Департамент общего аудита о подтверждении расходов на оплату ГСМ в различных ситуациях

В каких случаях Не требуется выписывать путевые листы? В каких случаях Не нужно прилагать чеки АЗС?

 

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходы, учитываемые в целях исчисления налога на прибыль, должны быть документально подтверждены.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

 

Таким образом, для учета расходов, связанных с оплатой ГСМ, при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, такие расходы должны быть соответствующим образом подтверждены.

При этом на наш взгляд, для обоснования расходов, связанных с оплатой ГСМ Организации необходимо документами подтвердить производственный характер расходов и их размер.

В общем случае основанием для списания топлива в производственных целях являются путевые листы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78, поскольку в них указываются маршруты следования транспортного средства, а также количество израсходованного топлива.

 

При оплате топлива топливными картами на АЗС выдаются терминальные чеки, подтверждающие количество и стоимость заправленного топлива. Соответственно, чеки с АЗС являются документальным подтверждением суммы понесенных расходов.

 

Далее рассмотрим изложенные в вопросе варианты использования топливных карт.

 

 

Водители Организации осуществляют эксплуатацию транспортных средств при выполнении своей трудовой функции, соответственно, для обоснования расходов необходимо наличие следующих документов:

- трудовой договор, из которого следует, что сотрудник выполняет функции водителя;

- путевые листы;

- чеки с АЗС.

 

О необходимости наличия путевых листов и чеков АЗС при расходовании топлива на служебном транспорте также отмечено в Письме Минфина РФ от 04.09.07 № 03-03-06/1/640.

 

 

Из трудового соглашения следует, что: «Работнику оплачиваются за счет средств Работодателя расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, связанные с эксплуатацией в интересах предприятия (а также для проезда от места работы до места постоянного проживания) принадлежащего Работнику автомобиля».

Из приведенного условия дополнительного соглашения, на наш взгляд, следует, что Организация планирует оплачивать расходы сотрудника, связанные с приобретением ГСМ в следующих случаях:

- использование личного транспорта в производственных целях;

- использование личного транспорта для проезда от места работы до места постоянного проживания.

 

Рассмотрим по отдельности каждый из вариантов.

 

 

Организация компенсирует расходы, понесенные сотрудником в связи с эксплуатацией личного транспорта в производственных целях. В этом случае необходимо наличие следующих документов:

- трудовые договоры (дополнительные соглашения), содержащие условия о компенсации расходов;

- копии технических паспортов, подтверждающие, что транспортное средство принадлежит сотруднику;

- путевые листы;

- чеки с АЗС.

 

О необходимости наличия путевых листов свидетельствуют также официальные разъяснения фискальных органов – Письма УФНС РФ по г. Москве от 22.02.07 № 20-12/016776, Минфина РФ от 16.05.05 № 03-03-01-02/140 и МНС РФ от 02.06.04 № 04-2-06/419@.

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива:

Суд указал, что основанием для компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, а также путевые листы с отметками о служебных поездках.

 

Суд признал правомерность включения в расходы суммы компенсации, выплаченной работнику за использование личного автомобиля для служебной поездки. По мнению суда, у организации не было обязанности оформлять путевые листы, так как работник не являлся водителем организации.

 

Однако в последнее время судебные инстанции высказываются в пользу налогоплательщика, обосновывая свою позицию тем, что действующим законодательством не предусмотрено использование путевых листов при использовании личного транспорта в служебных целях - Постановления ФАС Московского округа от 19.12.11 по делу № А40-152815/10-116-694, ФАС Центрального округа от 25.05.09 по делу № А62-5333/2008. Однако, из анализа материалов дел, рассматриваемых в данных постановлениях следует, что компенсация выплачивалась не исходя из фактических затрат, понесенных работником, а исходя из норм, установленных в Постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92.

 

Учитывая изложенное, при отсутствии путевых листов не исключено возникновения споров с налоговыми органами по вопросу признания в целях налогового учета суммы расходов, связанных с компенсацией ГСМ сотруднику, при использовании им личного транспорта в производственных целях. При этом у Организации есть шансы отстоять свою позицию в судебном порядке, особенно в том случае, если сумма компенсации не будет превышать норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92.

 

 

В данном случае Организация компенсирует сотруднику расходы непосредственно не связанные с исполнением им трудовой функции, а относящиеся к расходам по оплате труда. Следовательно, подтверждать производственный характер понесенных расходов нет необходимости. Однако, считаем, что сотруднику необходимо подтвердить тот факт, что понесенные им расходы связаны именно с проездом до места жительства. 

Унифицированная форма такого документа действующим законодательством не предусмотрена. По нашему мнению, в данном случае может быть составлен документ в произвольной форме, содержащий сведения о данных спидометра, количестве израсходованного топлива, маршруте следования. Либо в этом случае, может быть также использован путевой лист.

Кроме того, стороны могут ориентировочно рассчитать норму расхода топлива, необходимую для того, чтобы сотрудник смог добраться до дома и осуществлять компенсацию исходя из данной нормы. В этом случае, такую норму следует утвердить приказом руководителя или прописать в трудовом договоре в разделе, касающемся порядка компенсации суммы понесенных расходов.

На основании изложенного, считаем, что для подтверждения суммы понесенных расходов Организации необходимо наличие следующих документов:

- трудовые договоры (дополнительные соглашения), содержащие условия о компенсации расходов;

- копии технических паспортов, подтверждающие, что транспортное средство принадлежит сотруднику;

- путевые листы или аналогичные им документы, составленные в произвольной форме, либо документы, которым утверждена норма расхода топлива, подлежащая компенсации;

- чеки с АЗС.

 

Отметим, что официальные разъяснения, касающиеся порядка документального подтверждения расходов в рассматриваемом нами случае, отсутствуют

 

 

В случае, если арендованное транспортное средство используется в производственных целях, то, по нашему мнению, для подтверждения расходов необходимо наличие следующих документов:

- договоры аренды;

- копии технических паспортов;

- путевые листы;

- чеки с АЗС.

 

О необходимости наличия путевых листов в случае аренды транспортных средств свидетельствует также Письмо УФНС РФ по г. Москве от 30.04.08 № 20-12/041966.1.

 

При компенсации расходов, связанных с использованием транспорта для поездки домой, на наш взгляд, необходимо:

- договоры аренды;

- копии технических паспортов;

- путевые листы или аналогичные им документы, составленные в произвольной форме, либо документы, которым утверждена норма расхода топлива, подлежащая компенсации;

- чеки с АЗС.

 

 

В данном случае, Организация осуществляет расходы по оплате ГСМ в связи с выполнением сотрудником трудовой функции, поэтому, считаем, что для обоснования затрат необходимо наличие следующих документов:

- трудовой договор, дополнительное соглашение или должностная инструкция, подтверждающие необходимость использования в производственных целях инженером транспортного средства;

- путевые листы;

- чеки с АЗС, подтверждающие оплату за наличный расчет;

- авансовый отчет унифицированной формы № АО-1.