Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент Общего Аудита о порядке уничтожения архива

Департамент Общего Аудита о порядке уничтожения архива

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

22.06.2007

Вопрос

Наша организация осуществляет хозяйственную деятельность с 2000 года. За это время собран значительный архив первичной бухгалтерской документации (порядка 150 коробок). На сегодняшний день в нашей организации проведены две выездные проверки. Проверены периоды деятельности с 2000 г. по 2006 г. включительно.Наступил такой момент, что у нас не хватает помещений для хранения архива.1) Можем ли мы уничтожить накладные, счета- фактуры, закрытые договоры, документы на приобретение списанных материалов и т.п. за период 2000 – 2002 гг.?2) Как правильно оформить уничтожение архива своими силами?

Ответ

В соответствии с пунктом 1 статьи 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Согласно пункту 6.5 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете № 105 от 29.07.83, утвержденного Министерством финансов СССР, срок хранения первичных документов[1], учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

Федеральной архивной службой РФ 06.10.00 утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее по тексту Перечень).

Обращаем ваше внимание на то, что некоторыми законодательными актами могут быть установлены и иные сроки хранения.

Например, перечень документов, подлежащих постоянному хранению в обществах с ограниченной ответственностью, дан в статье 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Так, Организация обязана постоянно хранить следующие документы:

- учредительные документы общества, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

- протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;

- документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

- документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

- внутренние документы общества;

- положения о филиалах и представительствах общества;

- документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

- протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;

- списки аффилированных лиц общества;

- заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

- иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

По нашему мнению, в отношении других документов Организации следует, руководствоваться вышеуказанным Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (но не менее сроков, установленных в законодательстве о бухгалтерском учете, т.е. не менее 5 лет.)

Налоговым Кодексом РФ установлен четырехлетний срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).

Однако необходимо отметить, что пунктом 2.11 Указаний по применению Перечня предусмотрено следующее: «Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций».

В этой связи, при определении сроков хранения документов, на наш взгляд, целесообразно руководствоваться вышеуказанным Перечнем.

Хотелось бы обратить Ваше внимание, что в отношении первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (в том числе, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и др.) данный Перечень устанавливает срок хранения 5 лет при условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до выяснения окончательного решения (статья 150 Перечня).

В отношении договоров установлены разные сроки в зависимости от назначения договора. Например:

- кредитные, хозяйственные, операционные договора – 5 лет с отметкой ЭПК[2] после истечения срока действия договора (статья 186 Перечня);

- трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел[3] – 75 лет с отметкой ЭПК (статья 338 Перечня);

- договоры о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду – постоянно (статья 424 Перечня).

Необходимо отметить, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения может повлечь административную ответственность. В соответствии со статьей 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц - от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда.

Порядок организации проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение закреплен в разделе 3 Указаний по применению Перечня.

Для целей данного Порядка Организации необходимо создать постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК) (пункт 3.1 Указаний по применению Перечня).

В обязанности ЭК входит отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению. ЭК должны руководствоваться правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов РФ, Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, Организации.

Уничтожение документов оформляется актом[4], утверждаемым руководителем Организации (абзац 3 пункта 3.7 Указаний по применению Перечня). Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено (пункт 3.10 Указаний по применению Перечня).

ЭК должна зафиксировать факт уничтожения документов (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации.

Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

Например, Организация может утилизировать архив, передав его переработчику вторсырья. В этом случае, при передаче документов, подлежащих утилизации, необходимо составить приемо-сдаточную накладную, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых документов и вес бумажной макулатуры (пункт 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций).

[1] Документация перечисленная в вопросе является первичной.

[2] Согласно пункту 2.8 Указаний по применению Перечня отметка «ЭПК», означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

[3] Личные дела работников имеют срок хранения 75 лет, а руководителей – хранятся постоянно.

[4] Согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать указанные в данном пункте обязательные реквизиты.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел