Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита о порядке оплаты командировки в выходные дни
Департамент общего аудита о порядке оплаты командировки в выходные дни
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
13.02.2012
Вопрос
При проведении налогового контроля будет обращаться внимание на установленный предприятием размер возмещения дополнительных расходов в командировке. В случае установления сумм возмещения в «завышенных» размерах велика вероятность непризнания части расходов по выплате суточных. Размер «завышения» будет определяться на основании субъективного мнения проверяющего. В этом случае может потребоваться подтверждение экономической обоснованности таких расходов, в частности размера суточных, установленных локальным нормативным актом.
Если работник находился и выполнял служебное задание в командировке в выходной, нерабочий праздничный день, к отчету по командировке необходимо приложить копию документа, подтверждающего, что на предприятии в месте командировки этот день по графику работы является рабочим. Таким документом может являться заверенная выписка из локального нормативного акта этого предприятия о режиме работы, копия или выписка из приказа о привлечении работников этого предприятия к работе в выходной день в связи с приездом в командировку представителя другой организации для решения производственных вопросов.
В письме УФНС России по г. Москве от 16.08.06 г. № 20-12/72393 указано, что для признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, приходящиеся на выходные и праздничные дни, к отчету необходимо приложить заверенную копию утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих режим работы в выходные и праздничные дни.
Следует обратить внимание, что при отсутствии документального подтверждения командировочных расходов (в том числе отчета по командировке) существует риск начисления налога, так как вся выплаченная работнику сумма может быть признана доходом работника, включая и суточные.
Обязательно ли предоставлять документ внутреннего распорядка компании для подтверждения суточных расходов при поездке в командировку в выходные дни. Какие риски исключения данных выплат из расходов?
При проведении налогового контроля будет обращаться внимание на установленный предприятием размер возмещения дополнительных расходов в командировке. В случае установления сумм возмещения в «завышенных» размерах велика вероятность непризнания части расходов по выплате суточных. Размер «завышения» будет определяться на основании субъективного мнения проверяющего. В этом случае может потребоваться подтверждение экономической обоснованности таких расходов, в частности размера суточных, установленных локальным нормативным актом.
Если работник находился и выполнял служебное задание в командировке в выходной, нерабочий праздничный день, к отчету по командировке необходимо приложить копию документа, подтверждающего, что на предприятии в месте командировки этот день по графику работы является рабочим. Таким документом может являться заверенная выписка из локального нормативного акта этого предприятия о режиме работы, копия или выписка из приказа о привлечении работников этого предприятия к работе в выходной день в связи с приездом в командировку представителя другой организации для решения производственных вопросов.
В письме УФНС России по г. Москве от 16.08.06 г. № 20-12/72393 указано, что для признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, приходящиеся на выходные и праздничные дни, к отчету необходимо приложить заверенную копию утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих режим работы в выходные и праздничные дни.
Следует обратить внимание, что при отсутствии документального подтверждения командировочных расходов (в том числе отчета по командировке) существует риск начисления налога, так как вся выплаченная работнику сумма может быть признана доходом работника, включая и суточные.
Обязательно ли предоставлять документ внутреннего распорядка компании для подтверждения суточных расходов при поездке в командировку в выходные дни. Какие риски исключения данных выплат из расходов?
Ответ
Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В соответствии со статьей 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Нормами статьи 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.
Отметим, что с 25 октября 2008 года вступило в силу Постановление Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.08 № 749 (далее – Постановление № 749).
Пунктом 9 Постановления № 749 установлено, что средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Таким образом, при оплате труда командированного сотрудника следует исходить из того, сколько рабочих и выходных дней приходится на дни нахождения сотрудника в командировке, исходя из графика работы, установленного для организации, которая направляет сотрудника в командировку.
При этом в соответствии с пунктом 11 Постановления № 749 дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути
Из приведенной нормы Постановления № 749 следует, что работодатель при направлении сотрудника в командировку обязан выплачивать суточные за все дни нахождения сотрудника в командировке, в том числе в выходные и праздничные дни. При этом выплата суточных не зависит от графика организации, принимающей командированного сотрудника, а также не зависит от того, выполнял работник трудовую функцию в выходной и праздничный, или нет.
В Письме Роструда от 30.04.08 № 1024-6 также отмечено, что суточные носят компенсационный характер, и их выплата не зависит от фактического выполнения сотрудником трудовой функции:
«При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Согласно п. 10 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной 07.04.1988 N 62 Министерством финансов СССР, Госкомтрудом СССР и ВЦСПС, которая применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу, командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.
При этом суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
Простоем признается временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера. Простой может иметь место по вине работодателя, работника, а также по причинам, не зависящим от них.
Время простоя по вине работника не оплачивается.
Учитывая то, что суточные не являются вознаграждением за труд, то есть не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер, а выплата суточных вышеуказанными нормативными правовыми актами не ставится в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции, работнику следует выплачивать суточные за все дни его нахождения в командировке».
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходами в целях исчисления налога на прибыль признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
По нашему мнению, соответствующим документальным подтверждением командировочных расходов являются[1]:
- приказ о направлении сотрудника в командировку;
- служебное задание и отчет о выполненной работе;
- авансовый отчет;
- первичные документы, подтверждающие расходы на проезд, найм жилого помещения и пр.
На практике могут сложиться следующие ситуации:
1) сотрудник направляется в командировку на продолжительное время, из них несколько дней приходятся на выходные дни;
2) сотрудник направляется в командировку именно для выполнения трудовой функции в выходные дни.
В первом случае сотрудник может не выполнять какую-либо трудовую функцию именно в выходные дни, но в любом случае за такие дни нахождения в командировке выплачиваются суточные в силу прямого указания на данный факт в Постановлении № 749.
Во втором случае сотрудник направляется в командировку именно для выполнения трудовой функции.
Таким образом, факт подтверждения производственного характера командировочных расходов в этом случае необходим именно для обоснования всех командировочных расходов, в том числе и суточных.
Из приведенного Вами отрывка мнения эксперта, а также из Письма УФНС РФ по г. Москве от 16.08.06 № 20-12/72393 следует, что для обоснования того факта, что при направлении сотрудника в командировку для выполнения трудовой функции в выходные дни, необходимо наличие документа, подтверждающего тот факт, что у организации, принимающей командированного сотрудника, выходные дни были рабочими.
По нашему мнению, копия распорядка организации, принимающей сотрудника, не является необходимым первичным документом, подтверждающим командировочные расходы. Такая копия является лишь косвенным подтверждением того факта, что в выходные дни сотрудник выполнял трудовую функцию. Однако нормы НК РФ не содержат прямого указания на то, что наличие данного документа является обязательным.
По нашему мнению, аргументом в пользу того, что работник в выходные дни выполнял трудовую функцию, будут являться:
- отметки в служебном задании о том, что сотрудник прибыл в организацию и убыл из организации в выходной день;
- фактическое выполнение задания, которое было поручено сотруднику в выходной день;
- приказ о направлении сотрудника в командировку на выходные дни.
Отметим, что какая-либо арбитражная практика, касающаяся отказа в признании суточных за время нахождения сотрудника в командировке в выходные дни в связи с отсутствием копии внутреннего распорядка организации, принимающей сотрудника, в настоящее время отсутствует.
На наш взгляд, данное обстоятельство является дополнительным косвенным аргументом в пользу того, что факт отсутствия такой копии не может являться основанием для отказа в признании командировочных расходов в целях исчисления налога на прибыль, а также в доначислении НДФЛ.
Кроме того, в последнем абзаце приведенного Вами отрывка письма отмечено: «Следует обратить внимание, что при отсутствии документального подтверждения командировочных расходов (в том числе отчета по командировке) существует риск начисления налога, так как вся выплаченная работнику сумма может быть признана доходом работника, включая и суточные».
В рассматриваемом случае речь идет об исчислении налога на сумму командировочных расходов, включая суточные, в случае отсутствия документального подтверждения командировочных расходов, в том числе отчета по командировке.
Как было отмечено нами выше, документальным подтверждением командировочных расходов, на наш взгляд, является целый перечень первичных документов, к которым копия режима работы организации, принимающей командированного сотрудника, не относится.
В связи с изложенным, считаем, что для обоснованной выплаты суточных командированному сотруднику за все дни нахождения сотрудника в командировке Организации не требуется наличие внутреннего трудового распорядка организации, принимающей сотрудника во время командировки.
Отметим, что невыплата сотруднику суточных за время нахождения в командировке в выходные дни влечет применение штрафных санкций по статье 5.27 КоАП РФ в виде наложения административного штрафа:
- на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц в размере от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
[1] Аналогичный перечень документов содержится в письмах Минфина РФ от 19.11.09 № 03-03-06/1/764, от 14.09.09 № 03-03-05/169, ФНС РФ от 25.11.09 № МН-22-3/890, УФНС РФ по г. Москве от 28.10.10 № 16-15/113462@.
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
Назад в раздел