Департамент общего аудита о порядке хранения трудовых книжек

В соответствии со статей 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю, в том числе, трудовую книжку установленного образца, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

 

При этом статьей 66 ТК РФ установлено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель[1] ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

 

Таким образом, обязанность по ведению трудовых книжек, то есть внесению в нее всех необходимых записей, возлагается на работодателя. В связи с этим хранение трудовой книжки в период осуществления работником своей трудовой функции у данного работодателя осуществляет сам работодатель.

 

Согласно статье 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

 

Таким образом, в процессе осуществления трудовой деятельности работодатель представляет лишь выписку из трудовой книжки работника. При этом сама трудовая книжка работнику не выдается.

 

Кроме того, согласно статье 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ.

 

Соответственно, трудовая книжка выдается только в день прекращения трудового договора с работником.

 

Таким образом, согласно нормам ТК РФ трудовая книжка в процессе осуществления работником трудовой деятельности должна находиться у работодателя. Соответственно, в настоящее время данный документ должен быть возвращен работодателю.

 

Указанный вывод также следует из Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (далее по тексту Постановление № 225), в соответствии с которым осуществляется ведение и хранение трудовых книжек.

 

Согласно пункту 40 Постановления № 225 с целью учета трудовых книжек, у работодателей ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пункт 41 Постановления № 225).

 

Кроме того, согласно пункту 7 Постановления № 225 работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

 

Из приведенных норм также следует, что трудовая книжка должна храниться у работодателя и учитывается в журнале учета движения трудовых книжек. В процессе осуществления трудовой деятельности работник может получить лишь копию трудовой книжки или выписку из нее.

 

Обращаем Ваше внимание, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (пункт 45 Постановления № 225).

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

 

В настоящее время такая ответственность предусмотрена статьей 5.27 КоАП РФ за нарушения законодательства о труде с наложением штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

 

Как следует из вопроса, в настоящее время вопреки требованиям законодательства трудовая книжка работника у работодателя отсутствует. Однако в книге учета движения трудовых книжек указанная трудовая книжка, скорее всего, числится.

Кроме того, в связи с этим может возникнуть ситуация, что при увольнении организация не сможет выдать работнику трудовую книжку, что также будет являться нарушением требований действующего законодательства о труде.

Вследствие этого, по нашему мнению, у организации в настоящее время имеется риск применения ответственности на основании статьи 5.27 КоАП РФ, и факт того, что трудовая книжка находилась на руках у работника, организации скорее всего придется отстаивать в судебном порядке.

 

Обращаем Ваше внимание на Постановление ФАС МО от 26.10.06 № КА-А40/10220-06, согласно которому:

«Как установлено судами, по жалобе гр. П. инспекция в период с 07.04.06 по 17.04.06 провела проверку общества, в ходе которой выявила ряд нарушений законодательства о труде: в нарушение требований ст. ст. 86, 87, 88 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) работники и их представители не были ознакомлены под расписку с локальным нормативным актом, устанавливающим порядок обработки персональных данных работников; работодатель не выдал трудовую книжку П. в день ее увольнения, что является нарушением п. 2 ст. 62 ТК РФ.

Суд оценил ссылку общества на то, что П., работавшая в обществе в должности главного бухгалтера, самостоятельно забрала свою трудовую книжку, не расписавшись в ее получении, и отклонил ее, сославшись на отсутствие документального подтверждения данного утверждения.

При этом отметил, что согласно п. 45 "Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.03 N 225, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В связи с чем работодатель-общество должно нести ответственность за допущенные нарушения в ведении кадрового учета.»

 

В Вашем случае риск применения административной ответственности снижается в связи с наличием расписки от работника в получении на руки трудовой книжки. Однако полностью исключить риск применения ответственности по статье 5.27 КоАП РФ мы не можем.

 

В случае, если работник откажется вернуть трудовую книжку, в целях снижения соответствующего риска, рекомендуем Вашей организации вручить работнику под роспись требование о возврате трудовой книжки, установив в нем конкретный срок на возврат трудовой книжки, и по возможности получить от него письменный отказ. В случае его отказа подписать соответствующее требование – получить подписи свидетелей в случае личного вручения требования, или направить указанное требование о возврате трудовой книжки письмом с уведомлением о вручении.

Если по истечение срока указанного в требовании трудовая книжка не будет возвращена, составить акт об отказе работника вернуть трудовую книжку.

 

Указанные действия будут свидетельствовать о том, что организация пыталась устранить нарушения требований действующего законодательства, и что работник сам препятствовал исполнению работодателем возложенных на него функций.