступают сами физические лица.

Соответственно, если договор организации с банком по обслуживанию пластиковых карт предусматривает только одно направление использования карт сотрудниками - получение заработной платы, то перечисление на данный счет сумм «под отчет» противоречит целям использования такой банковской карты.

Согласно пунктам 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ[2], выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для осуществления командировочных расходов производится наличными деньгами.

Центральный банк РФ в письме от 18.12.06 № 36-3/2408 указал следующее:

«Нормативными актами Банка России понятие термина "кассовая дисциплина" не определено.

Вопросы, касающиеся возложения на организации обязанности по соблюдению правил работы с наличными деньгами и порядка ведения кассовых операций в части осуществления расчетов наличными деньгами, полноты оприходования в кассу денежной наличности и соблюдения порядка ее хранения в пределах установленных лимитов, а также ответственности за их несоблюдение, содержатся в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях.

Положение Банка России от 05.01.1998 « 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" не предусматривает осуществление учреждениями банков контроля за совершаемыми организациями безналичными расчетами, в частности, операциями безналичного перечисления денежных средств организации на банковские счета своих сотрудников, открытые ими для совершения операций с банковскими картами.

Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации.

Согласно п. п. 10, 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, выдача организациями наличных денег под отчет своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами».

Соответственно, не исключено, что налоговые органы признают операцию выдачи командировочных сумм в безналичном порядке нарушением порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, предусмотренного законодательством РФ[3]. Однако статья 15.1 КоАП РФ, устанавливающая ответственность юридических и физических лиц за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, ответственность за рассматриваемый вид нарушения не предусматривает.

Наиболее вероятным, на наш взгляд, в данном случае является риск переквалификации налоговыми органами перечисленных подотчетных сумм в суммы вознаграждения за труд работника, и, следовательно, доначисление НДФЛ и ЕСН.

По данному вопросу имеется арбитражная практика.

Так, в Постановлении ФАС СЗО от 11.02.08 № А52-174/2007 была рассмотрена следующая ситуация.

При выездной налоговой проверке было установлено перечисление денежных средств на «зарплатную» банковскую карту работника организации и факты снятия с нее денег. Данные выплаты были признаны заработной платой и доначислены ЕСН, НДФЛ, взносы на ОПС, пени и штрафы.

Организация данные выплаты учитывала как подотчетные суммы по счету 71, а также представила авансовые отчеты на часть данных выплат, приходный кассовый ордер на возврат части неизрасходованного аванса, первичные документы на приобретение материалов и товаров. Также был представлен приказ директора общества, которым разрешалась выдача денег под отчет из кассы и с расчетного счета на банковскую карту подотчетного лица, платежные поручения на перечисление денежных сумм не содержали указания о том, что это заработная плата.

Суды, исследовав и оценив представленные в материалы дела документы, пришли к выводу об отсутствии у налогового органа достаточных оснований для признания сумм, выданных обществом работнику, заработной платой последнего. Вывод налоговой инспекции, что спорная сумма фактически является заработной платой, выплаченной обществом работнику, основан исключительно на назначении вклада, открытого работнику в банке (зарплатный), а также на том, что у общества отсутствуют оправдательные документы, подтверждающие выдачу денежных средств в указанных суммах под отчет или на представительские расходы.

В данном случае суд признал неправомерным доначисление заявителю ЕСН, НДФЛ, страховых взносов, пеней и штрафов за перечисление денег на банковскую карточку для хозяйственных нужд в подотчет.

Вопрос 2.

Наличие арбитражной практики, даже положительной (в пользу налогоплательщиков), свидетельствует о существовании налогового риска возможности судебных разбирательств с налоговыми органами.

То есть, полностью исключающим налоговые риски является вариант, при котором выдача денежных средств под отчет осуществляется из кассы организации, а не в безналичном порядке.

Если же организация будет придерживаться избранного способа, по нашему мнению, несколько минимизировать изложенные риски можно следующим образом.

В приказе руководителя по организации закрепить возможность в связи с необходимостью (или невозможностью осуществления при отсутствии кассы) наличных расчетов выдавать работникам денежные средства для хозяйственных нужд в подотчет с расчетного счета на банковскую карточку подотчетного лица.

В платежных поручениях банку на перечисление данных сумм указывать соответствующее назначение платежа (с разрешения банка). Вместе с тем, поскольку как было отмечено выше, если договор предусматривает только одно целевое использование карты – перечисление и получение заработной платы – то перечисление подотчетных сумм будет противоречить целям использования такой банковской карты, соответственно, банк может не пропустить такое платежное поручение. В этом случае, во избежание риска, в платежных поручениях должно отсутствовать указание на перечисление средств в качестве заработной платы.

Соответственно, документальное оформление операций с подотчетными лицами должно производиться в соответствии с действующим законодательством (в зависимости от конкретной ситуации).

В частности, если на «зарплатную» карту перечисляются суммы командировочных расходов, то для подтверждения факта командировки у организации должны быть в наличии соответствующие унифицированные формы (приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение), а также документы о найме жилого помещения, транспортные документы и другие оправдательные документы, подтверждающие факт совершения командировки.

Также необходимо составить авансовый отчет и представить оправдательные документы, подтверждающие производственную необходимость расходования денежных средств.

Кроме того, согласно пункту 3.1 Положения № 266-П при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Соответственно, по нашему мнению, следует иметь в наличии слипы, квитанции электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты, связанным с расходованием подотчетных сумм.

Как вариант, также можно порекомендовать вместо «зарплатных» банковских карт для расчетов с подотчетными лицами использовать так называемые «корпоративные» банковские карты, по которым работник, уполномоченный юридическим лицом, будет вправе распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации, в том числе, для оплаты командировочных, представительских и других производственных расходов.

В пункте 2.5 Положения № 266-П предусмотрено, что клиент (юридическое лицо, индивидуальный предприниматель) осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, следующие операции:

получение наличных денежных средств в валюте РФ для осуществления на территории РФ в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе - с оплатой командировочных и представительских расходов;

оплата расходов в валюте РФ, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе - с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ;

иные операции в валюте РФ на территории РФ, в отношении которых законодательством РФ, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ;

иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

[1] «Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт».

[2] Утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40.

[3] Согласно ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб.;

- на юридических лиц в размере от 40 000 до 50 000 руб.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit